It-stöd i fokus

Användarvänligt och enkelt. Med säkerhet på högsta nivå. Så ser it-stödet ut i den bästa av världar. Så här uppfyller du den!

It:s huvudsyfte är att stödja verksamheten. En grundläggande poäng att tänka på när man utvecklar, eller köper in ett it-stöd, men inte helt självklar för det.

Att verksamheter inte gör en ordentlig analys av hur man vill och ska jobba i framtiden är ett vanligt fel.

– Ofta skrivs en kravställning utifrån hur arbetet ser ut idag, men man måste tänka på hur it-stödet kommer att påverka framtidens arbete. Syftet är ju att det ska tillföra någonting nytt och utveckla verksamheten, säger Joakim Lilliesköld, biträdande lektor på KTH.

För att illustrera hur it kan bli en onödigt krånglig börda jämför han det med att gå och handla. Man tar sig en vända i köket och skriver en lista på vad det är som behöver införskaffas. Sedan stoppar man den i fickan och åker och handlar. Men köper man hem en ny snygg dator kanske man istället skriver in handlingslistan på datorn för att sedan skriva ut den och ta den med.

– Största vinsten är ju en snyggare lista, men det är inget it-stöd, snarare en it-belastning, förklarar han. Ska it förbättra processen att handla skulle man skicka iväg listan och få maten levererad.

Alla får vara med

För att komma runt problemet menar Joakim Lilliesköld att man först och främst måste inkludera de som ska använda it-stödet i arbetet och fundera på hur deras arbete kommer att påverkas. Användarna ska vara delaktiga i arbetet med verksamhetsanalysen, som dessutom ska innehålla en ordentlig kartläggning. Samarbetet mellan it-avdelningen och resten av verksamheten måste fungera så att alla kan bidra med sina kunskaper. Alldeles för ofta tar man fram it-system som är enkla att underhålla, men som är krångliga för användaren.

Björn Malmhagen, vd på 3led Solutions, har själv varit med och tagit fram ett it-stöd för ledningssystem som riktar sig till små- och medelstora företag. Han håller med om att personer från olika delar i verksamheten måste vara med i processen men påpekar att en viktig uppgift för it-sidan är att se hur stödet kan passa in i den nuvarande it-miljön.

– Att utgå från hur verksamheten ser ut är grundläggande. Fundera exempelvis igenom hur det ser ut geografiskt, om alla jobbar från kontoret och hur möten fungerar eftersom det påverkar it-stödets utformning.

It som projektverktyg

För att inte glömma kopplingen med verksamheten är det också viktigt att ett förändringsprojekt drivs parallellt med it-projektet. Annars är det lätt att de som utvecklar it-stödet och varit med hela resan levererar ett it-stöd som ingen förstår eller kan börja arbeta med. Att dessutom rapportera om processen under hela resans gång bidrar till att användarna snabbare kan komma igång och använda it-stödet.

Enligt Björn Malmhagens kommer ofta tanken på ett it-stöd först efter att verksamheten har gett sig in ett förändringsprojekt.

– Många företag drar igång ett projekt, exempelvis att bli Iso 9001-certifierade, utan att tänka på att man behöver ett it-stöd. Tar det lång tid innan it-frågan blir ett del av projektet tappar man tid. It-stödet ska fungera som ett projektverktyg, förklarar Björn Malmhagen.

Joakim Lilliesköld påminner även om att utvecklingen och införandet av it-system tar tid och att ledningen måste vara införstådda med det. Man bör även tänka på att skriva en kravställning som inte låser in leverantörerna.

Trevlighetsaspekt

För att användarna ska kunna använda systemet är det också viktigt att det är enkelt. Enligt Björn Malmhagen är tre-klick-regeln ett bra mått på ett lättillgängligt system. Han tipsar även om att göra en egen liten marknadsundersökning för att att ta reda på vilket slags system som passar just den egna verksamheten.

– Ta kontakt med branschorgan eller rådfråga likasinnade företag för att bilda dig en uppfattning om vilket slags system som fungerar.

Att satsa på visuell navigering tror han också kan bidra till lättre orientering än att utveckla enbart en mappstruktur.

– Bara fantasin kan sätta gränser, exempelvis kan bilder vara mer tilltalande. Det måste kännas trevligt att komma in i systemet och ska inte krävas flera dagars utbildning för att lära sig hur det fungerar för en vanlig användare.

Rutiner för säkerhet

Även säkerhetsaspekten är viktig när man pratar om it-stöd. Enligt Björn Malmhagen har man två val – antingen väljer man att sköta driften av sitt eget system, eller så kan man lägga ut driften hos exempelvis en extern serverleverantör. Sköter man driften själv måste det finnas tydliga rutiner för löpande backuper som också förvaras på annan plats. Lägger man ut tjänsten ska man kolla upp hur backup-rutinerna fungerar, exempelvis genom att få se hur leverantören agerar om något skulle inträffa.

Att mycket information sköts via internet anser inte Björn Malmhagen vara något större problem.

– Möjligheten till tillgänglighet som man får om man kör via internet är mycket värdefull. Visst kan man ha ett internt system som bara kan användas på kontoret, men då har man inte heller tillgång till det hela tiden. Ett mobilt företag måste kanske ha tillgång till systemet var man än befinner sig, förklarar han.

Att tänka på vilket slags företag man är är grundläggande, lika som att göra riskbedömningar för hur intressant den information som kommuniceras kan vara för utomstående.

Akta dig för att…

…missa kopplingen mellan kvalitet, verksamhetsutveckling och it.

Åtgärd: Styrkan med it är att koppla samman processer och olika delar i verksamheten. Att ha ett starkt kvalitetsarbete och ha jobbat mycket med sina processer ger en naturligare skjuts in i it-stödsvärlden. Bygg ihop så mycket som möjligt, exempelvis dokumenthanteringssystem och kvalitetsmanual, för att integreringen ska bli en naturlig del.

…inte ha en klar verksamhetsidé eller veta målet med it-stödet.

Åtgärd: Vet man vilka processer som behöver utvecklas blir det lättare att se vilken roll it kan spela för att bidra till en bättre verksamhet. Fundera igenom hur ni vill att it-miljön ska se ut och användas för att sedan sträva efter det. Det bidrar till att utvecklarna vet vilka förväntningar och önskemål som finns och it-stödet blir just ett stöd och inte en börda.

…it-projektet hamnar enbart på it-avdelningens bord.

Åtgärd: Den som utvecklar it-stöd måste ha stöd från ledningen och kunna ta hjälp av medarbetare på olika avdelningar för att utveckla ett system som passar alla användare.

…inte utvärdera it-stödet.

Åtgärd: Ta fram nyckeltal genom att mäta för att se att it-stödet verkligen fungerar som just ett stöd. Är stödet inte tillräckligt bra måste nyttoperspektivet undersökas.

Kvalitetsmagasinet

Kvalitetsmagasinet Premium

Full tillgång till strategiska artiklar och smarta verktyg för bland annat verksamhetsutveckling, kvalitetssystem och ledarskap.