Inga produkter i varukorgen.
Våra ledningssystem – Syftesbeskrivning är allt på NCC
Ledningssystem
Ledningssystem ska styras efter verksamhetens behov. Ändå verkar många se på systemen som ett abstrakt och obegripligt påhäng.
I en miniserie om ledningssystem lyfter Kvalitetsmagasinet de viktigaste knepen.
Ledningssystem ska inte vara mängder av papper, enligt Susanna Saresvaara.
Verksamhetsutvecklaren Susanna Saresvaara arbetar sedan drygt tio år på NCC, men har dessförinnan hanterat flera andra företags olika ledningssystem – och identifierat ett återkommande problem.
Någonting är fel
Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.
Kvalitetsmagasinet premium
Läs vidare – starta din prenumeration
Redan prenumerant? Logga in och läs vidare.
– Ledningen förstår inte alltid syftet med själva ledningssystemet. Det vill säga hur det ska användas, eller ens varför vi har det från första början, säger hon.
Bakgrunden till problemet är okunskap snarare än ovilja tror hon.
Tillgänglighet ökar motivationen
– Det är nog en fråga om kompetensbrist. Och tid, om det ser för krångligt ut kanske man avstår från att läsa, säger hon.
På NCC Infrastructure arbetar man därför just nu med att förenkla ledningssystemet. Processerna ska inte vara omständiga och svårt formulerade, utan tvärtom läggas på en enklare nivå och göras tydligare.
– Alla som tar del av ledningssystemet ska känna att innehållet berör dem. För oss har det varit ett stort arbete att utforma vårt ledningssystem så att alla förstår syftet med det, men vi rör oss framåt med hjälp av informationsmöten och workshops, säger Susanna Saresvaara, och tillägger:
– Det är ett stort arbete att ändra ett ”monster”, för vårt system – som används i Sverige, Danmark och Norge, är omfattande. Hittills har vi kallat det för verksamhetssystem men nu säger vi ledningssystem – och det är en utmaning att börja förenkla processer som omfattar så många avdelningar och personer, säger hon.
Så hur genomförs då denna omställning så smärtfritt som möjligt? Enligt Susanna Saresvaara är en av nycklarna visualisering.
– Folk orkar inte läsa stora mängder text, men med hjälp av bildserier blir informationen mer attraktiv att ta del av. Visualiseringen är ett bra tillvägagångssätt och digitalt arbetssätt ger nya möjligheter.
En styckad elefant
Hon har en krävande period bakom sig men nu börjar Susanna Saresvaara se ljuset i tunneln.
– Att skapa något enhetligt för så pass stor verksamhet som dessutom berör olika länders kulturer – det har varit utmanade. Men det rullar på! Under hösten kommer vi att sätta oss och rita upp alla nya processer efter den här tidens förberedande arbete ihop med processledare och processägare.
Har du något mer medskick till andra företag och organisationer som står inför att uppdatera sina ledningssystem?
– Syftesbeskrivningen är som sagt avgörande. Tänk noga ut på förhand vad ni vill med ledningssystemet, målgruppen – och varför.
