Så behåller du energin i förändringen – gör färre saker

Det finns flera myter om förändring, berättar han. Utöver idén om att den måste gå fort och kräver multitaskande arbetslag finns det också en etablerad föreställning om att förändringsprocesser är tillfällen av undantagstillstånd i en annars konstant stabilitet.

– Jag skulle vilja vända på det synsättet. Idag behöver vi istället se på förändring som normaltillståndet, men för att det ska fungera behöver vi stunder av förutsägbarhet och stabilitet för att orka hantera alla nya intryck. Förändringen är ständig – men den är inte accelererad, säger han.

Hur organisationer ser på processer, roller och arbetssätt bygger fortfarande på att vardagen kommer att vara pålitlig. Samtidigt visar samhällsutvecklingen gång på gång att den inte alls går att förutse.

– Vi tvingas numera leva i ett konstant flöde av nya system och nya krav, parallellt med att den ordinarie verksamheten pågår. De organisatoriska strukturerna hänger inte med i vår nya tidsålder, säger han.

Människor mår generellt sett inte bra av att befinna sig alltför länge i ovisshet, förklarar Jonas Fasth. Det beror på att vår kognition fungerar bättre när vårt utgångsläge är präglat av stabilitet.

– Vi är kodade att försöka spara energi, för vårt välmåendes skull. Därför vill vi ha trygghet omkring oss och inte behöva lägga en massa energi på att hela tiden lära om och lära nytt. Men eftersom omvärlden är i ständig förändring uppstår ett organisatoriskt glapp här, säger han.

Så hur ska man då lura vårt eget system för att kunna förhålla oss till den bistra verkligheten?

– En gemensam nämnare hos verksamheter som lyckas med detta är att de inte har för många parallella initiativ. På så sätt orkar man faktiskt förverkliga det man tar sig an, säger han och tillägger:

– Hos trötta organisationer ser man det motsatta. Det pratas så pass mycket om alla initiativ som måste ske samtidigt att energin att genomföra dem till slut försvinner. Jag brukar säga att en framgångsfaktor i förändringsarbetet inte är att göra mer – det är att göra mindre.

Vad ska vi göra mer av och vad ska vi göra mindre av? Det är de två viktigaste frågorna en verksamhetsutvecklare behöver besvara inför att en förändring ska drivas igenom. Det frigör nämligen resurser, så att genomförandet överhuvudtaget blir realistiskt.

En annan framgångsfaktor i förändringsarbetet är att närstudera hur verksamheten arbetar kring beslut och varför.

– Det kan vara så att man har fattat beslut i en fråga, och så kommer frågan ändå upp på dagordningen igen. Gruppen tänker då: ”Men vänta, har vi inte redan fattat beslut om detta?” Jo, det hade de nog, men de mäktade helt enkelt inte med att genomföra det, säger Jonas Fasth.

Där och då behöver verksamheten undersöka vad som skapar organisatorisk trötthet och varför de goda intentionerna inte når hela vägen fram.

– Vi behöver gå bort från att tänka system och tänka mer på relationer. Vi kanske inte primärt ska bedöma chefer utifrån tempo och leverans, utan snarare titta på vilken förmåga chefen har att reglera tempot i gruppen, säger han.

Han minns tillbaka på ett samtal han överhörde på en tidigare arbetsplats som genomgick en stor förändring i slutet av 90-talet. Vd:n diskuterade framtiden tillsammans med styrelsens ordförande. Jonas Fasth hörde endast ett brottstycke av samtalet, men meningsutbytet satte spår.

– Ordföranden sa: ”Vad gör vi nu? Vad är nästa grej?”, varpå vd:n svarade: ”Men herregud, de måste ju få andas lite?” Den kommentaren gäller i högsta grad idag. När kaoset är det nya normala måste vi kunna garantera kortare stunder av stabilitet. Annars kommer vi aldrig att nå våra mål.