5 tidlösa grundprinciper för förbättringsarbete – släpp taget om ompaketeringarna

Marita Bergendahl är seniorkonsult och partner inom  Sandholm  Associates. Hon har sett många buzzwords komma och gå, och blir lika frustrerad varje gång ett nytt dylikt lanseras.  

– Jag skulle vilja kalla det ”omförpackningens förbannelse”. Som följd av att många primärt fokuserar på att implementera de senaste och mest trendiga metoderna sätter man inte av den tid som krävs för att lära och förstå. När organisationer därigenom misslyckas att tillämpa viktiga metoder så paketeras dessa om under nya namn. Resultaten uteblir och förtroendet för förbättringsarbetet riskerar att blir helt urvattnat, säger hon. 

Tålamod – mer än bara en dygd

Istället för att ta till sig teorierna i grunden suktar man efter något nytt som känns spännande och innovativt, och som får belöningssystemet att gå på högvarv. Det är i sig ett mänskligt beteende, förklarar Marita Bergendahl, men tillägger att bristen på tålamod är kvalitetsvärldens värsta fiende. 

– Vi behöver mer tålamod. Modet att tåla att utveckling tar tid, modet att tåla att alla inte omedelbart förstår. Att uppnå goda resultat och bli kvalitetsledande sker inte över en natt. Behovet av kontinuitet, långsiktighet och uthållighet är stort. Kvalitet är dessutom ett kunskapsområde som har funnits i över hundra år och det finns otroligt mycket kunskap där som behöver läras om man ska ha en chans att lyckas, säger hon och tillägger: 

– Precis som inom andra kunskapsområden krävs gedigen utbildning. Ingen skulle drömma om att besöka någon som kallar sig läkare, men som saknar utbildning. En farlig missuppfattning är att förbättringsarbete bara handlar om sunt förnuft, trots att den kunskapsmassa som idag existerar inom vårt område är lika omfattande som medicinens.

En spade är en spade

Utöver att omförpackningar och buzzwords hotar den ursprungliga läran om kvalitet är missförstådda termer också ett utbrett problem, förklarar Marita Bergendahl. 

– Exempelvis när man blandar ihop förändring och förbättring. Förändringsledning är jätteviktigt, men vi ska veta vad som är vad. Förändringsledning handlar om att hantera människors upplevda förändring. Förbättringsledning handlar om att driva förbättringar. Det vill säga att leda genom faktabaserad problemlösning och processutveckling.  

Det är en extremt viktig semantisk skillnad mellan orden, förklarar hon, då ett företag som endast fokuserar på förändringar och glömmer bort förbättringsarbetet, ganska snabbt tappar både riktning och målbild. 

– En förändring kan ju vara både en förbättring eller en försämring och handlar inte nödvändigtvis om kvalitetsarbete. I värsta fall kan förändringsprocesser sluka både resurser och energi från medarbetare utan att ge någon avkastning alls. Att driva förbättringar däremot, det kräver kunskap. 

Bottna tillsammans

Marita Bergendahl lyfter ledarskapet som den viktigaste grundprincipen i förbättringsarbetet. 

– Om kunderna börja lämna för att de inte tycker att de får värde för sina pengar, då blir det snabbt stora problem i organisationen – och då är det både chefernas ledarskap och medarbetarnas ledarskap som behöver vässas. Alla måste bottna i, ja till och med marineras i, gemensamma värdegrunder. När individerna i vardagen leds och stöds av denna värdegrund uppnås god kvalitet.

Fem tidlösa principer för framgångsrikt kvalitetsarbete  

• RENODLA BEGREPPEN
  Förändringsledning är viktigt, men om vi bara boostar förändringsledare möter vi visserligen alltid upp människor – men fokuserar inte på att skapa förbättringar.
• KUNDEN FÖRST
  Kundnöjdheten är den tydligaste indikatorn på hur starkt förbättringsarbete en verksamhet har. Det må låta som en självklarhet, men glöms lätt bort i rädslan för att framstå som otrendig.
• ELIMINERA SLÖSERI
  Oavsett om man arbetar enligt lean eller någon annan kvalitetsfilosofi är det vad allt slutligen kokas ner till: att ta bort allt dubbelarbete, onödiga rapporter och andra kvalitetsbristkostnader. 
• TÅLAMOD
  Att genomföra omfattande förbättringssatsningar sker sällan – om någonsin – över en natt. Vi måste ge oss själva och varandra tid att ställa om.
• LEDARSKAP
  Att ha en tydlig värdegrund som både medarbetare och chefer leds av i sin vardag, banar väg för platta organisationer där kvalitetsarbetet genomsyrar hela verksamheten.