Experternas sex tips inför återgången till hybridkontoret

Sofia Edholm som är Digital Workplace Strategist ser att etableringen av så kallade hybridkonor,  som är en blandning av distansarbete och kontorsnärvaro,  är en trend som pågått under flera år.
– Egentligen handlar det om att arbetet inte är en plats utan något som vi gör. Och för att genomföra hybridkontoret så måste man ju ha rätt teknik på plats. Du behöver även ha en kultur som stödjer och tillåter ett flexibelt arbetssätt – samt ett ledarskap i organisationen som stöttar ett flexibelt arbetssätt. Och då kommer ju frågan om vad kontorets funktion egentligen blir, säger hon.

Bättre resultat

För att fortsätta vara en attraktiv arbetsgivare tror hon tror att många branscher kommer få ta till sig flexibla arbetssätt. Men också på grund av att många upplever att både fokus och produktivitet ökar.

– Många vittnar om att de får ett bättre resultat, inte bara på grund av ökat välmående hos de anställda. En av de största fördelarna som vi ser nu är en reducerad restid, vilket gör att man får mer gjort, får mer tid till familjen eller exempelvis till att hinna träna, säger hon.

Största utmaningen handlar om det sociala
Men med hybridkontoret måste man samtidigt ha en strategi för hur man håller ihop verksamheten och dess kultur även när personal inte ses fysiskt.

– Den största utmaningen som vi ser handlar om det sociala på olika sätt. Många säger att de upplever ensamhet och isolering. Det finns studier som pekar på svårigheter kring samarbetet – då handlar det framför allt om samarbete som går över organisatoriska gränser, som kompetensdelning och innovation, säger Sofia Edholm.

Relationsbyggande aktiviteter viktigt

Hemma kan man inte heller ta ett kort snack vid kaffemaskinen.

– Vi tappar det verkligt jobbrelaterade sociala som får oss att känna engagemang och tillhörighet, och det där är frågor som jag tror att många kommer att behöva tänka till lite omkring. Och jag tror ju också att just de här relationsbyggande aktiviteterna kommer att vara en viktig del för kontoret – att vi på något sätt kan ses fysiskt och vara människor, säger hon.

Utmaningar med hybrid

Men det finns också vissa baksidor med den nya hybridkontoret. De handlar dels om glappet mellan det gamla och det nya. I möten där tre personer är med på länk och de andra sitter tillsammans så upplever användarna att de får en sämre interaktion jämfört med om alla är online i ett möte eller när att alla är på plats i ett rum.

– En annan sak som har kommit fram är att om man befinner sig i en hybrid och det kommuniceras fysiskt på plats så finns inte den informationen i de digitala kanalerna – att jämföra med om alla använder de verktyg som finns för att kommunicera. Här kommer det att behövas spelregler så att rätt information kommer till rätt personer när vissa inte är på plats, säger hon.

Hon ser också att man kommer att behöva säkerställa att företagets chefer har kunskapen för att leda team på distans, och SofiaEdholm  ser gärna att de skickas på en utbildning. Det handlar bland annat om hur man sätter och följer upp mål, att medarbetarna kan leda sig själva, hur man åstadkommer resultat.

– Jag tror att det blir jätteviktigt att en organisations strategi också ska sättas utifrån ett psykosocialt välmående-perspektiv, så att man inte glömmer bort aspekten kring vad som förväntas av mig som chef och vad som förväntas av mig som medarbetare, säger Sofia Edholm.

Inte tvinga folk

Henrik Byström, affärsområdeschef Modern Work & Microsoft 365 konstaterar att det är en kulturresa som nu har exploderat, och att det vore helt fel ansats att efter pandemin försöka tvinga tillbaka folk till kontoret.

– Det man vill göra är ju att skapa ett attraktivt kontor som folk vill jobba på istället för att tvinga in folk. Kontoret ska tillföra ett värde för mig i mitt arbete, och då kommer jag att vilja vara där. Då blir man också en attraktiv arbetsgivare, säger han.

Med Teams har Microsoft spelat en av huvudrollerna i arbetsplatsernas omställning under pandemin. Men bolaget ligger även långt framme i sitt eget arbetssätt där de arbetar med hybridkontoret som koncept. Redan 2012 byggde Microsoft i Sverige om till ett aktivitetsbaserat kontor – och 2020 tog de ännu ett stort kliv med sitt nya kontor i centrala Stockholm, som är avsevärt mycket mindre till ytan.

– Sedan 2012 har vi haft ett antal vd:ar där inte alla var vana vid att vara fanbärare för det aktivitetsbaserade kontoret, men de har fått lära sig – och alla är i dag helt övertygade om att det här är det mest framgångsrika sättet att jobba på, säger Henrik Byström.

Planera efter behov

Han berättar att cirka 600 personer är knutna till Stockholmskontoret, och under pandemin är de som mest cirka 180 medarbetare i lokalerna samtidigt. För att skapa det aktivitetsbaserade kontoret så behöver man enligt Byström titta på tre olika aspekter: Teknik, plats och människa.

– Människor har olika behov – de behöver mötas, de behöver vara kreativa, kunna ha möten, samarbeta eller bara sitta och fokusera på sig själva. De kan också ha andra behov, funktionshinder, har läs- och skrivsvårigheter eller att de inte kan språket så bra, säger han.

Microsoft får många frågor kring vad man bör ha för strategier för hur det kommer att se ut efteråt pandemin och hur man ska rigga kontoren. Han pekar på att det behövs en helhetssyn på hur man knyter ihop både den fysiska arbetsplatsen med tekniken.

Planera ytor efter behov

Hur ska man då rigga det moderna kontoret? Det man behöver göra är att titta på vilka behov man har i sin verksamhet.
– Vi på Microsoft, som är ett sälj- och marknadsbolag, har väldigt mycket samarbetsytor, en del fokusytor, mötesytor, och vi har mycket ytor för externt samarbete med våra kunder och partners. Det är viktigt för oss, säger han.

Tre tips från Sofia Edholm

1. Sätt en strategisk riktning för hur flexibelt arbete ska ske i den här organisationen. Ställ de tre frågorna: Har vi tekniken på plats, har vi kulturen på plats och har vi ett ledarskap som stöttar det här?
2. Se till att utbilda och rusta era chefer i ledarskap på distans, och ta ut en riktning för hur de ska sätta sina team. Hur kan ledarna hjälpa de anställda med att självleda sig?
3. Man behöver fundera på vad som är kontorets roll. Varför har vi det, vad är viktigt för oss? Var ska det ligga? Vad behöver vi för yta, och vad är det för aktiviteter som kommer att ske på kontoret

Tre tips från Henrik Byström

1. Etablera en strategi i ledningsgruppen kring en fullständigt aktivitetsbaserad arbetsplats, så att alla förstår vad värdet är och hur man ska ta hand om det här.
2. Starta ett förändringsprogram, så att man fångar upp det som är svårt men också puffar på det som man vill ska hända, och att man successivt hjälper medarbetarna, för det är mycket som man ska lära sig på resan.
3. Man behöver fånga upp en modern teknik. Det ska vara bra wifi-uppkopplingar överallt, medarbetarna ska ha bra hårdvara i händerna, gärna att man kan jobba interaktivt, att man har de här molntjänsterna utrullade så att man kan mötas och samverka oavsett var man är någonstans.