Linda Hammarstrands 5 tips för effektiv förändringsledning: ”Sätt deadline på gnället”

Linda Hammarstrand, föreläsare med lång erfarenhet av att jobba med företagskulturer, ger oss ett scenario:

Tänk dig att du ska presentera två stora förändringar i din organisation, du ställer dig framför dina medarbetare och utbrister glatt att det nu är dags för några stora förändringar.

– Den enda responsen du kommer få då är hårbottnar som reser sig och medarbetare som söker blicken mot nödutgångarna, förklarar Hammarstrand.

– Hade jag i stället gått ut och sagt ”nu ska vi genomföra några av våra största förbättringar genom tiderna” då kommer det landa bättre. Ordet ”förändring” släcker medan ”förbättring” tänder.

”Passa och sörj gamla systemet, så begraver vi det på torsdag klockan 10. Efter det kör vi!”

Alla kan nog känna igen sig i att förändring kan låta och kännas lite otäckt. För att bemöta det krävs empati, små steg och deadlines.

– Säg till exempel att vi ska byta datasystem. Då kan man säga: ”vet ni, jag har gjort många systemförändringar och jag fattar att detta känns jättejobbigt. Det kommer kännas både lägligt och olägligt. Men passa på och gråt och sörj över systemet från 1970 så begraver vi det på torsdag klockan 10, och efter det kör vi!”. Då sätter man en deadline på gnället. För gnäll i sig är inte skadligt, bara när det övergår i ältande.

Men funkar det verkligen att sätta en deadline på känslor på det viset?
– Nja, jag förstår hur du tänker. Men hjärnan fungerar så där, den gör sig redo när den har en deadline att förhålla sig till vilket gör att det ofta funkar.

Förändringsledning enligt henne handlar om rörelsen mellan ”nuläget” till det ”önskade läget” genom att kombinera riktning, beteendeförändring och mänskligt engagemang.

– Mänskliga engagemanget kan jag aldrig få för lite av. Förändring, det är inte att flytta organisationen, det är att få människor att börja gå åt samma håll samtidigt.

Såklart är det lättare sagt än gjort. Som tur är har Linda Hammarstrand tre färdiga steg redo att förklara hur vi bäst kan ta oss från start till mål.

1. Riktning
   – Det finns tre dimensioner som det måste ske rörelse inom för en framgångsrik förbättring. Det första är att ha en tydlig riktning och en tydlig målbild. Fråga er helt enkelt – vart ska vi?
   
   I det första steget menar Hammarstrand också att det är viktigt att förankra målet genom att förklara varför förändringen sker och vad som kan hända ifall organisationen inte gör förändringsresan.
2. Förflyttning
   – Här ska ni ha era ”genom att”. Alltså hur förändringen ska gå till. Till exempel, ”vi ska öka våra marknadsandelar genom att”, ”vi ska sänka våra kostnader genom att”, ”vi ska utveckla våra medarbetare” eller ”genom att vi stärker relationen till våra kunder genom att”, och så vidare.
   
   Här är det heller inte bara strategin som måste förändras utan också beteenden, arbetssätt, ledarskap och strukturer – ”genom atta” alla era mål, berättar hon.
3. Människorna
   – Hur känns det att vara med om förändring? Förändring skapar ofta osäkerhet, motstånd, trötthet och till och med sorg. Därför måste ledare förstå att detta är ett naturligt och mänskligt sätt att reagera på och bemöta medarbetarna i det.
   
   Hur bemöter man bäst en person som känner att en förändring är jättejobbig?
   – Det enda sättet är genom genuin empati. Genom att visa att man vill dem väl, då blir dem benägna att testa. Ta det i små steg och sätt dig med personen och visa vilka steg som gäller denna vecka och gör medarbetarna behövda.

En skiljevägg mellan en framgångsrik företagskultur och en som inte är det, enligt Hammarstrand, stavas: V-Ä-R-D-E.

Alla medarbetare måste förstå vilket värde just de tillför med och varför dem är viktiga. Hon menar att det är en fundamental del i företagskulturen som också lägger grunden för effektiva förändringsprocesser.

Under sin tid på Stena introducerade hon därför vad som senare skulle kallas för ”stafettfilosofin”.

– När människor inte förstår vilket värde de tillför och vad deras arbete bidrar med så är det lätt att arbetet också känns meningslöst. Därför måste man måla upp organisationen likt en stor stafett: till exempel så kommer städaren på morgonen och gör rent för att kirurgen sen kommer och tar över stafettpinnen och gör sitt jobb. Men utan alla i kedjan blir det ingen operation. All har ett värde som de tillför under sin sträcka.

Enligt Linda Hammarstrand finns också en annan osynlig skiljevägg i våra organisationen å den ena sidan har varje medarbetare ett ansvar: en arbetsbeskrivning och ett mål. Å andra sidan har varje medarbetare också saker som de bidrar med utanför det ansvaret så som en bra stämning, idéer eller lojalitet till företaget.

Det magiska ordet…

– Ansvarsdelen skapar prestationen i bolaget medan bidragsdelen skapar kulturen. Det är viktig att vara medveten om dessa uppdelningar för en effektiv förändringsledning då de är grundbultar till en bra kultur där alla medarbetare känner sig behövda. Vilket i sin tur krävs för en så effektiv förändringsledningsprocess som möjligt.

Enligt Linda Hammarstrand får man heller inte glömma det magiska ordet: tack.

– Tacka alla som går ett steg i rätt riktning. Positiv förstärkning är så viktig och förankrar positiva beteenden. När en ledare börjar berömma sina medarbetare: tack för omtänksamheten igår, tack för nyfikenheten, bra jobbat vi gick ett steg till igår. Då händer något och organisationen får ett fokus på ”good stories” i stället för allt negativt.

– Allt är svårt innan det är lätt. Vi vet att vi inte kan springa alla sträckor. Vi är inte gjorda för att kunna allt. Men vi är gjorda för att arbeta tillsammans. Och med det sagt, du behöver inte vara bra för att börja. Men du måste börja för att bli bra.