Våra ledningssystem – Så gör hon KMA-resan pedagogisk

– Vi har arbetat intensivt med att skapa ett mer KMA-integrerat ledningssystem, och bakgrunden till det är egentligen att vi såg en möjlighet att expandera rådande ledningssystem som utgår från Iso 9001. Internt har det dock varit en lång resa från att ledningssystemet har setts som någons produkt till att vara allas främst verktyg för effektivitet, säger hon.

Undvik skrivbordsprodukterna

Då kvalitetsstandarderna är en så pass stabil grund för ett ledningssystem är det enkelt att bygga på med de övriga två standarderna, förklarar hon. Skelettet är kvalitet, och på det hängs övriga bitar på – pö om pö. Den stora utmaningen har alltså varit att konkretisera vad ledningssystemet faktiskt är, det vill säga att det inte är ett dokumentationshanteringssystem exempelvis – utan något som är allomfattande.

– Ledningssystemet är olika tvärsnitt av olika typer av stöd, beroende på vem du är och vad du gör. Det låter förstås superflummigt, säger hon och tar ett exempel från ett revisionsmöte där hon redovisade resultatet från årets internrevision – och då en av deltagarna frågade varför hen inte fick upp ledningssystemet vid en sökning i intraverket.

– Jag förklarade då att det inte är så konstigt, då intraverket är en del av ledningssystemet. För att komma till rätta med den här typen av förvirring skapade jag ett infoklipp; Tekniska verkets ledningssystem på 300 sekunder, där jag berättade att ledningssystemet är precis allt, alltså alla anställdas olika bidrag, säger hon.

Tvärfunktionellt ger tyngd

Ledningsgruppens förståelse för ledningssystemet är A och O, förklarar Ulrika Jatko.

– Ledningen är de yttersta bärarna av både revisioner och ledningssystem – för att lyfta nyttan med det hela.

Ulrika Jatko är imponerad över hur framgångsrik transformationen har varit hittills, men ser att det trots allt finns arbete kvar att göra. För det gör det ju alltid.

– Iso 27001 är en stor del av många bolags affärsvardag. För oss är det ett parallellt spår i nuläget, men vi tittar på den och CRSD som kommer att beröra oss från och med nästa år. Det vi behöver landa i på Tekniska verken är en rimlig balans mellan att tillvarata ledningssystemets nytta men också undvika att det blir en stor administrativ koloss, där vi snubblar på våra egna rutiner.

Vad vill du skicka med till någon som står inför en liknande resa som den du har gjort?

– Ha med högsta ledningen! Annars blir det här en skrivbordsprodukt som faktiskt inte når framgång i slutändan. Den andra delen är att arbeta tvärfunktionellt mellan avdelningar och förmågor som tillgängliggör sina specialiteter i ledningssystemet.