Effektivitet är en kritisk komponent i varje ledares verktygslåda, både för den personliga framgången och organisationens överlevnad. Ingrid Hegg är en erfaren effektivitetskonsult som har specialiserat sig på att arbeta med ledare och chefer på hög nivå. Hon märker suget efter information om hur man blir effektivare och vet var hon tycker att man ska börja om man vill skapa en mer strukturerad och organiserad arbetsdag åt sig själv.
Effektivitetsskolan: Förbättra din struktur och bli effektivare med din tid
Personligt Hjärnan är nyckeln till ett effektivare liv. Lär dig hur den funkar och hur du bäst utnyttjar dess fantastiska kapacitet.
Någonting är fel
Läs vidare – starta din prenumeration
– Du ska börja med att utgå från din hjärna, säger hon glatt. Din fantastiska hjärna!
Tips för att
Ta hand om din hälsa och bli effektivare
Sömn: God sömn är kritiskt för din förmåga att tänka klart och fatta kloka beslut. Under sömnen reparerar och organiserar hjärnan och du får ordning på informationen.
Motion: Regelbunden fysisk aktivitet stärker inte bara kroppen utan även hjärnans funktioner. Motion förbättrar tillgången till arbetsminnet och främjar inlärning. Det är en avgörande del av livsstilen för att upprätthålla hög prestanda.
Stresshantering: Att hantera stress genom välplanerade pauser och tekniker som mindfulness eller meditation är nyckeln till att bibehålla en hög arbetskapacitet utan att hamna i utbrändhet.
Pauser: Planera för pauser och undvik möten som varar längre än 50 minuter utan avbrott. Regelbundna pauser motverkar mental trötthet och bevarar energin.
Planera dagen efter hjärnkapaciteten: Att aktivt välja när på dagen man ska utföra krävande uppgifter, baserat på när man är mest alert och effektiv, är ett sätt att optimera sin prestation. För många är detta oftast under förmiddagen.
Digital detox: Minimera störningar från mobiltelefoner och andra digitala enheter genom att ställa in ”stör ej”-lägen under tider av intensivt arbete. Det skyddar mot onödiga avbrott och bidrar till djupare fokusering.
Källa: Ingrid Hegg
Effektiviteten börjar alltså i hjärnan, och det finns några saker som kan vara bra att veta om den:
Din hjärna utgör bara två procent av din kroppsvikt men den drar upp till 20 procent av din energi. Den äldsta delen, ”reptilhjärnan”, drar ingen energi alls. I den näst äldsta, däggdjurshjärnan, är dina vanor och rutiner lagrade. Den drar inte heller mycket energi. Allt du kan göra på rutin är alltså oerhört energibesparande.
Och till sist har vi då den senast utvecklade delen av människohjärnan: frontalloben.
– Där sitter dina exekutiva funktioner. Den drar extremt mycket energi, förklarar Ingrid Hegg och fortsätter:
– Därför är det oerhört viktigt att ta regelbundna pauser när du ägnar dig åt koncentrationskrävande uppgifter, för att behålla din skärpa. När jag föreläser så brukar jag inte föreläsa längre än 50 minuter i sträck och sen tar jag paus.
Lista
Toppchefernas prioriteringsmodell i 5 steg
- Granska listan. Är allt på den av kritisk betydelse?
- Sortera. Vad kan du delegera eller outsourca? Vad behöver göras i dag, vad kan vänta till nästa kvartal?
- Få ett klarare sinne. Ta en promenad, meditera, lös ett korsord eller annat. Låt ditt undermedvetna göra sitt jobb.
- Återbesök sorteringslistan med nya ögon och gör viktade prioriteringar.
- Utför.
Källa: Forbes Magazine/Ingrid Hegg
Hon rekommenderar Pomodorotekniken, en enkel arbetsmodell där du bryter upp arbetspasset i 25-minutersintervaller med en kort paus emellan. Den är inte minst bra för uppgifter som du gärna skjuter på.
– Det måste ju inte vara just 25 minuter. Om du har en jobbig uppgift så kan du säga till dig själv att ”jag gör det här bara i tio minuter eftersom jag tycker att det är så jobbigt”. Och efter tio minuter så tänker du kanske ”det här var ju inte så tråkigt”. Då kan du hålla på ett tag till. Du ska dock inte hålla på längre än en och en halv timme i sträck, för då blir din hjärna rejält trött.
