Skapa mening med strukturen – annars blir den frukostmat

– Det finns olika skolor inom detta, vissa som säger att kultur egentligen mest är fluff – och vissa som säger att en organisation utan en frisk kultur inte kan ha lönsamhet. Det sistnämnda styrks av väldigt mycket forskning, säger hon.

Har vi bara en stark kultur är det dock lätt att tappa fokus. Har vi bara struktur och ingen kultur kommer vi inte ha några anställda som kan utföra arbetet, och då spelar fokus ingen roll alls.

Peka ut riktningen konstant

Även om det ibland upplevs vara en svajig balansgång finns det ett antal nycklar för att säkra både struktur och kultur. En viktig spelpjäs är meningsfullhet förklarar Marie Herlitz. Det behovet har dessutom ökat kraftigt sedan pandemin.

– Strukturen måste ge något. Medarbetarna måste känna att det finns tydliga syften till att följa förutbestämda direktiv. Annars faller de platt. Här är det alltså starka visioner och en tydlig riktning som krävs, säger hon.

Detta kan låta självklart, men många verksamheter upplever att huret fortfarande hänger i luften. Hur synliggör man visionen och riktningen på bästa sätt? Enligt Marie Herlitz handlar det om att platta ut organisationerna.

– Ledningen har fått mycket större betydelse för medarbetare sedan covid-19. Den måste kontinuerligt kunna uppvisa en tydlig riktning för hela verksamheten, och kommunicera hur man arbetar med att säkra bolagets framtid, säger hon.

Mognad och kunskap avgörande

Kultur och struktur-frågan är dock svår att generalisera alltför brett förklarar Marie Herlitz, eftersom behoven till stor del beror på organisationens mognadsgrad.

– En startup kanske exempelvis måste fokusera mer på processer och rutiner än ett etablerat företag. Många större företag lägger fortsatt mycket fokus på att fila på strukturen, men detta ändrar faktiskt inte beteenden till mer än 20 procent. Poängen är ju att den måste efterföljas också, säger hon.

Det måste hända något som går att ta på efter att en uppgift har utförts. Det måste ske en konsekvens för att strukturen ska upprätthållas av berörda parter.

– Och inte konsekvens som i något som nödvändigtvis är negativt, utan att man ser en effekt av handlingen. Ofta är konsekvensen någon form av feedback, och det vanliga problemet när man pratar om att kultur äter struktur – det är att medarbetaren inte har fått någon feedback överhuvudtaget, säger Marie Herlitz.

Hon återgår till pandemin. Behovet av riktning växte under en lång tid av undantagstillstånd, men det gjorde också medarbetarnas engagemang. Förklaringen till det stavades kommunikation.

– Även när de inte visste särskilt mycket om vad som skulle ske kommunicerade ledningsgrupperna just detta: att de inte visste och inväntade mer information. Att medarbetarna fick bli så pass delaktiga drev engagemang. Tyvärr har många organisationer nu börjat återgå till hur det såg ut innan, säger hon.

Kritik stjälper – feedback hjälper

Om ledningsgruppen återinför att informera så mycket det bara går – kombinerat med att chefer och medarbetare tar för vana att ge feedback i vardagen, med psykologisk trygghet i grunden – då blir jobbet gjort, förklarar Marie Herlitz.

– Det är en viktig aspekt i att få till ett bra samspel mellan kultur och struktur, just att kunna ge en vettig feedback. I Sverige är vi sämre på det än i många andra länder, eftersom vi i grunden är ganska konflikträdda. En chef kanske säger ”det vore bra med lite mer engagemang från dig” istället för att bara frankt säga ”jag vill att du pratar mer på möten”, säger hon.

Det sistnämnda är i själva verket mindre stötande än det förstnämnda, eftersom det är em tydlig instruktion och inte kopplat till personlighet, säger hon.

Sammanfattningsvis behöver den som vill skydda strukturen från att bli uppäten skapa en större mening via riktning och målkedjor.

– De ledare som är riktigt bra kommunikatörer och kan förmedla sina visioner, de har större chanser att lyckas idag. Här har vi i Sverige lite hemläxa just nu, avslutar hon.