Forskaren: Starten viktig för jobbtrivseln

– Det är inte ovanligt att första tiden präglas av stress och osäkerhet kring den egna rollen och kompetensen i kombination med en rädsla för att inte passa in och inkluderas i gruppen, säger Elin Frögéli, legitimerad psykolog och postdoktor vid Karolinska Institutet.

Utmaningar och framgångsfaktorer

Tillsammans med Petter Gustavsson, professor i psykologi, har hon i forskningsprojektet Onboarding 2.0 undersökt utmaningar och framgångsfaktorer vid introduktion av nya medarbetare i arbetslivet. 

Projektet bygger på flera olika delstudier. Bland annat en där man följt 250 nya medarbetare från sista veckan på sin utbildning och därefter veckovis under första kvartalet på första jobbet efter examen. I en annan har 750 handledare som instruerar nya medarbetare samt närmare 550 chefer och HR-representanter tillfrågats via enkäter om deras erfarenheter av onboarding. 

För en lyckad process för onboarding är någonting som gynnar båda parter – både den som rekryterar och den som rekryterats, betonar Elin Frögéli.

– En bra start på nya jobbet ger positiva konsekvenser på lång sikt. Om man över tid får vägledning i sina arbetsuppgifter och känner att man blir inkluderad i gruppen minskar risken för att senare drabbas av stressrelaterad ohälsa. Ju mer etablerad man blir, desto högre blir arbetstillfredsställelse, prestation och intention att stanna kvar länge i nya rollen, säger hon.

Fem fundament

Hur ska då företag och organisationer gå till väga med introduktion och inskolning av nya medarbetare? I projektet Onboarding 2.0 har forskarna identifierat fem fundament för lyckad onboarding. 

1. Visa förståelse för nya medarbetares utmaningar.

En förståelse för nya medarbetares situation utgör grunden för en lyckad onboarding. Som ny på jobbet har man att navigera i en helt ny värld med nya lokaler, nya kollegor och nya arbetsuppgifter, vilket kan skapa en känsla av vanmakt, vilsenhet och otillräcklighet. 

– Det som är rutin för kollegorna kan uppfattas som svårt eller obegripligt för den som är nyanställd, säger Elin Frögéli.

Som nyanställd kan man också känna en osäkerhet kring det sociala samspelet. Tycker kollegorna att jag är okej? Hur privat ska man vara? Fikar man tillsammans?

– Den första tiden präglas av stress kring såväl den egna kompetensen och förmågan att prestera som rädslan för att inte passa in i gruppen, förklarar Elin Frögéli.

2. Skapa en vision kring onboarding som genomsyrar hela verksamheten.

Det är viktigt att det finns en förståelse för nya medarbetares utmaningar på alla nivåer i organisationen – från ledning, via HR, till första linjens chefer och den nya medarbetarens arbetskamrater. Alla måste ha en samsyn och gemensam vision kring vikten och värdet av att stötta nya medarbetare i deras hantering av de utmaningar de möter.

3. Inrätta ett stödjande lärandeklimat.

Sätt fokus på lärande mer än på prestation under den första tiden i nya arbetet. Skapa förståelse för uppdraget genom information om arbetsprocesser och rutiner, hjälp till att planera och prioritera och ge feedback på utfört arbete. Avsätt tid för en strukturerad avstämning av hur medarbetaren fungerar i den nya rollen. 

4. Utse en handledare som tar hand om den nya medarbetaren.

Handledaren i form av en särskilt uttalad person lyfts fram som en viktig kugge i processen. Denne har bland annat till uppgift att dela information, visa på nya perspektiv, ge feedback och stöd som kan främja den nya medarbetarens lärande och etablering i den nya arbetsgruppen.

Att handledaren får avsätta tillräckligt med tid för handledning skickar tydliga signaler till nya medarbetare om att de är ett värdefullt inslag i arbetsgruppen. 

– Tyvärr pekar vår studie på att många handledare inte får tillräckligt erkännande. De saknar tillräckligt med tid för förberedelser och får ofta arbeta utifrån oklara förväntningar på den egna rollen, säger Elin Frögéli. 

5. Bygg upp ett kontinuerligt förbättringsarbete.

Se till att kvalitetssäkra onboardingstrategin genom att kontinuerligt utvärdera, förbättra och uppdatera de strategier och insatser som ingår så att de svarar upp nya medarbetares behov. Vad fungerar och vad fungerar inte? Finns bra verktyg som till exempel checklistor? Tidsplaner för introduktion?

Balans i stressnivåer

Enligt Elin Frögéli bygger alla insatser inom onboarding på förståelse för nya medarbetare och vad som kan göras för att underlätta för dem.

– En viss grad av stress kan visserligen ge energi och främja lärande. Men vid för höga nivåer begränsas förmågan att ta in och bearbeta ny information på ett effektivt sätt. Därför måste det finnas en sund balans för att den nödvändiga lärandeprocessen ska kunna ta plats och den nya medarbetaren ska känna arbetstillfredsställelse, avslutar hon.