Undvik fallgroparna i kvalitetspolicyn
En bra kvalitetspolicy ska klara av att förmedla ett företags mål och riktning utan att bli ogripbar eller utopisk. Men hur bär man sig åt för att skapa en bra policy?
Mätinstrument och förankrade mål är två nödvändigheter enligt revisionsledaren Peter Fabricius.
Det räcker inte med att skriva ihop något elegant, att göra en bra kvalitetspolicy kräver mycket mer än så. Policyn ska ge en överordnande riktning för all verksamhet i ett företag, från sälj till lagerarbete och konstruktion. Det ska vara lätt för medarbetarna att begripa hur den påverkar just dem i det egna arbetet. Förutom det ska policyn också förklara att företaget följer upp lagstiftningen och hur man jobbar med ständiga förbättringar. Att formulera allt detta på några meningar är en inte alltför lätt uppgift.
Förankra i verkligheten
– Ett vanligt misstag är att policyn inte är förankrad i verkligheten och att den lovar mycket som företagen sedan inte kan leva upp till, berättar Peter Fabricius, revisonsledare på Lloyd´s Register Quality Assurance.
Men en policy måste vara kopplad till realiteten och gå att genomföra med en rimlig ansträngning. Den måste hänga samman med företagets ekonomiska möjligheter och utvecklingsriktning för att behålla trovärdighet och funktion.
Det är alltså bättre att ta ett steg i taget och jobba långsiktigt än att lova för mycket. Vill man att företaget ska ha 100 procent leveranssäkerhet och den är 94 procent idag är det bättre att sätta upp ett delmål på 96 procent och klara det först för att sedan höja ribban. I policyn kan det då stå ” att ständigt arbeta mot bättre leveransprecision”.
Mäta resultat
– Att de utfästelser som ledningen gör i policyn uppfylls måste också gå att mäta. På så sätt blir det tydligt om man lever upp till sina uppsatta mål och brister och avvikelser blir snabbt synliga och kan rättas till, konstaterar Peter Fabricius.
Han anser också att företagets svagheter måste med i policyn, inte för att kommunicera dem utåt, men för att internt göra dem tydliga och därmed kunna förbättra sig. En svag punkt kan göra att kunderna blir missnöjda trots att resten av verksamheten flyter på bra och därför bör företagen arbeta extra mycket med sina akilleshälar.
Ett företag har ofta många olika policys, allt ifrån personal och utbildning till miljö och kvalitet. Ofta är det bättre att ha flera olika policys istället för en som täcker allt. Det kan vara svårt att hitta formuleringar som är tydliga och täcker alla de olika områdena, dessutom kanske man vill hålla vissa av dem internt medan andra ska vara tillgängliga för kunder.
