Intranätet en del av kärnverksamheten

Det är viktigt att betrakta ett företags intranät som en integrerad del av verksamheten. Annars finns risken att nätet inte används på rätt sätt och att man inte får nytta av sina it-investeringar. Det menar konsulten och beteendevetaren Torbjörn Larsson, som ser en stark koppling mellan kvalitetsutveckling och intranätet i en verksamhet.

De flesta företag satsar idag betydande resurser för att bygga upp fungerande intranät och kompetenssystem, men trots stora ekonomiska insatser är det inte alltid självklart att systemet fungerar fullt ut. Förklaringen är att verkligheten kring ett företag och dess marknad ofta är mycket komplex. För att kunna hantera situationen är det viktigt att ha klart för sig hur man ska agera. Ett sätt kan vara att ta hjälp av en konsult.

Torbjörn Larsson är just en sådan som har specialiserat sig på att hjälpa företag med att implementera verksamhetsnära intranät och kompetenssystem.

– Jag har försökt koppla samman beteendevetande och it, berättar han. Mycket förenklat betraktar jag varje nytt projekt jag engageras i ur ett otekniskt perspektiv. Jag ”ställer mig ovanför” för att tillsammans med uppdragsgivaren definiera syftet med projektet. Därefter arbetar jag med tekniker och designers för att skapa funktioner som fyller de definierade syftena.

Flera perspektiv

Torbjörn Larsson menar att man måste koppla intranätet till företagets vision och affärsidé samt vara klar över vilket syftet är med det. Gör man inte det, utan betraktar intranätet som något vid sidan av den vanliga verksamheten, något som webbredaktörer och informatörer sysslar med, så kommer man att misslyckas och nätet kommer inte att användas i den grad man önskar.

– Ett intranät ska smälta in i organisationen och det gäller att ständigt arbeta och utveckla nätet, säger Torbjörn Larsson. Det är också viktigt att chefer på samtliga nivåer använder intranätet som en informations- och kommunikationskanal.

Just chefernas engagemang i ett intranät ser Torbjörn Larsson som väsentlig och en signal på hur viktig de uppfattar nätets information.

– Ett intranät fungerar ofta bra om man jobbar med det konsekvent, samtidigt blir det också en känslig spegel av själva verksamheten, betonar Torbjörn Larsson.

Karriärutveckling

Ett exempel kan vara hur väl en kompetensdatabas fungerar, enligt honom. Om den ska användas av de anställda måste den motsvara verkligheten. Därför måste det finnas möjligheter att verkligen göra karriär där man verkar.

Ett viktigt råd när man skapar ett intranät är att börja i liten skala. Nätet kan sedan få växa så organiskt som möjligt.

– Man kan börja bygga kring något som folk efterfrågar, säger Torbjörn Larsson. Låt nätet vara trångt i början. Ett bra intranät ska debatteras och användas.

Fakta

Tips för ett bra intranät

– Börja utifrån en idé kopplad till företagets affärs- och/eller personalidé

– Tänk efter innan och sätt inte gränser i idéfasen, men börja i liten skala

– Ledningen måste använda intranätet och förstå dess syfte och funktioner

– Användarna ska informera och kommunicera, inte bara webbredaktörer och informatörer

– Låt intranätet vara en naturlig del av verksamheten, använd utvecklingssamtal till feedback och förslag

Kvalitetsmagasinet

Kvalitetsmagasinet Premium

Full tillgång till strategiska artiklar och smarta verktyg för bland annat verksamhetsutveckling, kvalitetssystem och ledarskap.