”Variation har inte bara med tillverkning att göra”

Hos dagens Iso-certifierade verksamheter saknas ofta en allmän förståelse för och tillämpning av begrepp som variation, statistiska metoder, stabilitet och duglighet. Det vanligast förekommande sättet att hantera variation är att klassificera utfallet som ”ok” eller ”inte ok”. Detta beteende handlar mer om att inspektera än att styra. Är resultatet inom acceptansgränserna så är det ok.

För att förstå processens variation krävs att mätresultat noteras. Först då är det möjligt att gå vidare och analysera orsaker till variation.

Vad har vi missat?

I ISO/TR 10017:2003, Vägledning om statistiska metoder, så står det att ”variation kan ses i praktiskt taget alla processer och deras resultat” och att ”Statistiska metoder kan vara till hjälp för att mäta, beskriva, analysera, tolka och modellera denna variation, även med en relativt begränsad mängd data”.

Variation har inte bara med tillverkning att göra, variationsbegreppet är allmängiltigt. Av ISO/TR framgår att:

”Statistiska metoder kan alltså leda till en bättre användning av befintliga data när det gäller att fatta beslut och på så sätt bidra till att ständigt förbättra kvaliteten på produkter och processer för att nå kundtillfredsställelse. Dessa metoder kan tillämpas inom ett brett spektrum av aktiviteter, bland annat marknadsundersökningar, konstruktion och utveckling, produktion, verifiering, installation och service.”

Med mer än 20 års erfarenhet av revisionsverksamhet så kan jag också konstatera att okunnighet om variation även gäller certifieringsorgan och deras revisorer. Att statistiska metoder var ett eget kravområde, 4.20, redan i 1987 års version gjorde ingen större skillnad. Ledningen i de flesta certifierade verksamheter identifierade väldigt snabbt att ”det inte fanns några behov”, och revisorer konstaterade för det mesta att kravet därmed var uppfyllt. Snacka om björntjänst!

En ny värld

Användning av variationsbegreppet öppnar upp en helt ny värld. Skillnaden mellan att inspektera och att styra. Att bara använda inspektion ger ingen ny kunskap. Ger ingen förbättring.

Mitt syfte är inte att ge den teoretiska bakgrunden till variation och dess olika orsaker. Men förhoppningsvis kan bilden ovan ge en förklaring. Argumentet att variation bara har med serieproduktion av hårdvara att göra håller inte heller. Läs då denna artikel.

Ett annat typ av ledarskap

De orsaker som finns hos alla processer och som alltid är närvarande anses stå för mer än 90 procent av all variation. Denna typ av orsak kan den enskilda medarbetaren inte göra så mycket åt utan här krävs beslut och åtgärder av ledningen.

Det är konsekvensen av detta faktum som är viktigt! Inte att det kan vara mer eller mindre lämpligt, lätt och så vidare att göra matematiska statistiska analyser. Det handlar mer om ett förhållningssätt än en beräkningsmetod. Vilket ledarskap som följer av denna insikt.

Edward Deming formulerade detta bland annat i sina 14 punkter. Att ge ledare rådet att driva bort rädsla, att ta bort slogans, ackord och ja, till och med målstyrning är en följd av denna insikt. Varför sätta mål när man inte vet om processen är stabil eller vad den duger till?

Varför inspektera istället för styra?

I Iso 9001:2015 så har den tidigare texten i avsnittet om målstyrning (6.2) ”.. upprättas för relevanta funktioner och nivåer inom organisationen” kompletterats med ”processer”. Jaha, men sen då? Är det bara att fortsätta sätta godtyckliga mål utan vetskap om processens duglighet och stabilitet?

Om man nu vet att variation alltid finns, hur kan det då komma sig att man väljer att blunda för detta och fortsätter att inspektera om mål har nåtts eller ej? Men nu på ledningsnivå!!

Ja, varför inte, det var ju där synsättet föddes!