Från kaos till bästa arbetsplats

Det hör till ovanligheterna att ett äldreboende utses till bästa arbetsplats. Men det är just det som Lillekärrs Äldreboende i Hisings Kärra lyckades med, tack vare ett framgångsrikt förbättringsarbete.

När Carina Petersson blev chef för Lillekärrs Äldreboende år 2001 kunde nog ingen föreställa sig att verksamheten bara fem år senare skulle utnämnas till Sveriges Bästa Arbetsplats av tjänstepensionsföretaget Alecta. Kanske inte ens hon själv. Hon tog över en kaotisk verksamhet som inte bara uppvisade ett ekonomiskt underskott på en miljon kronor utan även hög sjukfrånvaro och medarbetare utan entusiasm för sitt arbete.

– Det var en röra utan dess like. Det fanns ingen struktur, inga rutiner eller arbetsplatsträffar. Medarbetarna gick till jobbet bara för lönens skull, de tog inget ansvar och arbetsglädje syntes inte till på lång väg, berättar Carina Petersson.

Med andra ord stod hon inför en stor utmaning. Hon insåg att det krävdes ett snabbt agerande och det första hon gjorde var att utse en kvalitetssamordnare. Tillsammans utbildade sig båda på Institutet för Kvalitetsutveckling, SIQ, och blev examinatorer för utmärkelsen Svensk Kvalitet. Med utbildningen i bagaget satte de igång med förbrättingsarbetet på Lillekärrs Äldreboende.

Psykiskt sjuka patienter

Lillekärrs Äldreboende är en stor verksamhet som består av åtta olika enheter med sammanlagt 93 boende. De boende är mestadels personer över 65 år som har en psykisk sjukdom eller ett missbruk som bakgrund. Två av enheterna är korttidsavdelningar där patienterna kan vara lite blandade, vissa har en demensjukdom och väntar på en plats på ett annat boende och vissa vistas där för växelvård för avlastning av anhöriga. Kort sagt är Lillekärrs Äldreboende en mycket krävande verksamhet.

Carina Petersson har själv en bakgrund som sjuksköterska och vet hur viktigt det är att hela tiden vara närvarande i verksamheten. Ett av målen var att få de anställda att bli delaktiga i verksamheten och att få dem att se vilka behov det finns. Carina Petersson tror att det är viktigt med en platt organisation där de anställda är involverade i besluten, men när hon började att möblera om i verksamheten blev det inga hurrarop hos de anställda.

– Det var katastrof. De tyckte nog inte om mig på ett år och trodde att jag inte var klok, skrattar Carina Petersson. Men jag visste vad de gick igenom och de hade ju inget att jämföra med. De flesta hade jobbet här i 20 till 25 år och kanske var de lite rädda för förändringar.

Sätta upp ramar

Men hon lät sig inte avskräckas av de negativa reaktionerna och började att sätta upp ramar, skapa rutiner och införde regelbundna möten för att få ett forum där alla kunde prata med varandra. Hon satte också upp mätbara mål, förutom kommunstyrelsens och nämndens mål sätter medarbetarna på varje avdelning även upp egna, specifika mål, och alla förändringar förankrades hos de fackliga företrädarna.

På mötena tog hon även upp värdegrund och visioner för verksamheten och helt plötsligt fick de en dialog på äldreboendet. Medarbetarna började bidra med egna förslag för att förbättra verksamheten och de tog eget ansvar. Delaktigheten ökade också genom att man utsåg ombud för stora delar av verksamheten, exempelvis ombud för hälsa och trädgård.

– De insåg nog att det inte var farligt och att förändringarna handlade om förbättringar som alla hade nytta av, säger Carina Petersson.

Minskade kostnader

Ett problem var fortfarande den dåliga ekonomin, men snabbt upptäckte Carina Petersson att verksamheten slösade bort mycket pengar på fel saker, exempelvis tvätt. Äldreboendet köpte tvättjänster för 55 000 kronor, idag är den kostnaden reducerad till 15 000 kronor. I stället för att använda servetter till vardags använder man vanligt hushållspapper. Listan på liknande exempel är lång och till slut blev det en stor summa som verksamheten lyckades spara. Varje avdelning har också en egen budget som följs upp regelbundet. Resultatet är att Lillekärrs Äldreboende kunde samla på sig två miljoner kronor på en så kallad ”bankbok” – nämndens pengar som är avsatta för Lillekärrs äldreboende.

En del av de sparade pengarna investerades i friskvård, bland annat åker personalen på spa två gånger om året och verksamheten har precis fått ett gym. Sjukfrånvaron minskade från 17 procent 2001 till 7,1 procent i fjol, vilket också beror på att man införde ett så kallat 3-3 schema. De anställda arbetar i tre dagar och är sedan lediga i tre dagar. Enligt Carina Petersson är det nya schemat mycket uppskattat.

Tid att reflektera

– Det är ett bra schema som gör det möjligt att pusta ut och reflektera. Det märks också att de anställda har kul på jobbet, och det har inte minst våra pensionärer stor glädje av, konstaterar Carina Petersson.

Enligt medarbetarenkäter ligger nöjdheten på 75 procent, vilket är högst i Göteborg. 2005 fick Lillekärrs Äldreboende också ta emot Göteborgs Stads kvalitetsutmärkelse.

Men det finns ingen verksamhet som inte kan bli ännu bättre och Carina Petersson blir glad över varje förbättringsförslag som lämnas in. Själv tycker hon att könsfördelningen på Lillekärrs Äldreboende kunde vara bättre. Det finns bara 7 män bland de totalt 114 anställda. Medelåldern är också hög med ett genomsnitt på 49,8 år. Men även dessa problem kommer att lösa sig, är Carina Petersson övertygad om. När hon ombeds att ge några tips för ett framgångsrikt förändringsarbete kommer svaret snabbt:

– Var en närvarande chef och gör medarbetarna delaktiga. Ta tag i problemen på en gång, var inte konflikträdd och se möjligheter, inte svårigheter.

Kvalitetsmagasinet

Kvalitetsmagasinet Premium

Full tillgång till strategiska artiklar och smarta verktyg för bland annat verksamhetsutveckling, kvalitetssystem och ledarskap.