Så får du ut mest av konsulten

Förändringsarbete För att komma loss med förändringsarbete kan det ibland vara smart att ta in hjälp från någon utanför verksamheten. Här är fem steg som visar vägen till ett lyckat samarbete.

1. Förberedelse

Att göra ett ordentligt förarbete lönar sig alltid. Grundfrågan är varför? På vilket sätt ska förändringen ge effekt? Handlar det om att skapa nya affärer, öka lönsamheten eller hitta nya arbetssätt? När du vet målet med projektet behöver du skaffa dig kunskap om vilka problem det finns, hur behovet ser ut i verksamheten och vilka förändringar som behöver göras.

I förstudien är det viktigt att skaffa sig en komplett bild av verksamheten. Prata inte bara med ledningen, utan ta redan på hur alla som berörs ser på situationen. Var öppen för andra perspektiv. Kanske finns det flera olika utmaningar och hinder på vägen som leder framåt.

Genom att involvera medarbetarna redan i förstudien bygger du också upp för att fler engagerar sig och tar ansvar för den kommande förändringen.

2. Strategi

Med alla fakta framme så kan du skapa dig en kartbild att navigera utifrån. Hur ser terrängen ut? Vilka resurser finns det i verksamheten i form av kompetens? Finns det tid? Vad händer i övrigt i verksamheten? När är bästa tajmingen för att sätta igång arbetet?

Utgå från målet och lägg upp arbetet i etapper. Vilka insatser krävs det, hur ska arbetet prioriteras? Vad kan ni göra själva och var ska ni ta in hjälp?

Var beredd att omvärdera och ifrågasätta uppdraget utifrån helhetsperspektivet. Utgå från syftet med förändringen och var ärlig med det som kommer fram i inventeringen av verksamheten. Behövs det andra åtgärder än du först trodde? Se till att tidsplanen är realistisk.

Se upp: Det är livsfarligt att dra igång ett förändringsarbete som bara rinner ut i sanden. Rädslan är ett stort hinder i en förändringsprocess och det gäller inte minst ledningen. Säkerställ att ledningen är redo att ta itu med underliggande konflikter och missnöje.

3. Ta hjälp

Ibland är det lättare för en utomstående att se helheten och peka ut hinder som verksamheten gärna blundar för. Därför kan det vara smart att ta in hjälp redan i förstudien. För att säkerställa att konsulthjälpen ger effekt i det långa perspektivet är det viktigt att låta konsulten få vända på alla stenar och skapa sig en egen bild av vad som måste göras.

Att hitta rätt konsult är lika viktigt som att hitta rätt medarbetare. Fundera över vilken kompetens och erfarenhet som behövs för varje del i processen, från förstudie till implementering av de åtgärder som ska leda fram till målet. Vilka färdigheter är viktiga i just det här projektet? Handlar det om att vara bra på strategi eller att vara bra på att skapa engagemang hos medarbetarna? Titta på referenscase. Har konsulten gjort något liknande tidigare? Fråga andra i ditt nätverk som arbetat med konsulten för att ta reda på styrkor och erfarenheter, men även svagheter.

Det viktigaste, förutom kompetens och erfarenhet, är att du känner förtroende för konsulten. Och att det är en person som är ärlig och engagerad i uppdraget.

4. Säkerställ kvaliteten

Två saker är viktiga för att lyckas; en realistisk plan och realistiska förutsättningar. Genomför regelbundna avstämningar med konsulten som håller i projektet och med dem i organisationen som är involverade. Hur fungerar relationen? Följer vi den planerade rutten? Håller tidsplanen?

Se upp med att förutsättningarna förändras. Dyker det upp något nytt, oväntat i projektet? Har någon av nyckelspelarna slutat eller släppt sitt ansvar till någon annan? Har omvärlden förändrats på ett sätt så att det ändrat förutsättningarna för att nå målet?

Om du använt dig av en annan konsult i förstudien än den som anlitas i efterföljande steg, dra gärna nytta av den personen för att kvalitetssäkra genomförandet av projektet.

Dra i bromsen direkt om samarbetet inte fungerar eller om förutsättningarna förändras radikalt. Förtroende och tillit gäller från båda håll.

5. Tänk långsiktigt

Att medarbetarna förstår sin egen roll och ser hur de kan bidra är en viktig nyckel för att förankra förändringen i verksamheten. Se till att bygga upp verksamhetens förmåga att på egen hand hantera liknande situationer i framtiden. Ständiga förbättringar där alla medarbetare är förbättringsgeneraler är avgörande för att verksamheten långsiktigt ska kunna möta ökad konkurrens och kundernas krav och förväntningar.

Utvärdera och värdera vad arbetet gett. Har ni nått målet? Vad blev nyttan? Ta vara på erfarenheter, både det som funkat bra och dåligt, och dokumentera det till nästa projekt.

Lars Aspling: ”Slarva inte med förstudien”

Kvalitetsmagasinet

Kvalitetsmagasinet Premium

Full tillgång till strategiska artiklar och smarta verktyg för bland annat verksamhetsutveckling, kvalitetssystem och ledarskap.