Så undviker du de vanligaste misstagen vid Iso-införande

Tips Resurser tilldelas inte och beskrivningarna stämmer inte överens med verkligheten. Det är några av de vanligaste misstagen som begås när organisationer bestämmer sig för att certifieras, enligt KMA-konsulten Gunilla Mattsson. Såhär kan de förebyggas.

Så undviker du de vanligaste misstagen vid Iso-införande
KMA-konsulten Gunilla Mattsson har många gånger varit med att organisationers dokumentation är för detaljerad. Foto: Adobe stock

Under fredagen höll Teachme i ett webbinarium där miljöinspektören och delägaren Gunilla Mattsson sammanfattade åtta misstag som hon ser begås om och om igen vid införande av Iso. I ett försök att sätta stopp för återkommande misstag listade hon vilka de vanligaste missarna är, samt hur de kan förebyggas.

1. Resurser tilldelas inte.

Gunilla Mattsson beskriver det som rätt så vanligt att företagsledningar bestämmer sig för att certifiera utan att avsätta tid eller pengar, tydliggöra exekutiv makt eller erbjuda hjälp till den ansvariga. Allt arbete hamnar i knät på en person som saknar resurser.

– För att undvika detta är det bra att planera införandet såsom man planerar ett projekt. Ta fram en tidsplan och avsätt tid. Ledarna måste också kommunicera vikten av införandet internt, sade Gunilla Mattsson under webbinariet.

2. Det saknas en deadline.

I sin roll som konsult har Gunilla Mattsson stött på bolag som inför ledningssystem, som aldrig går i mål med certifieringen eftersom det saknas en mållinje.

– Man måste vara modig och boka datum för revision, för då har man en deadline.

3. Alla processer bearbetas samtidigt.

På samma sätt som det underlättar att renovera en bostad ett rum i taget, kan det vara värt att fokusera på en process i taget.

– Börja med att beskriva de enklare processerna, till exempel hur organisationen jobbar med försäljning eller produktion. Sen tar man de svårare bitarna när man har blivit varmare i kläderna, sade Gunilla Mattsson.

4. Att dokumentera i enlighet med strukturen i standarden.

– Standardens struktur är inte uppbyggd för att följas rakt av.

5. Att beskriva hur man VILL arbeta.

Ett ack så vanligt misstag är att organisationer dokumenterar ett drömläge, och inte hur organisationen faktiskt är. Enligt Gunilla Mattsson brukar det generera en hel del avvikelser, både i den interna och i den externa revisionen. Ett ledningssystem ska ständigt förbättras, men det blir svårt om man inte är ”ärlig” med nuläget.

– Mitt råd är att börja med att beskriva hur man arbetar, och att planera in alla framtida förbättringar senare. Om man behöver ändra arbetssätt för att uppfylla standard- eller lagkrav så görs det sen.

6. Överdokumentation.

Man behöver inte dokumentera minsta lilla detalj.

– En totalt onödig rutin som jag har sett hos kund är att det fanns en beskrivning om hur man klev in i en truck. På den nivån ska det inte vara. Fokusera på det viktiga när du tar fram dina rutiner. Alla rutiner behöver inte heller vara skriftliga, sade Gunilla Mattsson.

Anna-Lena Hellström, vd på Teachme, lade till att det är värt att vara detaljerad i sin dokumentation när det finns ett tydligt lag- eller kundkrav, eller vid allvarlig risk.

7. Medarbetare involveras inte. Om en ansvarig formulerar rutiner utan att prata med de som utför det faktiska arbetet så kan det lätt bli fel. Ett tips är att involvera medarbetare och att be dem beskriva sina egna rutiner. En risk med det är dock att medarbetare tenderar att bli alldeles för detaljerade i sina beskrivningar, menar Gunilla Mattsson.

– Banta sedan ned processbeskrivningen i samråd med medarbetaren på ett pedagogiskt vis, så att de inte känner sig överkörda.

8. Tron om att dokumenthanteringssystemet ska lösa problemet med delaktighet.

Oftast är det en person som inför och har koll på ett system medan resten inte hänger med. Gunilla Mattssons bästa tips är att låta all dokumentation vara tillgänglig där medarbetare jobbar till vardags. Om det så är i en pärm eller i ett projektstyrningssystem – hitta en plats som alla hittar till och förstår.

Gör dokumentationen begriplig för alla

Självklart kan en massa andra misstag begås vid införandet av Iso, men med några enkla råd kan organisationen undvika vanliga fällor. Gunilla Mattsson rekommenderar att skriva rutiner för en mottagare, och inte för en revisor. Ännu viktigare är att inte krångla till arbetet. Gör det enkelt och fördela arbetet på alla med en ledande roll.

– Jag är lite allergisk mot titlar som ”KMA-ansvarig”, eftersom det signalerar att ingen annan behöver göra något. Den KMA-ansvarige är ett stöd, inte en genomförare, sade Gunilla Mattsson.

Och sist men inte minst måste ledningen vara tydlig med att införandet är viktigt.

– De måste vara delaktiga och de måsta avsätta resurser.

Kvalitetsprofilen

Kunskapsmaterial

Utbildnings-tv

Hämtar fler artiklar
Till startsidan
Kvalitetsmagasinet

Kvalitetsmagasinet Premium

Full tillgång till strategiska artiklar och smarta verktyg för bland annat verksamhetsutveckling, kvalitetssystem och ledarskap.