7 vanliga mötesmisstag – och hur du slipper dem

– Som mötesledare är det viktigt att alltid vara tydlig med mötets syfte: är det information, diskussion eller ska vi fatta beslut? Om inte deltagarna vet vad som gäller blir mötet lätt otydligt och stressande för alla inblandade, säger Lasse Frisk.

– Samma sak gäller med involvering och tidsåtgång. Alla deltagare har rätt att i förväg veta vad som förväntas av dem när de kommer till mötet, hur mötets struktur ska se ut och hur lång tid varje punkt ska ta. Tydliggör detta redan i kallelsen och även när mötet börjar.

Sätt upp tydliga regler

Det är också viktigt att alla ser till att vara punktliga, se till att tekniken fungerar och att mötesledaren har koll på agendan. Organisationer bör även sätta upp tydliga mötesregler, om man ska ha pauser, om mobilen ska vara avstängd eller inte eller om det som sägs ska stanna i rummet, till exempel.

Till syvende och sist är möten en arbetsmiljöfråga, poängterar Lasse Frisk.

– Varje dag hålls möten där de kallade inte känner att de har tid att delta, eller vad syftet är, men går ändå. Sen måste de jobba i kapp med sitt ordinarie jobb på kvällar eller helger vilket skapar stress. Där måste chefen tänka till och se över vilka som faktiskt ska vara med och inte kalla folk av slentrian eller för att man tror att de vill vara med.

Öka engagemanget

För att skapa större engagemang för ämnena som tas upp på mötena är det viktigt att medarbetarna får vara med och delta. Generellt ska mötesledaren max använda 20 procent av tiden och deltagarna får utrymme att själva använda resterande 80 procent. Det är också bra att inte falla in i samma roller vid varje möte.

– Som chef är det lätt hänt att falla in i rollen som mötesledare, men varför inte testa att byta roller ibland och låta en medarbetare leda mötet? Det är både utvecklande för medarbetaren och kan göra att återkommande möten känns mer levande för alla.

Man kan även använda sig av ”incheckning” på mötet för att alla ska känna sig inkluderade och involverade.

– Se till att alla har sagt något inom de första sju minuterna. Då signalerar du att alla förväntas vara med, säger Lasse Frisk.

För att motverka att slösa tid på frågor som inte står på mötesagendan rekommenderar Lasse Frisk att använda en P-ruta.

– Jag kallar det ”ramglidning”, när mötet har glidit utanför den tänkta ramen. Då är det bra att ha förberett en parkeringsruta på en whiteboard eller liknande där viktiga frågor som inte hör till mötet antecknas och parkeras. Sen gör du tydligt i slutet av mötet vem som tar ansvar för det som noterats och när ni ska ta upp dessa frågor, vid ett nytt möte.