Våra ledningssystem – Hon bygger från grunden i startup

Undviker minfälten

Som nystartat företag som expanderar i en hög takt är det även viktigt att skapa ett ledningssystem som inte omedelbart behöver massor av underhåll, eller behov av utvecklig. I andra vågskålen ligger alltså kostnaden, i den andra ligger nivån av användarvänlighet.

Anna Aardahl är glad över att hon har lång erfarenhet av att arbeta med revisioner. Det gör att hon vet vilka minor hon kan undvika att kliva på.

– Jag har arbetat med stora drakar där man har ett väldigt etablerat ledningssystem som specialister arbetar med. Nu när jag bygger ett nytt system från grunden blir det ganska personbundet, det här är inte direkt något som Chat-GPT skulle kunna hjälpa mig med, säger hon och ler.

Språkliga utmaningar

Den viktigaste erfarenheten som Anna Aardahl tog avstamp i vid skapandet av det nya systemet var att det behövde vara processorienterat – och detta redan från starten. Hon visste att hon behövde leta efter småskaliga ledningssystem-leverantörer. Det är ofta de som vänder sig till småföretag och startups, eftersom de inte bär på massa extrakostnader så som de större leverantörerna ofta gör. Det innebär att månadskostnaden kan hållas nere.

– Vi gjorde en liten upphandling utifrån ett antal kriterier och fick fram tre kandidater. Det första var ett sharepointbaserat system. Det var jättebra, men där behövde man ha en större IT-kompetens för att bygga upp det själv, och just då kunde vi inte kosta på oss det, säger hon och fortsätter:

– Sedan tittade vi på Canea one. Det kändes superbra, men de var så pass schyssta och ärliga att de sa tilll oss ”nej, vi tror inte ni är mogna nog för det här just nu”, säger hon.

Den tredje och vinnande kandidaten var också intressant, men hade språkmässiga problem.

– Det här är en svaghet som vi ser hos flera svenska leverantörer av ledningssystem. De kan vara experter på verksamhetssystem men engelskan är helt enkelt inte tillräckligt bra, utan vi får sitta och påpeka att ”sådär heter det faktiskt inte”. Startups – särskilt i energibranschen – är ju internationella på en gång. Vi behöver system som håller måttet.

Smidigt och hjälpsamt

Den leverantör som Capture Energy slutligen bestämde sig för har alltså inte felfri engelska, men systemet har många andra fördelar förklarar Anna Aardahl. En av de viktigaste fördelarna är att det kopplar ihop dokumenten med exempelvis vilka ISO-standarder de uppfyller. Det underlättar vid en ISO-revision.

– Jag behöver inte sitta med excel och kryssa i alla rutiner manuellt, utan det är redan klart – vilket känns otroligt skönt, säger hon.

Capture Energy har gått fem till 20 anställda på drygt ett halvår och fortsätter att växa. För en kvalitetschef gäller det då att pejla in vilken bakgrundskunskap som finns hos de olika arbetslagen, och sedan sötta de som är mindre vana vid att använda ledningssystem.

– Det gäller att få alla att förstå vad de får ut av systemet. Här brukar jag lyfta kundresan, för den vill ju alla förbättra och vara en del av. Kundresan stöds också av processerna, vilket skapar en logik för alla användare.

Vad skulle du råda någon som står inför samma resa som du har gjort?

– Först och främst ska det vara lätt att identifiera hur ISO-kraven uppfylls. Ledningssystemet ska också vara intuitivt och ux-vänligt. Det ska vara härligt och modernt, eftersom startup-anställda inte accepterar förlegade eller traggliga system.

– Slutligen ska systemet bygga på metadata som går att söka som efter. Som med vilken sökmotor som helst, då kommer medarbetarna faktiskt att använda systemet för att hitta dokumenten.