5 främsta skälen till att företag inte lämnar anbud

I Vismas Anbudsbarometer har drygt 500 leverantörer svarat på frågor om hur de upplever upphandlingsklimatet. Ett sunt upphandlingsklimat präglas av öppenhet och transparens, med rimligt ställda krav mot vad som ska upphandlas och där leverantörer behandlas lika.

Dåligt upphandlingsklimat

Men fyra av tio – 41,9 procent – tycker att upphandlingsklimatet är dåligt eller mycket dåligt i Sverige i dag. Det är en försämring med 5,7 procentenheter jämfört med fjolårets undersökning.

– Det är synd med tanke på de fina affärsmöjligheter som finns på den offentliga sidan. Men tyvärr är det många leverantörer som ryggar tillbaka inför de formalia som är förknippade med upphandlingarna, säger Marie Ceder, vd för Visma Commerce.

Några svårigheter som leverantörerna särskilt lyfter fram är att upphandlarna fortfarande har för stort fokus på låga priser eller att kravspecifikationerna är irrelevanta och omöjliga att uppnå. 85,5 procent har någon gång funderat på att lämna anbud i en offentlig upphandling, men därefter avstått från att göra det.

Större fokus på kvalitet

Att upphandlarna lägger för stor vikt vid priset är också det främsta skälet till att en majoritet – 55 procent – avstår från att delta i upphandlingar. Det som leverantörerna efterlyser är att kvalitet får större tyngd – nästan 68 procent av de tillfrågade skulle lämna fler anbud om myndigheterna hade fokuserat mer på kvalitet.

– Visst förekommer det att upphandlaren ställer krav på kvalitet. Men ofta är utvärderingen så konstruerad att det ändå i praktiken är priset som blir avgörande. Detta trots att det finns goda möjligheter att låta kvalitet vara den viktigaste faktorn vid tilldelning av kontrakt, förklarar Marie Ceder.

Nästan 39 procent tycker rent generellt att det blivit svårare att lämna anbud, bland annat på grund av fokuseringen på pris, men även för att det blivit för mycket administration med krav på intyg och referenser.

Tidiga kontakter

Någonting som också kännetecknar ett sunt upphandlingsklimat är att köpare och säljare träffas och utbyter erfarenheter redan på ett tidigt stadium i processen. Av undersökningen framgår dock att endast 28 procent av de tillfrågade leverantörerna kontaktar upphandlaren innan en upphandling. 29,4 procent gör det sällan eller aldrig.

De främsta orsakerna till att leverantörerna inte gör det är att man upplever det svårt att få kontakt med beställarna, att man saknar kännedom om kommande upphandlingar eller att man inte vet om det är tillåtet.

Närmare 43 procent av leverantörerna tycker också att myndigheterna å sin sida är dåliga på att föra en dialog inför en upphandling – en försämring med 6 procentenheter jämfört med i fjol.

Bristande avtalsuppföljning

Inte heller avtalsuppföljningen fungerar alltid tillfredsställande. Genom effektiv avtalsuppföljning finns möjlighet att kontrollera att krav följs och att avsluta de avtal som inte håller måttet för att istället släppa in leverantörer som uppfyller kraven.

Endast 11 procent tycker att avtalsuppföljningen fungerar bra, vilket är en försämring med 4 procentenheter. 37 procent anser att myndigheterna är dåliga eller mycket dåliga på avtalsuppföljning – en ökning med 4 procentenheter mot föregående år.

– Trots problemen ser vi ändå att antalet anbud per upphandling ökat under 2019 och trenden för 2020 ser fortsatt positiv ut, sammanfattar Marie Ceder.

5 främsta skälen till att leverantörer inte lämnar anbud.

1. Upphandlingen har för stort fokus på låga priser 55 %.
2. Kravspecifikationerna var irrelevanta och omöjliga för oss att uppnå 50,4 %.
3. Chansen att vinna upphandlingen var alltför liten 45,5 %.
4. Kraven var för höga 37,8 %.
5. Administrationen var för omfattande 29,5 %.