Så skapas en god möteskultur
Förbättringsarbete Bra möten har en god struktur, kultur och fysisk miljö. På Kvalitetsmagasinet Live berättade mötesexperten Micke Darmell hur man skapar en god möteskultur.
Många spenderar nästan en tredjedel av sin arbetstid i möten. Och studier visar att 56 procent av alla möten saknar ett tydligt syfte och mål. Dessutom är en tredjedel av alla kallade där i onödan. Förbättringspotentialen är enorm.
– Har ni hört att vissa fortfarande har informationsmöten? Så 70-tal, säger Micke Darmell med ett skratt.
För att lyckas med en god möteskultur behövs en gemensam mötesstrategi och tydliga spelregler. Dessutom behöver vi skapa möten som ger, och inte tar, energi.
– Hjärnan gå alltid den enkla vägen och tar beslut på känsla, tro inte något annat. Därför behöver vi koppla en känsla till syftet med mötet. Handlar det om ekonomimöte – Show me the money! Personalmöte – best meeting ever och så vidare. Bra möten handlar i grunden om att ha kul, vara närvarande och lösa saker tillsammans.
Eftersom vi människor vill veta vad vi ska prestera och älskar att checka av saker behövs också tydliga och konkreta mål på agendan. Och alla är betjänta av att mötet avslutas med att förstärka det som är bra. Lyft upp positiva händelser och ge beröm för att alla ska från mötet med en positiv känsla.
– Det finns tre principer att utgå från för att skapa goda möten: Alla vill känna delaktighet, lust och mening. All kultur börjar i ledarskapet. Graden av samstämmighet avgör resultatet.
Så skapas goda möten:
Struktur:
Varför (syfte), vad (målet), vem, när, hur/var. Ta gärna hjälp av en kollega när du planerar mötet för att tydliggöra och särskilja mål och syfte.
Kultur:
Spelregler och förhållningssätt – vad är mötesledarens ansvar och vad är mötesdeltagarens ansvar. Börja med att gå till dig själv, hur gör jag för att skapa energi? När är jag som bäst i ett möte?
Alla på arbetsplatsen skriver på spelreglerna ni kommer fram till.
Fysisk miljö:
Yta, färg, form och möblering spelar stor roll. Våga tänka nytt och pimpa mötesrummet. När vi rör på oss får vi automatiskt mer energi, tänk ståbord. Barbord och barstolar skapar en mer avslappnad attityd och bjuder också in till att stå.
