Håll färdriktningen som förändringsledare

Monica Nyström forskar om förändringsprocesser i organisationer och har tittat en hel del på ledarskap och på hur man ska vara som ledare för att systematiskt lyckas driva och genomföra ett utvecklingsarbete. När Kvalitetsmagasinet träffar henne är hon eld och lågor över ett pågående utvecklingsprojekt inom landstinget i Västerbotten och hur de jobbar för att bygga in nya arbetssätt i organisationen.

Att som ledare driva förändringar och se till att de också fortgår över tid är inte helt enkelt. Många projekt faller på att de inte är tillräckligt genomtänkta, att man inte gett projektet tillräckligt med tid, att man mäter och följer upp för tidigt, eller mäter fel saker. Som ledare är det också lätt att ligga ett steg före sina medarbetare och inte lägga tillräckligt med energi på att förankra arbetet ordentligt.

– Men jag tror att en av de vanligaste orsakerna till misslyckande är att man inte är tillräckligt uthållig, poängterar Monica Nyström.

Tar årtionden

Att verkligen lyckas förändra något från grunden kräver långsiktighet. Det nya arbetssättet ska institutionaliseras och bli en självklar del i organisationen, och det kan ta decennium. Som chef gäller det då att inte tappa fokus. Visst kan ett långsiktigt förbättringsarbete bestå av toppar och dalar och till och med vila ibland, men man får aldrig tappa färdriktningen.

– Jag blev chef när jag var 25 år och vad jag verkligen lärde mig är att det tar lång tid att förändra. När jag klev ut nio år senare hade jag hunnit med hälften av vad jag tänkt mig, jag undrar vad jag sagt om jag vetat det när jag började!

Organisationsteori

Förutom att hålla fokus måste chefen också ha koll på organisationsteori, menar Monica Nyström. Man måste förstå hur olika typer av strukturer påverkar människor, och vad som kommer att hända om man uppmärksammar vissa processer och inte andra. Vilka fördelar och nackdelar bygger man in i organisationen och vad kommer att hända om man genomför en viss typ av förändring?

– Att ha kunskap om organisationsteori är nödvändigt för att du ska förstå vad du gör, kommenterar Monica Nyström.

En stor del av chefens uppgift handlar om att göra en ordentlig problemanalys, både organisationsteoretiskt, men också av vilka problem man egentligen ska jobba med. Att driva allt för många separata förändringar och förbättringsprojekt samtidigt är inte lyckat, då tappar man fokus. Särskilt cheferna och personalen ute i den operativa verksamheten kan få problem med att få ihop helheten. Det är inte heller alltid det som vid första anblicken verkar vara problematiskt som man ska lägga krutet på. Ibland kan det vara en bieffekt av det verkliga problemet. Att en arbetsgrupp inte fungerar kanske inte alls beror på att personerna ogillar varandra och behöver skickas på kurs i teambuilding. Istället kan det bero på utomstående faktorer som otydliga ansvarsområden, att de är beroende av varandra men inte kan styra hur de andra jobbar, eller på kommunikationsbarriärer, som i sin tur leder till konflikter. Då är det själva arbetssituationen man ska ta tag i som ledare, inte grollet mellan medarbetarna.

Spana framåt

För att kunna göra en ordentlig problemanalys och tryggt driva en organisationsutveckling måste man också syssla med omvärlds- och framtidsspaning. Den som exempelvis jobbar inom barnomsorgen bör ha en bild över födelsestatistiken och annat som kan komma att förändra behovet av verksamheten. Man behöver också ha en bild av politiska beslut kring regelverk, nedskärningar eller annat som kan ha stor betydelse för organisationen. På så sätt kan chefen förbereda både sig själv och sina medarbetare och anpassa utvecklingen inom organisationen.

Sen gäller det att diskutera informationen öppet med sina medarbetare. På så sätt får personalen en beredskap vilket är ovärderligt när det väl börjar blåsa. Tydlighet är en väldigt viktig egenskap hos en chef. Vissa människor klarar stor osäkerhet, men de allra flesta blir oroliga av förändringar, då måste chefen stå stadigt och försöka ha kontroll över situationen.

Generellt måste en god förändringsledare bejaka organisationens komplexitet och lära sig att hantera den. Att söka enkla patentlösningar och trestegsmetoder och tro att det ska lösa problemen räcker inte.

– Som chef får man inte bli rädd för det komplexa och börja kräva enkla svar. Man måste förstå att organisationsförändringar är svåra saker och känna sig lugn med det, säger Monica Nyström.