Det fanns mycket att ta tag i när Helena Gille-Östberg kom till avdelningen. Den befann sig i en mycket negativ spiral. Biträdande chefen hade slutat och en tid senare slutade också chefen med en dags varsel.
– Det är klart att det var svajigt på avdelningen. På kort tid gick de från att ha en chef och en biträdande till att vara helt chefslösa, säger Helena Gille-Östberg.
Men det var inte bara på chefssidan som det var kris. Många sjuksköterskor hade sagt upp sig. Ledarskapet hade varit svagt på arbetsplatsen, samtidigt som det under den här tiden var lätt att få ett annat jobb som sjuksköterska i Stockholmsområdet.
Skevt styrkeförhållande
Flykten från avdelningen bland sjuksköterskorna hade resulterat i att endast fem av femton tjänster var bemannade. Men bland undersköterskorna hade man inte gått till andra jobb, de hade gedigen kunskap om avdelningen och i yrket. Styrkeförhållandet mellan personalgrupperna blev skevt, och sjuksköterskorna fick det svårt i sin roll som arbetsledare.
Helena Gille-Östberg hade jobbat på samma klinik i flera år inom hemsjukvården och sedan som vårdutvecklare på kliniken.
– Jag hade egentligen ett trivsamt jobb som vårdutvecklare, men jag gick ändå med på att gå in som avdelningschef tre månader. Sedan sökte jag jobbet. Jag insåg snart att som chef har man större möjligheter att själv påverka. Det är där den direkta påverkanskraften ligger, säger hon.
Ny ledarstil
Och hon förde omedelbart med sig en ny ledarstil till avdelningen. Det första som fångade hennes intresse var de fem sjuksköterskor som, trots avdelningskaoset och goda möjligheter att byta jobb, valde att bli kvar.
– Jag ville hitta avdelningens själ att bygga vidare på. Hur kom det sig egentligen att de var kvar? De tyckte att det trots allt var en trevlig stämning på geriatriken. Det var viktigt för mig att få höra det och för dem att säga det, säger Helena Gille-Östberg.
Delaktighet och inflytande för medarbetarna hamnade alltså tidigt i fokus. Den negativa spiralen vände fort när det fanns en chef som var närvarande, tillgänglig och lyssnade.
– Det kan ta tid att vara tillgänglig, i början var det samtal hela tiden. Men det avtog ganska snabbt när vi hade fått en ny struktur för samtal och möten. Sedan var det inte så tidskrävande.
Tillgänglighet måste vara äkta
Tillgängligheten får inte vara på låtsas. Då fungerar det inte. Helena Gille-Östberg förklarar.
– Om du är på plats fysiskt, men någon annanstans i huvudet så går det inte. Det krävs att du tycker om människor och bryr dig på riktigt. När en fråga har ställts behövs tid att också lyssna och stanna till, finnas där, säger Helena Gille-Östberg.
Men tid är ju som bekant en bristvara. Telefonen ringer, kalendern är fulltecknad. Då gäller det att medvetet gå in och ändra förutsättningarna.
En av Helena Gille-Östbergs konkreta åtgärder var att ändra sin arbetstid.
– Jag gjorde så att jag gick in och jobbade en kväll i veckan. Då var det inga möten och inga telefonsamtal. Då fanns helt plötsligt tiden för samtal med personalen som jobbade den kvällen.
Hon kom också in tidigare på måndagarna, vid halvsjutiden, för att hinna prata med nattpersonalen. Hon införde nya mötesrutiner för att i ett möte direkt efter att morgonmedicinen var utdelad få höra om helgen.
Att lyssna räcker långt
– Efter ett tag klingade klagomålen av, från katastrof varje helg gick det ner till någon gång var tredje månad. Jag tror inte att arbetsförhållandena hade blivit bättre i sig, men någon lyssnade och det räckte långt, säger Helena Gille-Östberg.
På många arbetsplatser kan man inte byta arbetstider för att vara tillgänglig. Helena Gille-Östberg har ytterligare några konkreta tips:
– Jag har alltid dörren öppen om jag inte sitter i samtal.
– Kommer någon in tar jag alltid emot. Har jag inte tid just då, så bokar vi tid för ett samtal senare.
– Personalen ska känna sig välkommen hos mig och känna att jag är mentalt närvarande och lyssnar på riktigt.
Efter fem år på avdelningen gick Helena Gille-Östberg vidare i karriären i fjol. Hon lämnade då en avdelning som hade gått från kaos till trygghet, fungerande rutiner och nöjd personal. Hon arbetar fortfarande på samma klinik, men nu som administrativ chef och ställföreträdande verksamhetschef.