Våra ledningssystem – Hon bygger nytt processbaserat ledningssystem

Den vanligaste utmaningen handlar om att tillgängliggöra ledningssystemet, så att alla medarbetare i en organisation förstår varför de berörs av det – och vilka delar som är mest relevanta för just dem.

Därför arbetar NSR nu, med Camilla Åkesson i spetsen för projektet, med att förenkla och tydliggöra ledningssystemet. Nyckelordet är användarvänlighet.

Ledningssystem-info vid onboarding

Bland annat håller de på att skapa en utbildning för alla som börjar på NSR, om hur ledningssystemet fungerar och vilket syfte det har.

– Ledningssystemsutbildningen är egentligen inte särskilt avancerad, men den beskriver att vi alla ska arbeta förutsägbart och enhetligt – att det med andra ord handlar om mycket mer än ISO-certifieringar, säger Camilla Åkesson.

Utbildning är viktigt både för medarbetarna och de som arbetar i ledningssystemet, förklarar hon.

– Man glömmer bort ledningens roll ibland, men det är ju faktiskt de som fattar beslut om vad som ska in i systemet. Vad behöver vi för rutiner kring dokumentation och stöd, hur säkerställer vi att ledningssystemet är uppdaterat?, säger hon.

Från byrålådor till helikopterperspektiv

NSR:s nuvarande ledningssystem är som en blandning mellan ett dokumenthanteringssystem och ledningssystem, förklarar Camilla Åkesson. Hon liknar det vid en byrå, där en låda berör en enhets rutiner och nästa låda berör en annan enhets rutiner. Det kan upplevas som strukturerat att dela upp det så, men det gynnar inte organisationen att man arbetar i silos.

– Man missar helt enkelt en helhetsbild av vad NSR gör, vem kunden är, och vilket värde man skapar som gynnar hela verksamheten. Därför vill vi nu skapa ett ledningssystem som är mer processbaserat, säger hon.

Flödesbeskrivningarna måste därmed förenklas och göras begripliga för alla som ska ta del av dem – eftersom man frångår den organisatoriska strukturen och arbetar mer tvärfunktionellt.

– Vi har redan samverkan mellan våra olika enheter, men nu kommer det få ännu större utrymme, säger hon.

Tidig inkludering ger engagemang

Som vid alla förändringsprocesser är engagemang A och O vid implementering av ett nytt ledningssystem. På NSR kommer man bland annat att driva detta genom att ge sneakpeaks av hur ledningssystemet byggs upp.

– Vi är i ett ganska tidigt skede i det här projektet och har ännu inte börjat med processkartläggningar. Vi har haft en första inspirationsföreläsning för ledningsgruppen om nyttan med projektet, och de är positiva. Många andra kollegor som jag pratat med välkomnar också ett nytt ledningssystem.

Det är stora delar av organisationen som berörs av förändringarna, och för att säkerställa att det tvärfunktionella arbetet bär frukt kommer en kommunikationsplan att tas fram. Allt för att skapa delaktighet.

Hur tror du att framtidens ledningssystem ser ut?

– Om någon frågar mig ”måste vi fylla i så många dokument?” brukar jag säga ”Ja än så länge, men om några år kanske AI hanterar det”. Man kanske kopplar ihop sina sökmotorer med AI-robotar, eller att man kortfattat beskriver ett ärende och så lägger AI:n den i rätt kategori. Jag vet inte när i tiden det skulle ske, men utvecklingen går så fort – så alltför avlägset är det nog inte.