Fem enheter åt gången
En sak att ha koll på är att hjärnan gärna tänker i bilder och system. När du vill komma ihåg viktiga uppgifter och hålla en struktur kan du därför använda dig av en bild för att få överblick över hur du ska disponera din tid under dagen. Ingrid Hegg föreslår en lika enkel som effektiv tankefigur: det klassiska skolschemat.
– Använd schemat som en bild av din tid, tipsar hon. Med tidsblock för alla uppgifter som hjälper dig att förhålla dig till din tid. Det är ett bra strukturknep.
Sedan finns det vi kallar för arbetsminnet. Ingrid Hegg refererar till den amerikanska psykologen George Miller som utvecklade minnesteorin ”The magical number seven”. Han utgick från att man hade plats för sju minnesenheter i arbetsminnet.
Om
George Millers minnesteori
George Miller var en amerikansk psykolog och pionjär inom kognitiv psykologi. I sin artikel från 1956, ”The Magical number seven, plus or minus two: Some limits on our capacity for processing information” beskrev Miller hur det mänskliga arbetsminnet har en begränsning i kapaciteten att hålla information. Han föreslog att vi kan hantera ungefär sju (plus eller minus två) ”chunks” eller enheter av information samtidigt.
Vad menas med ”chunks”? Chunks refererar till grupperade enheter av information som kan bestå av siffror, ord eller andra sammanhängande data. Genom att gruppera information i chunks kan vi utöka vårt arbetsminnes kapacitet och hantera mer information än vad de initiala gränserna tillåter.
Varför är Millers teori viktig? Millers arbete är fundamentalt för vår förståelse av minnets begränsningar och har djupgående implikationer för utbildning, design av användargränssnitt, och minnesträning. Hans teorier har hjälpt forskare och praktiker att bättre strukturera information så att den blir lättare att komma ihåg och använda effektivt.
– Nu säger man fem enheter. Och det är ganska konstant. Man kan utöka det lite, men ditt arbetsminne är det minne du använder större delen av din vakna tid, säger Ingrid Hegg.
Föreställ dig att du går och handlar, men har glömt inköpslistan hemma. Är det inte fler än fem saker på listan kan du troligen komma ihåg dem när du är i affären. Men tänk om det händer saker under tiden som pockar på din uppmärksamhet? Risken är stor att du då börjar glömma det du skulle behöva komma ihåg för att slutföra uppgiften.
Lite så fungerar det med arbetsminnet när det utsätts för ständiga avbrott, understryker Ingrid Hegg.
– Därför vill jag råda alla ledare att ta bort alla pling och plång som inte är livsnödvändiga i tillvaron. De här onödiga avbrotten stör ditt fokus och kostar massa tid och energi. Det är en massa ställtid och din hjärna kan inte multitaska. Den kan bara ha en process åt gången.
Kort och gott: När du ska göra något viktigt och fokusera så gäller det att stänga av bruset. Bort med aviseringar i Teams och telefonen.
– Möjligen kan du vara tillgänglig på sms i händelse att det är något akut.
Gör
Pomodorotekniken
- Välj en uppgift.
- Ställ en timer på 25 minuter.
- Arbeta fokuserat tills timern ringer.
- Ta en 5-minuters paus.
- Upprepa fyra gånger, ta sedan en längre paus (15–30 minuter).
Sömnen gör susen
Och glöm alltså det här med att multitaska. Att göra en sak i sänder är melodin, enligt Ingrid Hegg.
– Faktum är att det tar längre tid att multitaska. Det blir sämre kvalitet och dessutom betydligt stressigare. Det finns ingen poäng med att jobba så. Att ta en sak i sänder stärker ditt fokus.
Till sist: sov gott och dela upp uppgifterna så att de kreativa utförs på eftermiddag och kväll, och de koncentrationskrävande sakerna på morgonen.
– Din hjärna är som piggast på morgonen, understryker hon. Och det beror ju på att du har sovit.
Sömnen är en viktig och komplex process, där den lilla bibliotekarien i hjärnan städar och organiserar, reparerar hjärnan och sorterar in information på rätta ställena.
– Somliga frågar mig om det är skillnad mellan morgonmänniskor och kvällsmänniskor. Då säger forskarna att det spelar ingen roll när du vaknar. Din hjärna är piggast på förmiddagen. Det är den bästa tiden för svåra komplexa uppgifter som kräver hjärnkapacitet.
Därför bör man inte heller lägga tid på att kolla mejl på morgonen, eller boka in möten.
– Då kan det hända att du slösar bort din bästa tid på saker och ting som inte kräver så mycket koncentration egentligen. Morgonen är ju din tid för fokusuppgifter!