Man kan inte leda om man står still

Ledningssystemet är en mycket viktig komponent i ledningsarbetet. Det ska hjälpa ledningen att leda. För att vara relevant och ständigt bidra till värdeskapande måste ledningssystemet grundas i förbättring, vilket tyvärr sällan är fallet. Alltför ofta stöter jag på ledningssystem som mestadels kretsar kring stelbenta strukturer och dokumentation, vilket i praktiken inte har mycket att göra med hur verksamheten leds och styrs. Sådana system är inte bara meningslösa utan kan även leda till en felaktig och negativ bild av vad kvalitetsarbete är. Ingen sund ledningsgrupp fördjupar sig heller i detta mer än att de kanske tycker att det kan vara bra att ha ett certifikat. Dåliga ledningssystem är förmodligen bästa sättet att totalt tappa ledningsintresset för kvalitet.

Vi talar ofta om att ett ledningssystem ska vara levande, vilket har blivit mer av en floskel än verklighet. Det är dessutom inte bara ledningssystemet som ska stå under ständig förbättring, utan ledningssystemet som ska få hela verksamheten att lyfta och leva. För att lyckas med detta måste många kvalitetsprofessionella tänka om och tänka rätt. Ett bra ledningssystem är uppbyggt kring organisationens förbättringsprocess och inte kring dokumentation. Genom att utgå från hur verksamheten ständigt förbättras skapas förutsättningar för dynamik, utveckling och agilitet.

Förbättringsprocessen syftar till att skapa systematik i förbättringsarbetet och bygger enligt min erfarenhet på tre huvudkomponenter: ledarskap, infrastruktur och förbättringsmetodik. Detta är ämnen som inre ryms i denna krönika, men som jag lär återkomma till i kommande nummer av Kvalitetsmagasinet. De kunskaper som behövs finns hur som helst sedan länge att lära från koncepten Six Sigma och Lean, samtidigt som den idag snabbt utvecklas genom införandet av smarta verktyg som artificiell intelligens och machine learning.

De gamla dokumenttunga ledningssystemens tid är förbi. Framtidens ledningssystem kommer förmodligen innehålla ytterst få textbaserade dokument. Redan idag arbetar allt fler med video och bilder. Interaktiviteten ökar dessutom snabbt genom införandet av smart teknik som VR och AR. Vi står dessutom på tröskeln till att ledningssystem övergår i artificiell intelligens och blir självlärande.

När jag i juni arbetade i Kina och besökte framgångsrika företag, var det exakt detta jag mötte. AI-baserade system som instruerar, styr och leder arbetet samtidigt som de lär och ständigt utvecklas. Gamla saker som revisioner och certifieringar kommer successivt att försvinna när allt arbete kan kvalitetssäkras och följas i realtid. Samtidigt reduceras behovet av människor i det operativa arbetet dramatiskt. I Kina mötte jag företag som redan reducerat den operativa personalen med 60 till 80 procent och därigenom kan tillverka bättre produkter till en bråkdel av kostnaden.

Givetvis kan detta låta skrämmande, men dagens paradigmskifte leder också till helt nya behov och jobb. Människans roll som förbättringsledare, som använder traditionella och nya smarta verktyg för att ständigt förbättra systemen, accelerera samtidigt som kompetenskraven på dessa individer dramatiskt ökar. För den moderna framtida kvalitetsprofessionen gäller det att hänga med och positionera sig. Dagens utveckling gynnar i allra högsta grad kvalitetsprofessionella, men det är viktigt att inse att delar av det vi tidigare gjort inte kommer att vara relevant i en mycket snar framtid. Att hänga med och lära är därför totalt avgörande. Att stå still är en ytterst dålig strategi mitt i en accelererande transformation.