Så behåller du kvalitetskultur vid distansarbete – ”Kräver modigt ledarskap”

Majoriteten av alla kontorsanställda i Sverige vill ha möjligheten att delvis arbeta hemifrån. Samtidigt vänder sig allt fler arbetsgivare emot detta då man upplever att distansarbete påverkar produktiviteten och kulturen negativt. Vad säger forskningen då? Enligt vissa studier fungerar distansarbete strålande, och enligt andra studier är det förödande. Det beror helt enkelt på vem som har utfört studien och vilken verksamhet det är som har studerats.

Föreläsaren och författaren Micke Darmell är expert på möteskultur och kommunikation. Enligt honom är det första steget i att säkra kvalitetskultur vid hybrid- och distansarbete att undersöka vilka roller det lämpar sig bäst för.

– De nya arbetsformerna kräver ett modigt ledarskap som törs göra skillnad på avdelningar – istället för att sätta samma regler för alla. För en del avdelningar fungerar distansarbete jättebra. För andra avdelningar, exempelvis grupper som behöver konstant samverkan, där fungerar det inte alls, säger han.

När denna inventering är avklarad behöver man undersöka vilka arbetsmoment som fungerar bäst att utföra hemifrån.

– När det handlar om att helt enkelt bränna av arbetsuppgifter som har samlats på hög, ja då är hemmaarbete utan störningsmoment optimalt. Men när det rör sig om att gemensamt skapa innovation, då bör man sitta på samma plats. Brainstorming kan vara svårt att få till digitalt, säger Micke Darmell.

Därutöver behöver strukturen för distans- och hybridarbetet ses över. Ett vanligt misstag är nämligen att bygga på med informationskanaler och mötesformat utan att ta bort något av det man använde sig av innan. Tillslut blir arbetsdagen ett enda myller av kontaktsökande, och med ett minskat fokus på kärnverksamheten.

– Det är otroligt viktigt att våga begränsa antalet kommunikationskanaler. Det blir ohållbart om en chef känner att den ska skriva på teams till en medarbetare, mejla en andra, sms:a en tredje och skriva på Linkedin till en fjärde, för att de svarar olika snabbt i olika kanaler, säger han och tillägger:

– Bestäm en linje och se till så att alla håller sig till den. För mig är det obegripligt att så många företag använder både en internmejl och teams till exempel. Det blir bara rörigt.

En annan del som ofta behöver renodlas är möteskulturen, förklarar Micke Darmell. Det går inte att säkerställa en kvalitetskultur om man har en bristande möteskultur.

– Idag är det vanligt med hybridmöten. Alltså att några är med via länk och några är på plats. Det skapar en vi-och-de-känsla och leder ofta till att de på länk inte blir lika inkluderade i samtalet. Välj istället mellan att alla är på distans eller att alla är på plats. Det valet görs såklart utifrån vilken typ av frågor som ska avhandlas på mötet, säger han.

Ett vanligt missförstånd kring distansarbete är också att det faktum att man inte ser varandra måste kompenseras med digitala avstämningar. Avstämningar som egentligen inte har något tydligt mål eller syfte.

– Det här leder till att vi blir mindre effektiva i vårt arbete. Vi riskerar att helt förlora det fokus som krävs för att slutföra våra löpande arbetsuppgifter, säger han.

Micke Darmell återkommer till det modiga ledarskapet. För att lyckas säkra kulturen behöver ledningen förstå att ”one size” inte alls passar alla.

– I dagens digitala arbetsvärld finns ett enormt glapp mellan de som tycker att distansarbete är det bästa som har hänt dem sedan skivat bröd, och de som tvärtom tycker att det har förstört vardagen. Det gäller att undersöka hur, när och var det fungerar med distansarbete – och för vem, säger han, och tillägger:

– Tydlighet, struktur och trygghet är nyckelord i det arbetet. Om alla vet vad som gäller minimerar vi risken för misslyckanden.