Expertens tips: Så ska företag agera för att stänga kontoret

Förra veckan stängdes flera kontor ned och medarbetare uppmanades att arbeta hemma. Exempelvis har Svenska institutet för standarder, Sis, nu stängt kontoret i två veckor framåt.

Men hur ska man agera som företag om man nu väljer att stänga lokalen? Niklas Olsson Hellström, grundare och vd för Uclarity, säger att det är väldigt olika beroende på vilken verksamheten är.

– Ifall företaget präglas av så kallade informationsarbetare är det troligtvis relativt enkelt. Kontorsstödjande tjänster som fungerar utanför kontoret har funnits länge.

Däremot får de som primärt jobbar utifrån ett verksamhetssystem det svårare konstaterar Niklas.

– Har de kommit långt i sin digitaliseringsresa så finns det troligtvis bra förutsättningar. Samma gäller om de redan har ett bra mobilt stöd-alternativ som VPN som de är vana att jobba med. Då handlar det mer om kapaciteten i VPN-lösningen samt om deras brandvägg och internetlina faktiskt klarar den stora ökningen av att flera jobbar utanför kontoret.

En del verksamheter får det svårt

Dock finns det vissa verksamheter som kommer lida mer, eller där det inte ens är möjligt att stänga kontoret.

– Vissa bolag och grupperingar får inte jobba utanför säkrade områden på grund av att de arbetar med olika former av utbetalningar eller kritiska funktioner såsom sjukhus. Dessa kommer att ha en stor utmaning framför sig. Men ifall det minskar med antal människor på kontoret så går det möjligtvis att göra fler säkra zoner eller arbetsområden där minimal smittrisk kan förekomma. Utmaningen är då att ta sig till och från jobbet på ett säkert sätt, säger Niklas.

Företag som tillhör de första kategorierna, men som av olika anledningar inte har investerat i bra verktyg för distansarbete – vad kan de göra för att kunna stänga kontoret utan att tappa effektivitet?

– Quick-fix för teknik är inte enkelt och det finns alltid flertalet saker som ska testas och säkras innan det går att lansera. Rent teoretiskt finns det flera tekniska lösningar som relativt enkelt går att använda för att ersätta fysiska möten med digitala.

Utmaning med GDPR

Niklas säger att flera stora leverantörer har agerat snabbt och erbjuder gratis användning av sina system för att möjliggöra mer distansarbete. Ett problem är dock att dessa är molnbaserade vilket kan vara en utmaning för vissa företag rent lagligt på grund av regleringar som GDPR.

– Det går att dock att göra mycket med det som redan finns i företaget genom att informera kring vad som gäller och hur det ska användas. Man kan spela in informationsfilmer, ge ut skrivet material med policys, riktlinjer eller tips och trix. Stöd människan istället för att få panik, och försök att få ny teknik att fungera på minimalt med tid och under usla förhållanden.

Något som företag där allt fler medarbetare jobbar på distans drabbas av har varit överbelastning. De befintliga lösningarna har inte varit dimensionerade för att klara flytten från kontoret.

– Som företag får man förbereda sig genom att göra analyser på olika sårbara delar såsom tjänster, brandvägg, WAN/internetanslutning, sip-trunk, VPN etcetera, och helt enkelt göra kapacitetsberäkningar. Om detta inte har gjorts tidigare så är det en större utmaning. Ett modernt bolag har troligtvis en relativt hög procent mobila användare redan i dag, men för de som inte har det och där antalet ökar markant där blir det såklart en utmaning, säger Niklas Olsson Hellström.

Tre tips – så ska företaget agera för att stänga kontoret

1. Undersök vilka behov som verksamheten behöver stödja och undersök vilka tjänster/ lösningar som finns redan idag. De flesta bolag har ofta mer möjligheter än de tror.
2. Informera och tipsa om hur de bäst kan använde det som föreslås; till exempel fem tips för att hålla bra digitala möten.
3. Vilka gratistjänster går att använda temporärt för att stödja behoven? I svåra tider hoppas jag att vi hjälper varandra.