Vad innebär struktur i en agil AI-värld?

Kvalitetsarbete har historiskt sett byggt på robusta ledningssystem, väldokumenterade processer och hantering av avvikelser från fastställda standarder. Fokus har legat på förvaltning, styrning och säkring av kvalitet. En baksida av detta har varit att kvalitetsarbetet lätt urartat i byråkrati, omfattande dokumentation och stelbenta regelverk.

Detta har varit särskilt tydligt i branscher som lyder under tung lagstiftning och omfattande tillsyn, där förvaltningstänkandet har cementerats ytterligare.

Tidigare var detta hanterbart eftersom förändringstakten var låg. Även ett tungrott system kunde uppdateras och bibehålla sin relevans. Men i den värld vi nu går in i, där förändring sker i en exponentiell takt, är en byråkratisk och dokumenttung struktur förödande. För att en organisation ska vara framgångsrik krävs dynamiska, adaptiva och ständigt förbättrade system. Agilitet och manöverförmåga blir avgörande för att hålla sig i framkant och uppnå hållbar framgång.

Strukturen måste vara byggd för förbättring

Hur ska vi då förhålla oss till denna utveckling? Det viktigaste då att se till att alla system och strukturer är designade för kontinuerlig förbättring. Mycket av det vi skapar idag kommer att ha en kort livslängd. ”Bäst-före-datumet” för en verksamhets struktur blir allt kortare, vilket medför att kultur blir viktigare än struktur. Istället för att fokusera ensidigt på dokument måste vi bygga organisationer som i större utsträckning grundas på delaktighet, motivation och ledarskap.

Detta är särskilt relevant för en verksamhets huvudprocesser, som allra mest påverkas av omvärldens ständiga förändringar. En överdokumenterad process kan då snabbt bli en belastning. Dessutom måste vi inse att mycket av det arbete som tidigare utfördes av människor nu tas över av smarta maskiner. Att bygga strukturer enbart för människor är därför inte längre en hållbar strategi. Framtidens verksamhetsstrukturer kommer i hög grad att bestå av artificiell intelligens som ersätter traditionella arbetsinstruktioner, dokument och flödesscheman. Vi rör oss mot en värld där AI stöttar, hjälper och till och med leder människor.

Från kollaborativa till autonoma processer

Utvecklingen sker i två tydliga steg. I det första steget ser vi kollaborativa processer där människor och AI samarbetar. AI blir en förstärkning av mänskliga förmågor snarare än en ersättare. I det andra steget kommer vi att se allt fler autonoma processer där mänskligt arbete ersätts av AI-drivna system. Denna utveckling är oundviklig och innebär att organisationer redan idag måste förbereda sig på att hantera och kvalitetssäkra AI-baserade processer.

Stöd- och ledningsprocesser blir avgörande

Samtidigt som huvudprocesserna automatiseras blir organisationers stöd- och ledningsprocesser allt viktigare. Idag är dessa ofta eftersatta och definierade utifrån traditionella funktioner som ekonomi, HR, IT och kvalitet. Denna struktur kan skapa stuprörstänkande och hindra verksamheten från att bli smidig och adaptiv. I framtiden måste stödfunktionerna integreras och samverka på ett mer effektivt sätt.

Den viktigaste strukturen är förbättringsprocessen

I en snabbt föränderlig värld blir en organisations förbättringsprocess dess viktigaste struktur. Att ha en systematisk och effektiv metodik för förbättringsarbete är en förutsättning för framgång. Organisationer som är bäst på att förbättra sig kommer att vara de mest konkurrenskraftiga. För att lyckas krävs tydliga strategier för hur förbättringsarbete ska ledas, organiseras och utföras.

En ny roll för kvalitetsorganisationen

Denna utveckling har stora konsekvenser för kvalitetsarbetet. Kvalitetsorganisationer måste gå från att bygga statiska strukturer till att primärt driva kultur- och förbättringsarbete. Dessutom måste de utveckla den kompetens som krävs för att kvalitetssäkra AI-drivna processer, snarare än traditionella dokumenterade ledningssystem. Det är en enorm utmaning, men också en av de mest spännande möjligheterna i modern tid!