Metoden som tar samarbetet ända in i mål
Förbättringsarbete För att undvika att gå miste om värdefull kompetens behövs smartare samarbetsmodeller. Alexander Löfgren berättar om hur ”Fyra F”-strategin kan hjälpa er att inte tappa bort er under förbättringsresan.
Förväntningar, förutsättningar, förverkligande och förbättringar. De fyra F:en som Alexander Löfgren lyfter fram i sitt arbete som organisationskonsult är avhängiga varandra, och absolut nödvändiga för att ett samarbete ska nå framgång.
Någonting är fel
Läs vidare – starta din prenumeration
– Det handlar om den så kallade lärande-loopen. En repeterbar samarbetsvana som vi orkar hålla i huvudet när vi hanterar komplexa frågor, säger han.
Alltså: Förväntar vi oss samma saker? Är ambitionsnivån för låg eller för hög? Har vi förutsättningarna att genomföra projektet? Först därefter kan man övergå till att förverkliga och sedan förbättra arbetet. Problemet är att många grupper utan ett gemensamt språk inte kommer förbi del ett, det vill säga inventeringen.
– Vi gör det ofta alldeles för komplicerat för oss själva. Med hjälp av de fyra f:en kan vi se att vi är på rätt väg, eller om vi behöver justera något. Ofta tror vi att alla andra tänker precis som oss själva, det är ett feltänk, säger han.
Alla ska med – men inte hela tiden
Om man ska arbeta med komplexa uppgifter kommer team-medlemmarna ofta från skilda delar av organisationen, exempelvis IT, HR och ekonomi, och har därför inte samma världsbilder. Även om målet är gemensamt, kan idén om vägen dit se väldigt olika ut – om man inte tar fram gemensamma riktlinjer.
– Att ha flera olika perspektiv är inte något negativt. Det är ju snarare en styrka eftersom vi med hjälp av mångfald kommer att kunna skörda ett ännu större värde än om man bara har ett gemensamt perspektiv, säger Alexander Löfgren.
Ett annat vanligt problem är att vi tror att vi har koll på läget men i själva verket har vi glömt att kolla av om förutsättningarna kan ta oss fram till målet. Vi önsketänker helt enkelt.
– Och ibland är det rentav så att vi har för låg ambitionsnivå, att vi underutnyttjar oss själva för att vi har varit dåliga på att ta reda på exakt vilka beståndsdelar vi har internt, säger han.
Att optimera ett företags resurser är att jobba så smart som möjligt, inte så hårt som möjligt. Det kan låta som en självklarhet men så ser det inte ut överallt idag.
– Om man inte har en gemensam lärande-loop riskerar man att hamna i en situation där alla springer benen av sig, för att alla springer på samma saker samtidigt.
Renodlade samarbeten nyckeln
Alexander Löfgren understryker att det oftast inte rör sig om stökiga projekt där ovidkommande saker får utrymme, men projekt där viktiga saker som inte berör alla deltagare avhandlas i gemensamma möten.
– Det kan vara ett specialistområde som exempelvis IT behöver ha koll på, men inte nödvändigtvis de andra i gruppen. För när vi är tillsammans behöver vi fokusera på de gemensamma frågorna, säger han och tillägger:
– Idag behöver vi se verksamheter som ett verb, snarare än som ett substantiv. Om vi ska kunna hantera en komplex uppgift är det inte så relevant hur verksamheten är uppbyggd rent hierarkiskt, utan snarare hur vi ska kunna plocka samman grupper och skapa kollektiv intelligens för att lösa den uppgiften, avslutar han.
