”Kraven är helt felaktiga” – forskare vill se nationell stödfunktion för att stoppa IT-haverier

Resultatet: En slutprodukt som inte alls överensstämmer med vad som först var sagt.

”Vi tar det nu aktuella projektet ”Nationella digitala prov” som exempel: Utbildnings­departementet viskar ett uppdrag i Skolverkets öra, som sedan viskas vidare till tjänstepersoner, därefter till en leverantör och vidare till lärare och elever. När det väl kommit fram till slutet av denna kedja är den ursprungliga meningen förvriden och resultatet blir långt ifrån det ursprungliga uppdraget”, skriver professorerna i debattinlägget.

Något som spär på redan befintlig problematik är att myndighetschefer agerar som passiva beslutsfattare, när de istället borde vara strategiska förändringsledare.

”Tidigare rop på till exempel en haverikommission för misslyckade it-projekt har inte hörsammats, och det finns inga indikationer på att någon form av centralt ansvarstagande ­kommer att komma. Samtidigt blir vi mer och mer beroende av det digitala i vår vardag. Samhällets resiliens och beredskap är direkt beroende av alla dessa system, och av vår förmåga att genom dessa ställa om våra verksamheter. Att då med en dåres envishet bara blunda och köra vidare som tidigare verkar långt ifrån ansvarsfullt”, skriver professorerna vidare.

Lösningen: Ett expertstöd med ”tänder”

Professorerna utvecklar nu sina resonemang och berättar hur ett nationellt expertstöd kunnat se ut i praktiken.

Ett av förslagen som lyfts fram är införandet av en nationell stödfunktion – en expertgrupp av forskare med kompetens i frågorna. Expertgruppen ska identifiera återkommande mönster i kända it-haverier och fungera som ett stöd för beställare av stora it-projekt.

– Nu ställer man krav som är helt felaktiga. Titta på Skolplattformen och nationella digitala prov. Du har ställt krav på ett system från 92. Det leder ju till att du får en lösning från 92, säger Johan Magnusson och fortsätter:

– Du har ställt krav som gör att det inte finns en aktör på marknaden beredd att leverera det. Vi har ju världens bästa marknad för digitala prov i Skandinavien. Vi hade tyvärr lösningar som var för moderna.

Magnus Mähring, professor i entreprenörskap och digital innovation vid Handelshögskolan, lyfter fram vikten av ett strategiskt ledarskap.

Ledningsgrupper måste exponeras oftare och mer strukturerat för digitala frågor.

– Frågorna måste komma upp på deras bord tillräckligt ofta, så att de löpande ser vad som händer i satsningarna. Och att de kan dra lärdomar från dem, snarare än att bara få återkoppling när de är klara eller när de har kraschat, säger Magnus Mähring.

Danmark som förebild

I grunden handlar det om ett kompetensglapp där de som ansvarar för verksamheten och de som ansvarar för tekniska lösningar måste klara av att översätta mellan olika språk och överbrygga olika perspektiv.

– Ledningsgrupper måste insistera på att få svar de kan förstå och​ de som är insatta i tekniken måste klara av att förklara på ett sätt som organisationen kan förstå, säger Magnus Mähring.

För att lyckas med införande av digitala lösningar kan en extern expertgrupp vara till stor hjälp.

Expertgruppen skulle dels fungera som rådgivare och kvalitetskontroll, med uppdrag att granska projekt, identifiera vanliga fallgropar och stötta beställare genom hela projektcykeln.

Ett föregångsland i frågan är Danmark, menar Magnus Mähring. De har etablerat ett statligt It-råd, som är en rådgivande instans under Finansministeriet. De arbetar för att stärka styrningen av statliga it-projekt och systemportföljer. Rådet består av 14 medlemmar från både offentlig och privat sektor, alla med erfarenhet av stora it- eller förändringsprojekt samt styrning av it-systemportföljer.

– Danmarks lösning med ett särskilt it-råd hjälper både till med enskilda projekt och har en kompetensutvecklande funktion, säger Magnus Mähring.

– It-rådet kan ha en dialog med myndighetsledningar om satsningarna och de feedback, som både minskar risker och accelererar lärandet.

Hur ska en svensk expertfunktion se ut i praktiken? Ska den innefatta samma roller som det danska it-rådet?

– Jag tror att det är en bra början. Vi behöver en permanent funktion med mer tänder, mer resurser och mer dialog med det statliga myndigheterna, säger Magnus Mähring.