Galna idéer blir lysande innovationer

En gång i månaden är det innovationscafe på Spångagårdens äldreboende i Torshälla. Deltagarna som kommer från olika verksamheter inom enheterna inom för vård och omsorg i Torshälla har lämnat sina ordinarie arbetsuppgifter för att diskutera och dela med sig av sina idéer. Under den första timmen värmer de upp genom olika typer av kreativa övningar. Sedan går de in i en timme av hårt arbete där idéer bearbetas, granskas och utvecklas. Några har börjat utforska det första fröet till en ny produktidé. Andra som kommit längre är redo att gå vidare med att ta fram prototyper. Allt som händer under denna timme sker under tystnadsplikt.

– Det är vansinnigt roligt att få vara med på innovationscaféerna och få ta del av den enorma skaparglädjen och alla de idéer som medarbetarna går och bär på, berättar Lena Fors, enhetschef för vård och omsorg på Torshälla stads förvaltning.

Pionjärerna i Torshälla

Enheten är pionjärer inom Eskilstuna kommuns satsning på innovationer. Initiativet kom från FoU i Sörmland och startade efter ett inspirerande studiebesök på Katrineholms kommun som sedan några år tillbaka jobbat strukturerat med innovation. Första steget blev att utbilda coacher och skapa en tydlig process för innovationsarbetet där de också definierade tydliga riktlinjer kring både juridiska aspekter och finansiering.

I mars 2012 sparkade satsningen igång med en stor kick off för alla medarbetare. Under hösten och våren har idécaféer arrangerats en torsdagseftermiddag i månaden. Coacherna har dessutom varit ute på arbetsplatsträffar för att väcka intresset genom kreativa övningar.

Men idéerna kommer inte flödande av sig själv. Lena Fors förklarar att det tar tid och kräver träning.

– Vi är väldigt inrutade i våra tankesätt och det finns en blygsamhet som hämmar oss. Vi behöver träna oss i att tänka utanför boxen och våga yppa våra idéer.

Flygfärdiga idéer

Lena Fors berättar att det har varit lite trögt att få igång idécaféerna, men att det nu börjar släppa och att allt fler upptäckt hur roligt det är att vara med. Fyra av de idéer som kläckts på träffarna har kommit så långt att de snart är redo att lämna nästet, men av sekretsskäl kan hon inte avslöja vad de handlar om mer än namnen på idéerna; Cylindern, Handfatet, Pet-flaskan och Roliga skåpet. Med hjälp av en innovationsrådgivare ska de nu börja ta fram prototyper. Under utvecklingstiden får idébärarna jobba med sina produkter under idécaféerna, men tanken är att de därefter registrerar sig hos Almi och tar produkten vidare utanför arbetstid.

– Det kan sticka lite i ögonen på folk att vi lägger offentliga pengar på att medarbetarna får utveckla produkter som de själva kan tjäna pengar på. Men vi är beroende av nya idéer för att klara en allt tuffare vardag. Det blir fler äldre, fler med demenssjukdomar och vi har inte resurser som motsvarar de växande behoven. De som är bäst på att se behoven och ta fram idéer är de som själva arbetar inom vården.

Skapar positiv energi

Även om de idéer som hittills dykt upp främst handlat om produkter så är tanken att en innovation även kan handla om att utveckla arbetssätt eller små idéer som förbättrar i vardagen. En idé som fötts under projektets gång är till exempel att använda dragbara kundkorgar som finns i mataffären för att lägga smutstvätten i.

Att öva det kreativa tänkande spiller också av sig på det vardagliga arbetet.

– Det ger så många positiva bieffekter, säger Ulrika Hansson som är kvalitetschef på förvaltningen. Arbetet blir roligare och det påverkar medarbetarna även i mötet med brukarna. Att få träna sig i att se saker på nya sätt, kläcka galna idéer och uppmuntras att bryta gamla mönster skapar också bättre förutsättningar för verksamhetsutveckling.

Skratt och fniss behövs

Ulrika Hansson är en av tolv chefer inom Eskilstuna kommun som nu går en högskoleutbildning i innovation för att höja sin kompetens på området. Sex av cheferna finns inom Torshälla stads förvaltning. Tanken är att hela kommunen ska lyfta sitt idéarbete under projektet Modiga idéer, men eftersom Torshälla redan smugit igång på vårdsidan blir de först ut att genomföra satsningen i större skala. Ulrika Hansson tycker att det är otroligt värdefullt att få en teoretisk bas att utgå ifrån.

– Det ger en helt annan tyngd åt satsningen. Kreativa övningar kan lätt uppfattas som lite löjliga, men de fyller en viktig funktion. Vi behöver både fniss och skratt för att skapa en kultur där vi vågar släppa loss nya tankar.

Ulrika Hansson berättar att hon nyligen sprang på förskolechefen med famnen full av diskborstar.

– De skulle ha ett möte om sjukfrånvaron. Exakt vad de skulle ha diskborstarna till vet jag inte, men det gäller att hitta nya sätt att angripa problem för att hitta de nya idéerna. Det är också lättare att prata om jobbiga saker om man kan ha roligt samtidigt.

Trygga chefer

Förutom en kreativ kultur är kreativa miljöer en viktig grogrund för innovationer. Ulrika Hansson berättar att de på utbildningen pratar mycket om miljöns betydelse för kreativiteten . De har bland annat fått ta kort på miljöer som de upplever som hinder, respektive stödjande för kreativa tankar som de ska diskutera vid nästa utbildningstillfälle.

– Hur ser exempelvis vårt konferensrum ut, gynnar det kreativa tankar? Vad skulle man kunna göra för att förbättra det?

Under utbildningen har cheferna också fått en rad verktyg som på ett lekfullt sätt kan få igång kreativiteten. Annakarin Sandén, som är projektledare för det kommunövergripande projektet Modiga idéer, poängterar att det är viktigt att cheferna får en bra utbildning så att de känner sig trygga och kan skapa en tillåtande kultur.

Innovation handlar dock inte bara om prylar. Även effektivare ärendeprocesser och arbetssätt som gör att de kan ge medborgarna en bättre service hör hit.

– I grunden handlar det om verksamhetsutveckling. Vi löser inte problemen på det sätt vi jobbar idag, vi måste bryta de gamla mönstren och tänka nytt, förklarar Annakarin Sandén.

Övning ger färdighet

Erfarenheterna från Torshälla är mycket värdefulla när satsningen nu ska skalas upp. Samtidigt tror Annakarin Sandén att det behövs många olika aktiviteter för att få alla kommunens 8 500 medarbetare att släppa loss, något som i sig kräver en del kreativitet. Det handlar om allt ifrån hur möten utformas till att förstå vilka metoder som lämpar sig bäst i idéskapandets olika faser. Här drömmer Annakarin Sandén om att skapa ett innovationsgym.

– Det kan bli en mötesplats med olika stationer där både chefer och medarbetare får träna upp sin kreativa förmåga. Vi behöver bygga en kultur där alla medarbetare känner att de får och förväntas vara med och utveckla verksamheten. Och för att nå dit behöver vi bli bättre på att se saker ur nya perspektiv men även att öppna våra sinnen för nya idéer.