Kejsarens nya kläder?

Iso 9001 kommer snart ut i en ny utgåva och frågan man ställer sig är om det blir en lika stor förändring nu som då 2000-versionen kom? Svaret blir nej! Snarare kan den nya utgåvan ses mer som ett otillräckligt försök att tydliggöra begrepp som Iso 9001 redan bygger på och som har funnits i snart 30 år. Jag tänker då i första hand på ”förebyggande åtgärd” men även ”korrigerande åtgärd” och ”förbättring”.

Iso 9001 har alltid handlat om att öka tilltron för att krav ska uppfyllas genom att risker identifieras och tas om hand så varför behöver detta förtydligas ytterligare? Kan det vara så att förståelsen och tillämpningen av förebyggande åtgärder har varit bristfällig? I så fall finns det ju anledning att fråga sig varför?

Vi vet att produkt definieras som ”resultat av process”. Processens utformning, dess tillämpning och förutsättningarna för de som tillämpar processen avgör vad resultatet ska bli –som du sår får du skörda. Detta har varit utgångspunkten allt sedan 1987 års version. Begreppet hette då kvalitetsplanering. Tyvärr ofta tolkat som ”dokumentera det ni gör och gör det ni har dokumenterat”.

Det finns ingen anledning att tro att den nya utgåvan genom flitigt upprepade hänvisningar till risk medför att de brister som fortfarande finns i förståelse och tillämpning av förebyggande åtgärder helt plötsligt försvinner. En snart 30-årig brist i förståelse för hur produkt, process och system hänger samman kräver något mer.

Att införa risk utan att samtidigt visa på tänkbara metoder, till exempel som förtydligande anmärkning, lämnar fältet fritt, än en gång, för egna tolkningar och att en ökad förståelse och tillämpning av förebyggande åtgärder uteblir. Även den bristfälliga kopplingen mellan riskidentifiering och verksamhetens processer bidrar till detta. Att det dessutom inte nämns något om statistiska metoder gör inte det hela bättre. Kopplingen mellan risk och variation berörs överhuvudtaget inte. Inget nämns om att variation är en källa till risker, och därför behöver kartläggas, övervakas och reduceras.

Jag har förståelse för att den nya utgåvan behöver utformas så att den kan tillämpas av alla typer av organisationer. Om detta samtidigt innebär att mer tekniska begrepp tas bort i tron att de bara berör tillverkande verksamheter så är detta troligen en björntjänst.

Vad gäller korrigerande åtgärd så återfinns detta begrepp precis som tidigare under rubriken förbättringar. Varför då? Vi vet att man genom riskanalys och förebyggande åtgärder ökar sannolikheten för att få stabila och dugliga processer. Vi vet att analys av orsaker till avvikelser från det önskade utfallet och genomförande av korrigerande åtgärder med avseende på dessa orsaker har syftet att minska risken för att avvikelser ska återkomma. Vad har detta med förbättring att göra?

Begreppet förbättring borde vara mer tydligt associerat till standardens intention att öka kundtillfredsställelsen, vilket inte är samma sak som att minska otillfredsställelsen. Det borde på samma sätt vara tydligare angivet att förbättring sker först då man har stabila processer som ger ett förutsägbart resultat. Förbättring kan exempelvis handla om att göra det man redan gör men till lägre kostnad, på kortare tid eller med en än större säkerhet, det vill säga med minskad variation. Att som nu blanda ihop begreppen kommer inte att leda till en ökad förståelse för Iso 9001. Att det handlar om att förebygga avvikelser genom riskanalyser, att systemrelaterade korrigerande åtgärder ska genomföras utifrån uppkomna avvikelser och att förbättringar av redan stabila processer ska genomföras i syfte att öka kundtillfredsställelse och därmed konkurrenskraft.

Förståelsen för variation, osäkerhetens källa, och kunskap om orsaker till variation är en oumbärlig förutsättning för att introduktionen av riskbegreppet ska göra någon skillnad. Utan detta så finns en RISK att det blir ”business as usual”. Igen!

Sten-Olof Eldh, civilingenjör kemi, konsult i Solution Center.