Viktigt att jobba med kompetensfrågor

Alla organisationer behöver medarbetare med rätt kompetens för att verksamheten ska fungera bra. Den nuvarande lågkonjunkturen gör att kompetensförsörjningen idag inte är något större problem, men framöver kan det förändras. Kraven på myndigheterna ökar då medborgarna ställer krav på högre tillgänglighet och förbättrad service. Samtidigt minskar andelen yrkesverksamma och de ekonomiska resurserna är begränsade. Det är inte heller självklart att dagens och gårdagens kompetenskrav motsvarar framtida behov.

Statens kvalitets- och kompetensråd har därför studerat kompetensförsörjningen inom staten genom att analysera myndigheternas årliga kompetensredovisningar. Utifrån det har de tagit fram förslag på hur och med vad myndigheterna bör arbeta strategiskt för att kunna säkra sin framtida kompetens.

Nio områden

– Vi har studerat redovisningar från ungefär 230 myndigheter. Vad man måste arbeta med växlar lite, men vi har hittat nio olika områden där myndigheterna behöver bli mer aktiva, berättar Bengt Eriksson som är utvecklingsdirektör på KKR.

De nio områdena är; Attraktiva anställnings- och arbetsvillkor, Systematiskt arbetsmiljöarbete, Kompetensanalyser och kompetensplanering, Försörjning av kärn- och stödkompetens, Chefsförsörjning, Jämställdhet, Etnisk mångfald, Åldersbalans och Kunskapshantering.

– Flera av punkterna är kända sedan tidigare, men åldersbalans, etnisk mångfald och kunskapshantering har staten inte kommit särskilt långt, även inom de andra områdena finns väldigt mycket att göra, säger Bengt Eriksson.

Hantera kunskap

Kunskapshantering är exempelvis viktigt för att öka effektiviteten på arbetsplatsen. I statliga verk finns mycket kunskap i form av offentliga utredningar och annan skriftlig dokumentation, men att hitta just de fakta man behöver är inte alltid lätt. För att medarbetarna ska kunna ta del av den kunskap som finns krävs att man har sökbara system där det snabbt går att få fram väsentlig information. Intranätlösningar, kunskapsportaler, bibliotek, kurser och goda möjligheter till kunskapsutbyte är några sätt att förbättra kunskapshanteringen.

Se sig omkring

Framförallt gäller det för myndigheterna att se sig omkring och fundera över vilka krav och förutsättningar som kommer att gälla i framtiden. För att minska sina kostnader anser Bengt Eriksson exempelvis att myndigheterna måste samverka mer med varandra för att skaffa sig tillräcklig kompetens.

– Inom departementen finns många likartade verksamheter. I framtiden kommer det inte vara möjligt att ha all expertis som behövs vid varje myndighet. Man måste närma sig varandra och samverka kring expertis inom smala områden. Den utvecklingen har redan startat, men måste bli än mer omfattande.

Han tror också att det kommer bli vanligare att myndigheter hyr in arbetskraft och samarbetar med exempelvis konsulter och intresseorganisationer och att flödet på människor som rör sig i organisationen kommer att bli större. Med de förutsättningarna blir det ännu viktigare att den kunskap som finns på arbetsplatsen är sökbar och lätt att få fram.

KKR:s satsningar

Det är lätt att säga att man behöver arbeta med strategisk kompetensförsörjning, men att faktiskt komma igång är en annan sak. Därför har KKR tagit fram en själv värderingsmetod där myndigheterna kan ta reda på var de befinner sig i arbetet och hur de kan göra för att komma vidare. Tanken är att man ska få en bild av hur man ligger till och vad man har kvar att göra.

KKR har också tagit fram ett kunskaps- och genomförandestöd för myndigheter som vill arbeta med mångfald. Materialet innehåller en beskrivning över området, en arbetsprocess, lagtexter och tips på vad andra myndigheter gjort samt länkar till organisationer som arbetat framgångsrikt med mångfald. I framtiden ska KKR göra liknande stödmaterial för de andra prioriterade områdena, åldersbalans står näst på tur.

– Än så länge är det lätt att rekrytera eftersom det är lågkonjunktur på arbetsmarknaden, men vi måste vara attraktiva så att akademikerna inte går till andra arbetsplatser när konjunkturen väl vänder, konstaterar Bengt Eriksson.

Fakta KKR

Statens kvalitets- och kompetensråd är en stabsmyndighet åt regeringen och har som uppgift att ge stöd i förvaltningspolitiskt angelägna frågor. Rådet stödjer statliga myndigheters verksamhetsutveckling genom utbildningar, utvecklingsprogram, seminarier, rapporter, konferenser och utvecklingsprojekt, inom områdena systematiskt kvalitetsarbete, långsiktig kompetensförsörjning och förvaltningskunskap.

KKR:s fyrfältsmodell för strategisk kompetensförsörjning

Kompetensutveckling begränsas ofta till en fråga om kurser och utbildningsdagar, men enligt KKR är detta ett gammalmodigt sätt att se på saken. Med ett kompetensperspektiv på organisationen måste begreppet betraktas i ett större sammanhang.

Samverkan med omgivningen är nödvändigt för att få en effektiv organisation. Kompetensutvecklingen kan också stödjas genom strukturella resurser som databaser eller bibliotek,i den egna organisationen eller externt. I modellen är kulturen mittpunkten, den är grunden i hur vi agerar för att attrahera kompetenta medarbetare.