Så är den bästa sortens internrevisor

– Man hoppades att de inte skulle hitta något. Men det där är rena stenåldern, och en tid jag hoppas att vi lämnat bakom oss, sade Martin Freed.

Internrevision hjälper inte bara till att leva upp till standardkrav. Det ska vara engagerande och hjälpa verksamheten att hitta avvikelser som är symtom på större problem. Det är ett tillfälle att gå till botten med vad som hindrar organisationen från att uppnå sin vision.

– Det är inte hela världen med en avvikelse. Genom att hitta grundorsaken kan man hitta många lösningar.

Fyra olika tips

Martin Freed nämnde ett antal tips för att få en mer givande internrevision:

1. Stora öron, liten mun

Till att börja med menar Martin Freed att en internrevisor ska vara motsatsen till en krokodil.

– De har stora munnar och små öron.

Det är viktigt att vara en aktiv lyssnare, att ertappa det som sägs och det som inte sägs.

– Man måste ha social kompetens för att kunna möta olika personligheter och tolka dem, sade Martin Freed.

2. Följ principerna för att lyckas – oavsett vem som reviderar

Standarden Iso 19011 används för vägledning kring revisioner av kvalitets- och miljöledningssystem. Den innehåller principer som ska underlätta för en mer givande intern revision, oavsett vem som genomför den. Martin Freed rekommenderar alla internrevisorer och revisionsgrupper att efterleva dem. De är:

• Integritet – Man ska inte låta sig påverkas av företaget man reviderar.
• Rättvis – Det som faktiskt skrivs i rapporten är det man sett. Det ska inte förvanskas.
• Noggrannhet – Man måste ut och prata med folk och se efter själv.
• Sekretess – Man delar inte information med obehöriga.
• Oberoende – Man ska helst inte revidera sin egen avdelning eller sin egen chef.
• Fakta – Sök bevis på det verkliga arbetssättet.
• Riskbaserad – Den riskbaserade metoden bör spela en viktig roll i planeringen, genomförandet och rapporteringen av revisionen för att säkerställa att fokus vid revisioner ligger på de frågor som är viktiga organisationen.

3. Koppla interna revisioner till affärsmålen

Vissa lyckas, andra har ännu inte kommit så långt. Men Martin Freed rekommenderar att lokalisera de processer som skapar det som är viktigt för exempelvis kund, miljö, eller arbetsmiljö. Vilka delprocesser är det som är kritiska?

I intern revision ingår att ha ett revisionsprogram, ett som fokuserar på risker och möjligheter som är kopplade till vision och affärsmål.

– Där tror jag att många har en utmaning och en liten resa att göra, sade Martin Freed.

4. 5K

Och när revisron väl har hittat en avvikelse så rekommenderar Martin Freed och hela DNV verktyget 5K. Det står för:

• Kravet – Revisorn bör skriva vilket eller vilka krav som det är en avvikelse mot.
• Kommunicerande – Revisorn skriver kortfattat och lättbegripligt så att man förstår varför det är en avvikelse.
• Komplett (bevis) – Skriv vilka bevis som finns.
• Korrekt – Avvikelsen ska vara baserad på sanning och inte innehålla ”tyckande”.
• Konstruktivt /värdeskapande – Revisorn får gärna formulera avvikelsen så att den knyter an till mål.