IT-lösning styrde upp processer

Det IT-baserade ledningssystemet är effekten av de senaste fem årens kvalitetsarbete där ES ElektroSandberg gått från linjeorganisation till processtyrning. Tidigare var företaget uppdelat i ett stort antal mindre geografiska områden med fullt ansvar för personam och affärer på varje kontor. Idag är organisationen istället strukturerad efter företagets två huvudprocesser, entreprenadprocessen, samt en serviceprocess där man servar och underhåller bland annat kraftledningar, vattenkraftverk och trafiksignaler. Alla kontor har en gemensam affärsorganisation och man behandlar alla montörer och projektledare som en enda stor resurs.

– Förut drev vi ett stort antal separata företag, nu har vi en gemensam plattform som fokuserar på våra projekt och där hela systemet byggs upp efter leveransprocesser, säger Nils-Åke Wollmer, IT-chef på företaget.

Intranät enar

De 1 800 medarbetarna finns dock fortfarande utspridda över hela landet. Därför har intranätet blivit ett viktigt verktyg för att bygga upp en gemensam företagskultur. När man inte kan prata med varandra över fikarasten krävs en gemensam plattform där alla får samma information och där man kan förmedla likformighet över hela organisationen. Det är också en av anledningarna till att ES valt att satsa på ett IT-baserat ledningssystem för att öka processtyrningen.

Ledningssystemet är uppbyggt efter företagets två huvudprocesser, entreprenad- och serviceprocessen. I verksamhetssystemet beskrivs hur processerna ser ut samt de olika arbetsmomenten och rutinerna som är kopplade till de respektive projekten. Dokumentmallar är också inlagda i systemet. Klickar man på en aktivitetsruta i en specifik delprocess får man upp de dokument man behöver.

Alla medarbetare kan också gå in och titta på hur långt arbetet kommit i projekten de är involverade i, en information de inte hade tillgång till tidigare.

– Det här är ett oredntligt försök att föra in verksamhetssystemet i den vardagliga arbetet och göra det enklare för våra medarbetare att hitta rätt information, förklarar Nils-Åke Wollmer.

Information i realtid

Systemet innebär även att kunden så småningom ska kunna koppla upp sig på internet och få information om vad som händer i deras projekt i realtid. De ska exempelvis kunna se att en tekniker åkt ut på morgonen och vad den personen räknar med att hinna under dagen.

Än så länge är detta inte verklighet, men kunderna kan redan i dag få tag på alla dokument kring deras projekt på en privat hemsida. Nils-Åke Wollmer har inte velat sjösätta online-verksamheten innan all personal verkligen har i ryggmärgen att informationen på kundsidan ska uppdateras hela tiden och här är företaget inte ännu.

– Vi är på väg, men vi kommer inte att släppa tjänsten förrän vi helt har trimmat organisationen, betonar Nils-Åke Wollmer.

Fler datorer

Ett av de dilemman ES måste råda bot på är att de cirka 600 anställda som arbetar ute i fält inte har tillgång till datorer och därmed inte heller till ledningssystemet. Enligt Nils-Åke Wollmer är det inget större problem utifrån hur verksamheten styrs eftersom fältabetarna ofta har fasta arbetsrutiner, men det är en långsiktig fråga som han vill lösa. Just nu testar de olika möjligheter, bland annat handdatorer, och att installera datorer i servicebilarna.

Trimma projektet

Under de kommande månaderna kommer ES fortsätta med att jobba in de nya rutinerna i organisationen. I början kommer de att arbeta med de allra största projekten och sedan kommer modellen att spridas eftersom.

Att skapa ett nytt ledningssystem utan att verksamheten är med hela vägen är dömt att misslyckas. Nils-Åke Wollmer tycker att man fått kämpa hårt för att förankra processerna, ju längre ned man kommer i ett projekt, desto större risk är det att medarbetarna arbetar utifrån sina egna rutiner istället för utifrån de nya processerna.

– Det är inte lätt att få folk att ändra på sina arbetsmodeller, det kommer att ta flera år innan vi är igenom, men de som väl kommit över tröskeln har tyckt att det känts bra, säger han.

Resultat redan här

Trots att man bara jobbat aktivt med IT-systemet sedan i november förra året tycker ändå Nils-Åke Wollmer att resultaten börjat visa sig. Servicen till kund har ökat genom webbportalen och arbetssättet sparar även tid för projektledaren som annars har i uppgift att informera kunden. Man har fått en bättre struktur i projekten och det är lättare att återfinna information och dokument. Projektledaren har möjlighet att lägga ned med tid på projektstyrning istället för på administrativ arbete.

– Vi kan lägga ned tid på att serva våra kunder istället för att sitta på kontoret och leta dokument, konstaterar Nils-Åke Wollmer.

Han menar dock att man inte får drabbas av en övertro på vad som går att göra med IT. Många organisationer har misslyckats när stora satsningar inte fungerat för att systemet inte levt ända ut i organisationen.

– Det misstaget vill vi inte göra, säger Nils-Åke Wollmer.