Så löser du 5 vanliga mötesproblem

Problem 1.
En eller två personer dominerar samtalen och ingen gör något åt detta.

Att göra när mötet inleds:

• Låt deltagarna veta att alla ska få en chans att bidra med sina synpunkter kring varje fråga.
• Berätta att man inte kommer att lämna frågan om någon fortfarande har något att säga eller att fråga om.
• Be deltagarna att stänga av sin mobiltelfon och fokusera på varje person som talar.

Att göra under mötet:

• Ha full koncentration på och låt varje person fullfölja sina tankegångar. Om man gör detta kommer personer som har lust att dominera att begränsa sig. Det är lättare att bara prata på om ingen lyssnar.
• Om du upplever att någon pratar för mycket be dem att också låta andra också få komma med i diskussionen.
• När någon blir avbruten be dem att slutföra sina tankegångar.

Efter mötet:

• Om det är någon som pratar för mycket eller för länge berätta för dem att du vill ha lite mer balanserade möten.

Problem 2.
Min chef leder inte mötet på ett tillräckligt effektivt sätt.

Om den chef som ska leda mötet saknar färdigheter för att göra detta effektivt föreslå att du hjälper hen med agendan. Samla in lämpliga ämnen från gruppen och skicka gärna ut agendan i förväg till de som ska vara med på mötet. Om du har gruppens förtroende kan du även föreslå att du leder mötet istället för chefen.

Läs även: 10 spelregler som gav effektiva möten.

Problem 3.
I många möten förmedlas bara information som lika gärna kunde ha sänts ut via e-post.

Gör en lista på vilka ämnen som du kan göra en agenda av. Några förslag på frågor att ställa sig för att kunna identifiera rätt ämnen:

• Vad måste den här gruppen tala om?
• Vad behöver vi lära oss?
• Vad måste vi skapa en gemensam förståelse för?
• Vad gör oss sömnlösa?

För varje ämne föreslå önskvärt utfall och den tid som behövs för att uppnå detta. Om ni arbetar bra med en eller två frågor i varje möte behövs mindre tid för att dela information.

Problem 4.
Ingen är uppmärksam på vad som sägs eftersom deltagare är upptagna med sina mobiltelefoner eller med sina laptops.

Du kan acceptera en del störningar om det händer någon enstaka gång men om deltagare regelbundet skickar eller tar emot SMS eller e- post kan det förhindra ett meningsfullt deltagande. Att skapa nya normer kring detta är ledningens ansvar. Om man tillåter ett sådant beteende skapas en farlig norm som säger att störningar är okej.

Om det verkar svårt att ändra en kultur som tillåter detta börja med dig själv som ledare. Du kommer att bli förvånad över hur snabbt kollegor ser att du är helt närvarande i mötet medan andra inte är det. De kommer då att följa ditt exempel.

Problem 5.
Samma saker diskuteras eftersom ingenting hänt mellan mötena.

Skicka ut en summering av mötet inom en timme efter att det avslutats eller åtminstone innan dagens slut. Låt någon följa upp med alla deltagare mellan mötena kring hur ärendet utvecklas. Håll koll på hur många ärenden som avslutas- sikta på 85 procent. Om avsluten minskar stanna upp och prata med medlemmarna i gruppen om vad som kan hjälpa alla att komma upp på banan igen.