Så ska Sollentuna förbättras lite varje dag

– Då kan man ju i värsta fall bli lite lat, och tycka att allt är bra som det är, säger Jesper Jansson Hjerdt, som är chef för controllerenheten i kommunen.

Sollentuna bestämde sig för att göra tvärtom, och skruva upp arbetet ett snäpp. För att möta framtidens utmaningar med kompetensförsörjning och fortfarande (i enlighet med kommunpolitikernas önskemål) kunna behålla en låg kommunalskatt måste kommunens service bli både bättre och billigare. Digitalt först – att digitalisera det som tidigare har varit onödiga manuella rutiner – är här, liksom i nästan all annan offentlig verksamhet, en av lösningarna.

Rensade bort detaljmålen

En enkel och begriplig styrmodell, rensad från alltför många detaljmål, är en annan.

– Nu tar vi steget och sammanfattar styrningen i en samlad, enkel målstyrning med fokus på resultat och förbättring. Allt utgår från grunduppdraget för varje verksamhet – en god och kostnadseffektiv service till invånarna. Styrningen blir en ryggrad för organisationen så att vi kan ha tillräcklig koll och dialog om riktning, och sedan låta medarbetare och chefer hantera resten.

Lagkrav och politisk prioritering

Att kvalitetsstyra en kommun är förstås en utmaning som skiljer sig ganska rejält från att kvalitetsstyra ett företag eftersom verksamheterna är så olika. Somliga verksamheter är tydligt bundna av lagkrav, som skola och omsorg, medan andra kanske är högt prioriterade av de lokala politikerna. För varje verksamhetsområde finns också flera nivåer av beslutsfattare och ledare – kommunledning, nämnder och chefer i verksamheterna.

I kommunens kvalitetspolicy har man tydliggjort att det vilar på kommunstyrelsen att samordna kvalitetsarbetet och utfärda anvisningar för hur ett systematiskt kvalitetsarbete bör bedrivas. Nämnderna har ett uppföljningsansvar och ansvar för att ändamålsenliga system för kvalitetsarbetet finns. Det ger stor frihet att hitta arbetssätt som passar verksamheten, men också tydligt krav på ständiga förbättringar – kommunens motto är ”lite bättre varje dag”.

Viktigt åtgärda fel snabbt

Enligt policyn åligger det också alla chefer och medarbetare i verksamheterna l att driva kvalitetsarbete i sin vardag med initiativ till förbättringar, och genom att uppmärksamma och åtgärda det som inte fungerar.

– Ambitionen är att vi ska bli snabba i att åtgärda fel och brister. När det finns indikatorer på att något inte fungerar som det ska måste det fångas upp direkt, och inte vänta till en årlig uppföljning och utvärdering, säger Jesper Jansson Hjerdt.

Centralt, från kommunledningen, ska man i första hand stötta kvalitetsarbetet när det behövs, fortsätter han.

– Vi kan vara ett bra bollplank, men det systematiska kvalitetsarbetet ska bedrivas ute i verksamheterna. Vi ska inte detaljstyra, säger Jesper Jansson Hjerdt.

Omsorgen tar omtag

Olika verksamheter inom kommunen har kommit olika långt i sitt kvalitetsarbete, och det är helt naturligt, fortsätter han. I vissa fall är det förstås också lättare att mäta kvalitet och kundnöjdhet, i andra är situationen mer komplex.

– Vi har ju till exempel vårt kontaktcenter på kommunen, som ofta är steget in för invånare som efterfrågar en tjänst. Där handlar det om enkla och ganska okomplicerade frågor om kundnöjdhet – fick du svar på din fråga, hur lång tid tog det?

Inom kommunens vård och omsorg har man nyligen påbörjat ett större omtag för att vässa kvalitetsarbetet.

Jobbar med pilot

– Att fullt ut etablera en kvalitetskultur över hela kommunen tar ju tid. Nu har vi några i vård och omsorg som verkligen vill det, och då får de jobba med en pilot. Förhoppningen är sedan att deras erfarenheter sprids. Jag tror att det är ett mycket bättre sätt att nå en kvalitetskultur för alla, än om vi skulle komma uppifrån och säga att just nu ska alla göra det här.

Att träffas över gränserna för de olika verksamhetsområdena är viktigt för att ta vara på varandras erfarenheter, fortsätter Jesper Jansson Hjerdt. Goda exempel ska berömmas och lyftas fram så att alla kan inspireras. Cheferna ska stimuleras att se sig själva som kvalitetscoacher som uppmuntrar medarbetare att själva komma med förbättringsförslag.

Inspireras av andra

Det är också viktigt är att hela kommunen är öppen för att inspireras och lära av andra kommuners erfarenheter av lyckat kvalitets- och förändringsarbete.

– Vi vet ju att vi är ganska bra på mycket. Men vi är ju absolut inte bäst på allt. Vi behöver också som kommun ständigt lära oss mer. Det finns en del kommuner runt Stockholm som liknar vår till befolkningsstruktur, storlek och skatteunderlag – till exempel Täby och Nacka. Dem ska vi titta på, och byta erfarenheter med.

Vässar underlaget till politiker

Samarbetet med de lokala politikerna – som ju är de ytterst ansvariga för de verksamheter som bedrivs – är också viktigt att vässa, säger Jesper Jansson Hjerdt. Underlagen som en lokal politiker ska ta ställning till kan ibland bli väldigt omfattande, och det kan vara kontraproduktivt.

– Vi är, och ska vara, noga med att följa upp våra verksamheter och mäta resultaten. I våra olika system har vi mängder av data – men det betyder inte att jag måste skicka vidare allt jag har stoppat in till nästa nivå. Sammanfatta, i stället! Ingen lokal politiker orkar sitta och läsa 30 till 40 sidor inför varje beslut. Med en sammanfattning och en analys blir det mer lättillgängligt. Utöver det kan man hänvisa till en bilaga med alla data, för den som verkligen vill tränga djupare in i materialet.

Så beskriver kommunen sin styrmodell

Mål- och resultatstyrningen syftar till att styra, planera, följa upp och förbättra grunduppdraget, så att kommunen håller hög kvalitet i den dagliga verksamheten över tid. Utifrån resultaten kan förtroendevalda och medarbetare lyfta blicken och fokusera på utveckling för att skapa större förändringar.

Ekonomistyrningen handlar om att varje skattekrona ska användas på ett effektivt sätt.

Internkontrollen säkerställer genom riskanalys och åtgärder att verksamheten förebygger risker och genomför verksamhet enligt beslutade arbetssätt och styrning.

Utöver den övergripande styrningen ska alla verksamheter bedriva ett systematiskt kvalitetsarbete för att driva förbättringar i den löpande verksamheten.