Här är metoderna som säkrar framgångsrikt distansarbete

Drygt 200 personer deltog i studien, där en arbetsgrupp införde nya metoder för att underlätta hybridarbete – och en kontrollgrupp fortsatte arbeta som tidigare.

Resultatet gav en samlad bild av ett antal metoder som får flexibelt arbete att fungera bättre på arbetsplatsen.

– Övergripande kan man säga att målet är att skapa en balans för de anställda genom att utforma en metodik både på individ- och gruppnivå så de anställda kan släppa jobbet på ledig tid. Det gör arbetsgivaren genom att jobba fram regler och en kultur där förväntningarna är klara både på grupp- och individnivå, säger Sophie Pagard, doktor i arbetshälsovetenskap, i ett pressmeddelande.

Studien visade att framgångsrikt hybridarbete är avhängigt en policy som gäller i hela organisationen.

– Så långt det är möjligt måste hela organisationen ha en gemensam policy för distansarbete, så att det inte bildas olika regler beroende på vilken avdelning eller arbetsgrupp man tillhör. Arbetsgrupperna behöver ofta kunna samarbeta effektivt. Ett ramverk för exempelvis hur många dagar medarbetarna får jobba hemifrån kan vara en del av en sådan policy, säger Sophie Pagard.

Forskarnas förslag på strategier för flexibelt arbete

På organisationsnivå

• Skapa ett övergripande ramverk eller en gemensam policy som gäller alla, i den mån det är möjligt beroende på arbetsuppgifter.

På avdelningsnivå

• Skapa en gemensam handlingsplan där förväntningar på de anställda framgår.

• Tydlighet vad gäller hemvist. Vilka som är på plats måste vara synligt för alla, exempelvis genom ett schema som alla kan komma åt. Bör vara en del av handlingsplanen.

• Hur snabbt behöver medarbetarna svara varandra på mejl och chatt-meddelanden? Vissa saker går att lösa snabbt eller kan vara akuta, de går att svara direkt på. Men att svara på allt direkt kan skapa onödiga avbrott som stör koncentrationen.

• Vad gäller utanför den normala arbetstiden? Sätt upp regler för när man behöver svara på mobil, mejl eller chat även här.

• Tydlighet med att det är ok att gå hem tidigare om arbetstiden är flexibel är viktigt. Om det tillämpas flextid på arbetsplatsen måste kulturen också tillåta att medarbetarna arbetar olika tider på kontoret och på distans.

• Avdelnings- eller arbetsgruppscheferna behöver se över arbetsplanen löpande över tid för att de anställda ska upprätthålla de rutiner gruppen kommit överens om.

På individnivå

• Planera in mejltid. Mejl och chatmeddelanden som inte är akuta kan skötas en specifik tid varje dag. Det minskar avbrott och ökar möjligheterna för individen att fokusera på en arbetsuppgift i taget.

• Ta bort notiser för mejl och för chatmeddelanden om det är möjligt.

• Planera in lunch och raster, och lägg in i kalendern så att även kollegorna kan se det. Blocka tiderna i det program som används (exempelvis Outlook).

• Lägg även in tid för reflektion, eventuellt i slutet av arbetsdagarna, i det personliga schemat. Använd tiden för att skapa en prioriteringslista för nästa dag.

• Lägg in planeringstid på fredagar för att skapa en bild av kommande vecka. Gör en prioriteringsordning för mer tidskrävande uppgifter.