Inga produkter i varukorgen.
Våra ledningssystem – Hon vill ta bort mystiken kring systemet
Ledningssystem Ledningssystem ska styras efter verksamhetens behov. Ändå verkar många - inte minst inom ledningsgrupperna - se på systemen som ett abstrakt och obegripligt påhäng. I en miniserie om ledningssystem lyfter Kvalitetsmagasinet de viktigaste knepen.
Gunilla Mattsson, senior konsult på Certway.
Gunilla Mattsson är senior KMA-konsult på nätverksföretaget Certway. Hon upplever att den största utmaningen kring ledningssystem är att få ut dem i alla led.
Någonting är fel
Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.
Kvalitetsmagasinet premium
Läs vidare – starta din prenumeration
Redan prenumerant? Logga in och läs vidare.
– Det ska inte vara svårt att göra rätt, och man ska inte behöva gå igenom en omfattande rutinbeskrivning. Tvärtom är ett lyckat ledningssystem mer eller mindre självinstruerande, säger hon.
I och med att Certwav är ett nätverksföretag är de anställda sällan på ett och samma ställe. Då medarbetarna sitter utspridda på olika platser i landet går det inte att lyfta frågeställningar i förbifarten i köket. Allting avhandlas via formella digitala möten. Det gör att spridningen av ledningssystemet också blir extra utmanande förklarar Gunilla Mattsson.
– Ett vanligt feltänk är att en mjukvara för exempelvis dokumentstyrning löser alla våra problem, men det funkar inte så. Information om hur man ska utföra olika uppgifter ska vara väldigt tillgänglig, säger hon.
I de fall där ledningsgruppen inser att smarta IT-tjänster inte räcker till, är det istället vanligt att man delegerar arbetet fel.
– Man väljer kanske ut en slags samordnare som ska lösa hela problemet med ledningssystem. Det läggs ofta på en administratör snarare än en KMA-kunnig person, säger hon.
Om man kan bryta ner målen på respektive avdelning istället för att ha övergripande mål för hela verksamheten som alla ska förhålla sig till, ökar chanserna för ett utbrett och ihållande engagemang förklarar Gunilla Mattsson.
– Det ska inte vara en envägskommunikation där medarbetarna inte involveras. Här måste också ledningen ta sitt ansvar och tillgängliggöra. Ledningssystem och kvalitetsledningssystem är ju ingenting mystiskt, även om det ofta uppfattas som det. Eller så tror man att det är en massa onödiga dokument. Det är ju tvärtom hela det dagliga arbetet, säger hon.
På frågan om hur framtidens ledningssystem kommer se ut svarar Gunilla Mattsson att de förmodligen kommer att finnas ett större beredskapsfokus, sett till världsläget.
Har du något mer medskick till andra företag och organisationer som står inför att uppdatera sina ledningssystem?
– Skala bort det som är oviktigt! Historiskt sett har det funnits alldeles för mycket rutiner som inte tillför någonting i ledningssystemen, eller ”lulltext” som jag brukar kalla det. Fokusera på det som är kopplat till konkreta krav eller risker, då vet ni att ni är rätt ute.
