Snabbare bokslut är årets förbättring

Skandias ekonomiavdelning har genom ett kundanalysarbete lyckats skala bort onödiga moment i sin boksluts- och styrrapportering i mellanmånader. Genom att ifrågasätta processer, har ledare och medarbetare frigjort tid i de resursintensiva processerna bokslut och operativ rapportering; ett arbete som inneburit att ifrågasätta invanda mönster: Varför gör vi detta? I vilket syfte? Vem behöver detta?

Vad är det ni har lyckats skala bort?

Malin Innala, som arbetar med verksamhetsutveckling på Skandias ekonomiavdelning och som projektlett förbättringsarbetet, berättar:

– Vi började med att titta på: Vad krävs för att kunna rapportera till myndigheter? Alla i processen har fått titta över sina områden och komma med förslag på vilka bokslutsaktiviteter som endast behövs göras i kvartalen. Kanske behövs inte varje liten avstämning göras varje månad?

Var har ni sparat mest?

– Att vi inte gör någon koncernkonsolidering (tar fram det totala resultatet för koncernen) i mellanmånader, och därmed behövs inte heller koncernjusteringsbokningar, sparar enormt mycket tid. I mellanmånader räcker det att följa delarna i koncernen. Vissa nyckeltal efterfrågas endast kvartalsvis. I den operativa rapporteringen, har vi valt ut vilka poster som är viktigast att följa på månadsbasis. Är det inga stora svängningar i resultatet räcker en mer slimmad rapport.

Hur kom ni fram till vad som kunde skalas bort?

– Vi har stämt av med våra interna kunder: Vad är det minimum de behöver? Att leverera det kund faktiskt vill ha är viktigt för oss.

Fanns det någon oro om att effektiviseringen skulle leda till att tjänster drogs in?

– Nej. Vi har varit noga med att betona att syftet är att frigöra tid för arbetsuppgifter vi annars inte skulle hinna med. Vi deltar i Skandiagemensamma utvecklingsprojekt och vill också kunna lägga mer tid på analys. Det ger värde för våra kunder. Däremot har det stundtals varit en utmaning att faktiskt välja bort. Att våga låta bli att göra vissa moment i bokslutsarbetet. Vi har sagt att det är bättre att ta bort för mycket, för vi kan alltid lägga tillbaka information om det behövs.

Nu tar processen kortare tid och 13 arbetsdagar per månad kan istället användas till verksamhetsutveckling, till exempel kompetensutveckling kring nya regler utan att bemanningen behöver ökas.

Årets förbättring utses av konsultföretaget C2 Management.