Håll dig uppdaterad med vårt kostnadsfria nyhetsbrev

Varje vecka får du en sammanfattning av de senaste nyheterna direkt till din inkorg.

Registrera dig

Lärdomar av certifiering används i krisen

Verksamhetsutveckling I januari certifierades Västerviks kommun mot Iso 9001 efter tre års arbete. Trots att Iso-införandet inte har gått enligt plan på grund av Covid-19 så har projektet gett lärdomar som kommer till användning i krisen. Och verksamhetsutvecklingen har inte stannat upp.

Lärdomar av certifiering används i krisen
– Jag känner mig stolt över att jobba i vår organisation. Jag tycker att vi har varit bra att hantera situationen jag blir väldigt glad när jag ser att samverkan fungerar så bra, säger Esbjörn Grandalen. Foto Phia Bergdahl.

Det var i början på årets som kommunen inklusive alla kommunala bolag äntlig kom i mål med att blir certifierade för 9001. Men det gick bara några veckor innan Covid-19 tog över agendan och många fick släppa vad de hade för händerna och börja lösa andra problem.

Någonting är fel

Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.
Kvalitetsmagasinet premium

Läs vidare – starta din prenumeration

Redan prenumerant?

Kvalitetsmagasinet har tidigare skrivit om hur Västervik på bara ett par dagar lyckades lösa problemet med att få ut skolluncher till gymnasie- och yrkesskolor samtidigt som kommunens restaurangverksamhet gick på knäna. Idag ingår ett 50-tal restauranger som delar ut cirka 600 till 700 hämt-luncher varje dag. Krögarna kan fakturera och överleva och kommunen har underlag och stenkoll på kostnaderna.

– Lösningen har verkligen fungerat otroligt bra, alla inblandade är nöjda och många andra kommuner har hört av sig för att få veta hur vi har gått tillväga, säger Esbjörn Grandalen, projektledare.

Bra samarbete

Esbjörn Grandalen menar att en anledning till att samarbetet i kommunen har fungerat så bra under corona-hanteringen är att de under flera års tid arbetet med att Iso-certifiera kommunens alla verksamheter. Mycket dialog och involveringar har skapat en större samsyn över verksamhetsgränserna.

– Jag vågar nog påstå att arbetet med Iso-certifieringen till hundra procent bidragit till att vår samverkan fungerar så bra. Den har påverkat vår kultur väldigt mycket och det gör att vi har en mycket bättre samverkan nu. Det är verkligen jättekul att se hur alla hjälps åt nu mot ett, gemensamt mål i den här krisen.

Arbetet med Iso 9001 har involverat alla delar av kommunen, även de kommunala bolagen. Det har stundvis varit en utmaning att skapa en gemensam syn på vissa frågor och lösningar. Om han själv inte kunna lösa frågor utifrån sitt mandat har han hissat frågan. Visst har det varit några tuffa samtal men de har aldrig duckat för problemen utan alltid löst dem.

Hållit ut hela vägen

Esbjörn Grandalen ser några tydliga framgångsfaktorer för att man kommit dit man är idag.

– Jag känner mig stolt över att jobba i vår organisation. Jag tycker att vi har varit bra att hantera situationen jag blir väldigt glad när jag ser att samverkan fungerar så bra.
Esbjörn Grandalen. Foto Phia Bergdahl.

– Det kan låta lite klyschigt men om vi sagt att vi ska fokusera på tre saker hela tiden så har vi också gjort det. Vi har hållit fast vid och hållit ut hela vägen.

Resultatet är att fler ser till verksamhetens helhet och samverkan fungerar bättre.

– Jag tror också att det är en väldigt viktig balansgång ha respekt och förståelse för respektive verksamhets unika förutsättningar. Det går inte att dundra in och tro att man ska ändra allt. Det handlar om att skapa förtroende och hitta lösningar tillsammans.

Inte bli undervisad

Även att skapa delaktighet från början till slut kan inte underskattas poängterar Esbjörn Grandalen och hänvisar till citatet ”alla vill lära sig men ingen vill bli undervisad”.

Framdriften i Iso-implementeringen har inte gått i den takt som planerats av förklarliga skäl.

Nu fokuserar de istället på att sjösätta ett av delprojektet som ska ge förutsättningar för att skapa nya e-tjänster i kommunen.

Tydliga resultat

I Iso-arbetet stod det klart att bättre ordning och reda krävdes för dokument och nu införs ett nytt system som samlar alla kommunens dokument.

– Här kommer vi att kunna se tydliga resultat snabbt. Iso-arbetet kan ju kännas väldigt abstrakt. När vi nu startar vårt nya e-arkiv kommer vi att kunna släcka ned tre gamla system.

Pilotinförandet och kommer att skapa ordning på versionshantering, tydliggöra vem som fattat beslut eller vem som äger dokumentet men även att göra det möjligt att skapa bra tjänster för medborgarna.

– Förutom att det blir transparent för oss internt och för medborgarna kommer vi även att kunna bygga smarta e-tjänster.

Exempelvis kommer man att kunna logga in med sitt bank-id för att hämta sitt betyg eller komma åt ritningar eller bygglovstjänster.

– Vårt arbete under rådande förutsättningar har fungerat väldigt smidigt och jag är stolt över att vi hanterat utmaningarna så bra, säger Esbjörn Grandalen.

 

Vårt nyhetsbrev

De viktigaste nyheterna direkt i mejlen. Helt kostnadsfritt!
Skickar begäran
Jag godkänner att Kvalitetsmagasinet sparar mina uppgifter
Läs mer om vår integritetspolicy här
Kvalitetsmagasinet

Kvalitetsmagasinet Premium

Full tillgång till strategiska artiklar och smarta verktyg för bland annat verksamhetsutveckling, kvalitetssystem och ledarskap.