Inga produkter i varukorgen.
Revisorn: tre tecken på att er omvärldsanalys är generisk
Ledningssystem Ord "lagkrav" och "kunder" säger i sig självt egentligen ingenting om en verksamhet. Anna-Lena Hellström, revisor med 25 år i branschen, visar skillnaden mellan en omvärldsanalys som bara bockar av krav och en som gör skillnad
Foto: Adobe stock
Anna-Lena Hellström, revisor på Qvalify, har ”jobbat med ledningssystem i ett kvarts sekel” enligt henne själv. Nyligen ledde hon ett webbinarium via Qvalify på just hennes specialområde. Fokuset för dagen var hur organisationers förutsättningar kan och bör påverka hela ledningssystemet.
Någonting är fel
Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.
Kvalitetsmagasinet premium
Läs vidare – starta din prenumeration
Redan prenumerant? Logga in och läs vidare.
– Ifall frågorna vi pratar om på ledningsmötena går isär med vad som står i omvärldsanalysen så bör man analysera det glappet. Beror det på att vi inte följer omvärldsanalysen och gör fel saker? Eller beror det på att omvärldsanalysen inte är tillräckligt specifik eller anpassad till våra förutsättningar?
Hon listar tre tecken på att organisationen antingen bara uppfyller krav för att bli godkänd på revisionen respektive att faktiskt skapa en användbar omvärldsanalys:
Godkänd:
- Generiska intressenter och krav
- Ytlig analys
- Uppfyller kraven
Användbar:
- Specifika krav
- konkreta förutsättningar
- Styr verksamheten
Ledningssystemet kan enligt Anna-Lena Hellström visualiseras i en pyramid med mål på toppen, risker och möjligheter i mitten och med organisationens förutsättningar som grund.
– Det vanligaste misstaget är att utgå ifrån vad man tror att standarden säger i fråga om krav och inte sina behov eller verklighet. Generiska krav eller intressenter som ”lagkrav” och ”kunder” säger egentligen inte någonting om verksamheten – det skulle kunna vara vilket företag som helst. Då riskerar arbetet att bli irrelevant.
För att analysera de interna och externa förutsättningar på ett icke-generiskt vis utan faktiskt anpassat till verksamheten listar Anna-Lena Hellström ett antal förslag på interna och externa faktorer och frågor man bör ställa sig själv i analysen.
Interna:
- Människorna: Vilken kompetens har vi som jobbar här? Vilka är vi? Vilken motivation har vi?
- Infrastruktur: Var är vi verksamma? Hur är förutsättningarna, vilka risker/möjligheter finns det här?
- Produkt: Vilken höjd av komplexitet har produkten?
- Kunden: Vilken kundtyp har vi? Hur stor del av omsättningen fördelas mellan olika kundgrupper?
Externa faktorer:
- Marknad och affär: Vilken efterfrågan finns? Hur ser konkurrens och prispress ut?
- Lagar och krav: Finns nya lagar på gång? Ökad tillsyn?
- Teknik och utveckling: Digitalisering och automatisering? Nya arbetssätt?
- Samhälle och omvärld: Hur ser konjunkturen och politiken ut?
Generellt har många organisationer samma intressenter men ofta skiljer sig kravbilden som intressenterna har. Därför blir det enligt Anna-Lena Hellström spännande att följa vad kravbilden är för just er organisation, på det viset kan man identifiera konkurrensfördelar eller oupptäckta risker.
– Hur gör man sedan den här informationen användbar? För att ledningssystemet inte bara ska bli en pappersprodukt som ni visar upp för ledningen och vid externrevision, se till att tydligt prioritera vad vi behöver agera på NU och vad behöver vi göra sen. Sen måste man såklart vara uppmärksam på att den prioriteringsordningen kan ändras.
Meningen med omvärldsanalysen är att det ska leda till ett ledningssystem som är användbart och som synliggör risker och möjligheter som finns i verksamheten och inte bara på papper.
– Poängen är att vi ska gå från förutsättningar till förbättringar. Speglar analysen er verklighet? Då kommer systemet kunna användas och vara relevant. Är det så att ni har rutiner och instruktioner som ingen läser utan som ni bara visar upp för revisorer: ifrågasätt då ifall dessa instruktioner ska finnas kvar i det nuvarande formatet.
