Lärdomar av certifiering används i krisen

Kvalitetsmagasinet har tidigare skrivit om hur Västervik på bara ett par dagar lyckades lösa problemet med att få ut skolluncher till gymnasie- och yrkesskolor samtidigt som kommunens restaurangverksamhet gick på knäna. Idag ingår ett 50-tal restauranger som delar ut cirka 600 till 700 hämt-luncher varje dag. Krögarna kan fakturera och överleva och kommunen har underlag och stenkoll på kostnaderna.

– Lösningen har verkligen fungerat otroligt bra, alla inblandade är nöjda och många andra kommuner har hört av sig för att få veta hur vi har gått tillväga, säger Esbjörn Grandalen, projektledare.

Bra samarbete

Esbjörn Grandalen menar att en anledning till att samarbetet i kommunen har fungerat så bra under corona-hanteringen är att de under flera års tid arbetet med att Iso-certifiera kommunens alla verksamheter. Mycket dialog och involveringar har skapat en större samsyn över verksamhetsgränserna.

– Jag vågar nog påstå att arbetet med Iso-certifieringen till hundra procent bidragit till att vår samverkan fungerar så bra. Den har påverkat vår kultur väldigt mycket och det gör att vi har en mycket bättre samverkan nu. Det är verkligen jättekul att se hur alla hjälps åt nu mot ett, gemensamt mål i den här krisen.

Arbetet med Iso 9001 har involverat alla delar av kommunen, även de kommunala bolagen. Det har stundvis varit en utmaning att skapa en gemensam syn på vissa frågor och lösningar. Om han själv inte kunna lösa frågor utifrån sitt mandat har han hissat frågan. Visst har det varit några tuffa samtal men de har aldrig duckat för problemen utan alltid löst dem.

Hållit ut hela vägen

Esbjörn Grandalen ser några tydliga framgångsfaktorer för att man kommit dit man är idag.

– Det kan låta lite klyschigt men om vi sagt att vi ska fokusera på tre saker hela tiden så har vi också gjort det. Vi har hållit fast vid och hållit ut hela vägen.

Resultatet är att fler ser till verksamhetens helhet och samverkan fungerar bättre.

– Jag tror också att det är en väldigt viktig balansgång ha respekt och förståelse för respektive verksamhets unika förutsättningar. Det går inte att dundra in och tro att man ska ändra allt. Det handlar om att skapa förtroende och hitta lösningar tillsammans.

Inte bli undervisad

Även att skapa delaktighet från början till slut kan inte underskattas poängterar Esbjörn Grandalen och hänvisar till citatet ”alla vill lära sig men ingen vill bli undervisad”.

Framdriften i Iso-implementeringen har inte gått i den takt som planerats av förklarliga skäl.

Nu fokuserar de istället på att sjösätta ett av delprojektet som ska ge förutsättningar för att skapa nya e-tjänster i kommunen.

Tydliga resultat

I Iso-arbetet stod det klart att bättre ordning och reda krävdes för dokument och nu införs ett nytt system som samlar alla kommunens dokument.

– Här kommer vi att kunna se tydliga resultat snabbt. Iso-arbetet kan ju kännas väldigt abstrakt. När vi nu startar vårt nya e-arkiv kommer vi att kunna släcka ned tre gamla system.

Pilotinförandet och kommer att skapa ordning på versionshantering, tydliggöra vem som fattat beslut eller vem som äger dokumentet men även att göra det möjligt att skapa bra tjänster för medborgarna.

– Förutom att det blir transparent för oss internt och för medborgarna kommer vi även att kunna bygga smarta e-tjänster.

Exempelvis kommer man att kunna logga in med sitt bank-id för att hämta sitt betyg eller komma åt ritningar eller bygglovstjänster.

– Vårt arbete under rådande förutsättningar har fungerat väldigt smidigt och jag är stolt över att vi hanterat utmaningarna så bra, säger Esbjörn Grandalen.