Inga produkter i varukorgen.
När nyckelpersonen försvinner: Hur ersätter man en obytbar?
Kvalitetsrollen Många verksamheter brottas med att ersätta nyckelpersoner när de går vidare till andra jobb, blir sjuka eller går i pension. Ofta är det inte de personer man först tänker på som är svårast att byta ut.
– De flesta företag har en så kallad ”Contingency plan” för vad man ska göra när chefer försvinner, men det är minst lika viktigt att identifiera andra, mer dolda nyckelpersoner i organisationen, säger Susan Ballhausen Bjelke.
Någonting är fel
Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.
Kvalitetsmagasinet premium
Läs vidare – starta din prenumeration
Redan prenumerant? Logga in och läs vidare.
Det kan vara allt från den erfarne administratören till experten med spetskompetens – alla yrkestitlar i en verksamhet kan sitta på kunskap som gör personen svår att ersätta.
– Det är nog framför allt ett problem med folk som jobbat inom en verksamhet under en längre tid. Det är lätt att missa att när den här personen försvinner så försvinner ett smörjmedel inom organisationen.
Icke dokumenterbar erfarenhet är alltid en risk, menar Susan Ballhausen Bjelke.
– De kritiska kunskaperna behöver finnas nedtecknade, annars är det en stor sårbarhet.
Viktigt med riskanalys
Problemet gäller framför allt äldre organisationer med större HR-avdelningar, tror Susan Ballhausen Bjelke.
– Relativt nyskapta organisationer har kanske inte lika stora problem då rollerna är mer tydligt definierade.
För att förhindra att kunskap går förlorad när någon lämnar företaget eller organisationen är det viktigt med noggranna riskanalyser.
– Alla företag tar kanske inte riskanalysen på lika stort allvar som de borde, eller riktigt förstår vilka som bär på ovärderlig kunskap.
Det går att ta höjd för risken att personer inom organisationen kan vara svåra att ersätta. Chefer med personalansvar behöver identifiera och kommunicera med ledningen vilka personer som bär på ”tyst kunskap”, enligt Susan Ballhausen Bjelke. Det måste sedan göras en plan framåt för hur dessa personer ska kunna ersättas på sikt.
– Kanske går det att lära upp en mer junior medarbetare under, säg, ett års tid, eller så kanske man måste ta in en konsult extern under en kortare period om en nyckelperson slutar med kort varsel.
