Från krav till kultur – så integrerade de social hållbarhet i upphandlingsmodellen

– Vi är en stor samhällsaktör så för oss är det naturligt att lägga stort fokus på de här frågorna. Våra offentliga beställare har allt högre krav gällande social hållbarhet, och vi som bolag vill naturligtvis vara bäst i klassen på detta, säger Anna Jasner.

Implenia har en uppförandekod som genomsyrar alla deras upphandlingsprocesser. Leverantörerna har å sin sida också en uppförandekod, som är bindande och följs upp genom avtal och kontroller.

– Hållbarhetsaspekten finns med i alla inköpsprocesser samtidigt som inköpsprocessen är något som kommer in tidigt i alla våra projekt och är en del av projekteringen och produktionen. Det gör att de här två områdena är väldigt integrerade i varandra, säger Therese Rönnkvist Mickelson.

Det kan exempelvis handla om att inköp centralt redan i ett första förkvalificeringsskede och inför ett anbud från en underleverantör, ber hållbarhetsfunktionen att undersöka risker och möjligheter kring att anlita leverantören.

– Inköp och hållbarhet är inte bara stödfunktioner. Det är en del av de strategiska affärsbesluten. När jag började arbeta i den här branschen för cirka 20 år sedan såg det inte riktigt ut på det sättet. Skiftet har framförallt skett under de senaste 10 åren – i samband med Agenda 2030 och liknande initiativ, säger Anna Jasner.

Hållbarhetsfunktionen ansvarar för företagets hållbarhetsstrategi medan inköpsfunktionen omsätter strategin i praktiken. Det sker bland annat genom kravställning, avtal, avvikelsehantering och projektuppföljningar. Alla nya rutiner tas fram i dialog med övriga funktioner och produktion.

Den utarbetade samverkansmodellen är idag en självklar del av arbetet. I uppstartsfasen la de två cheferna mycket tid på kompetensutveckling i organisationen, kring de nya processerna och rutinerna.

– Det handlar i grund och botten om att medvetandegöra och höja kompetensen kring social hållbarhet – inom alla våra funktioner. Men eftersom det är en komplex fråga handlar det också om att ha en god dialog med leverantörerna. Vi är trots allt beroende av dem, säger Anna Jasner.

Therese Rönnkvist Mickelson instämmer:

– Ja, för det är också i leverantörsleden som de största riskerna för brister inom sociala aspekter finns.

Många leverantörer tar kontakt med Implenia för att inleda samarbeten, och tvärtom; Implenia söker ofta nya samarbetspartners. Kravställandet görs då i ett mycket tidigt skede – långt innan ett eventuellt avtal skrivs – för att säkerställa en bra matchning.

– Sedan måste vi göra en gedigen bakgrundskontroll för att se hur företaget faktiskt arbetar i praktiken. Gör de riskutredningar? Hur ser deras leverantörskedjor ut? Det här momentet kallas för förkvalificering, och först när vi har undersökt de sakerna börjar vi prata konkreta affärer, säger Anna Jasner.

När det är dags för avtalsskrivning vill Implenia vara säkra på att leverantören förstår att kravställan även innehåller tydliga konsekvenser i de fall kraven inte efterföljs. När projekten är igång utförs löpande uppföljningar för att säkerställa att allt sker som det är tänkt.

Men hur reagerar leverantörerna på dessa rigorösa kontrollsystem? Oväntat bra, berättar Therese Rönnkvist Mickelson.

– Vi har fått väldigt mycket positiv feedback från leverantörerna som säger att vårt arbete får dem att reflektera mer kring den egna verksamheten, men att det också ökar trovärdigheten för branschen i stort.

Regeringen har flera gånger pekat ut byggbranschen som en av de sämre på social hållbarhet, med utmaningar kring arbetsvillkor, säkerhet och arbetskraftsförsörjning. Implenia vill därför se fler samarbeten inom branschen för att öka kunskapsspridningen om social hållbarhet.

– Begreppet är brett, eftersom vi pratar både om materialet – hur, var och av vilka det tillverkas – men också om det arbetet som utförs på plats här i Sverige. Vi tittar på risker kring arbetslivskriminalitet, vilka arbetsvillkor personalen har och hur ekonomin ser ut. Här är det viktigt att våga djupdyka och se över hela kedjan. Det har lett till att något enstaka ögonbryn har höjts, säger Anna Jasner, och tillägger:

– Men vårt arbete handlar inte om att hitta fel. Om vi skulle råka hitta en brist behöver vi såklart vara väldigt konsekventa, men vårt yttersta mål är att alla ska förstå att det här är viktiga frågor, och vi vill såklart vara säkra på att vi arbetar med de som gör rätt.

Vi rör oss ut från konferensrummet och möter återigen den sublima utsikten mot vinter-Stockholms frusna vatten. Therese Rönnkvist förklarar att samhällets växande engagemang kring byggbranschens sociala aspekter underlättar för industrin i att också driva förbättringsarbetet med full kraft.

När jag frågar om huruvida kraven på social hållbarhet kan ses som ett konkurrensmedel skrattar de två kollegerna till. Det är tydligt att de inte vill hänga upp sig på de ekonomiska fördelarna utan de samhällsnyttiga.

– Det blir enklare för hela branschen om vi alla följer samma spelregler. Att de sociala kraven får en allt mer tydlig plats i avtalen är en viktig del i den utvecklingen, säger Anna Jasner.