Expertens tips för att bli bättre på förändring

I en organisation är det viktigt att alltid identifiera olika typer av förändringar som man kan komma att beröras av. Vissa kommer utifrån och är svåra att förutse, såsom en pandemi. Andra förändringar utifrån kan vara lättare att ta höjd för, såsom nya lagar. 

Och sen finns det förändringarna som kommer inifrån. Det kan vara att man ska börja använda en ny programvara, att man ska göra nedskärningar eller att verksamheten ska flytta. Oförutsedda saker kan alltid ske längs vägen, men ju mer man förbereder sig, desto mindre lämnar man åt slumpen. 

Finns även standardkrav 

Dessutom råder det standardkrav på planering av förändring, exempelvis i kapitel 6.3 i Iso 9001. Enligt kapitlet ska förändringar i kvalitetsledningssystemet utföras på ett planerat sätt genom att beakta saker som:

• Syfte och tänkbara konsekvenser
• Att kvalitetsledningssystemets funktion bibehålls
• Befintlig eller förändrar fördelning av ansvar och befogenheter

Det finns även krav på hantering av förändringar i andra standarder, såsom Iso 45001 och FR 2000. 

Enligt Lars Björkeström, revisionsledare på Qvalify, kan organisationer göra en hel del för att förändring ska bli lättare. 

Han uppmuntrar alla organisationer att ha checklistor med relevanta KMA-punkter” för olika typer av förändringar. Här är några kvalitets-punkter som är viktiga att alltid ha med sig in i en förändring: 

• Kom fram till hur kunder kommer att påverkas. Meddela och kommunicera med dem för att inkludera, och i största möjliga mån förhindra skav. Kommer driften att stanna av under en period? Kommer leveranstider att förlängas? 
• Tänk på hur övriga intressenter påverkas. Vilken information behöver till exempel leverantörer nås av? Kommer en förändring i produktion leda till ökade inköp? Sådant behöver kommuniceras. 
• Tänk på ifall arbetssätt och rutiner kommer att behöva anpassas efter förändringen. 

Och inte nog med att man bör ha punkter som dessa i åtanke. Det kan också vara en fördel att regelbundet belysa KMA-punkter under processens gång, för att integrera dem i det dagliga arbetet. Och efter att en förändring är genomförd är det oerhört viktigt att stämma av punkterna. 

– Det handlar om att hela tiden lära sig. Ju mer vi lär oss, desto bättre kan vi klara nästa förändring, säger Lars Björkeström.