Inga produkter i varukorgen.
Låt inte kravmonstret äta upp kvaliteten – så sätter du kärnverksamheten i första rummet
Verksamhetsutveckling I takt med att administrationssamhället breder ut sig riskerar både omdöme och handlingskraft att trängas undan. I en ny bok analyserar två forskare varför utvecklingen fortsätter efter decennier av varningar, och föreslår hur den kan bromsas.
Administration tar allt större plats inom offentlig sektor. Det tillkommer ständigt nya typer av krav som ska dokumenteras, följas upp och redovisas, samtidigt som tid och resurser fortfarande är hårdvaluta inom de flera verksamheter.
Någonting är fel
Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.
Kvalitetsmagasinet premium
Läs vidare – starta din prenumeration
Redan prenumerant? Logga in och läs vidare.
Utvecklingen är välkänd, men förklaringen till varför fenomenet växer är ofta förenklad. I den nya boken Administrationssamhällets expansion vill forskare ge en mer nyanserad bild av administrationens framväxt.
Daniel Castillo och Anders Ivarsson Westerberg är båda verksamma vid Södertörns högskola. Ivarsson Westerberg är professor i offentlig förvaltning och Castillo är docent i sociologi, och de har i flera år studerat hur svensk offentlig förvaltning sakta drunknar i en strid ström av administrativa pålagor.
– 2014 gav vi ut boken Adminstrationssamhället, och mycket tyder på att det här fenomenet växt sedan dess. Det har egentligen varit en stadig ökning av administration sedan mitten av 90-talet, säger Anders Ivarsson Westerberg.
Ängsliga byråkrater gör krokben på sig själva
Vilka är då riskerna med den överdrivna dokumentationen? Utöver att alla nya administrativa pålagor stjäl fokus från kärnverksamheten hindrar de också innovationskraft och snabbrörlighet förklarar de två forskarna.
– I våra böcker nämner vi om två olika typer inom administration som vi kallar ”ängsliga byråkrater” och ”professionella pragmatiker”. Den förstnämnda är rädd att göra fel och vill kunna ha ryggen fri i alla sammanhang, säger Daniel Castillo.
Professionella pragmatiker är tvärtom erfarna yrkespersoner som fokuserar på att hitta praktiska lösningar och hanterar administrativa krav på en rimlig nivå. Men den gruppen krymper alltså. Daniel Castillo och Anders Ivarsson Westerberg menar att utvecklingen delvis beror på offentliga organisationer utsätts för en komplex kravbild som leder till att de bygger upp kapacitet för att hantera dessa krav.
– Inte sällan skapas en form av överimplementering, att man gör mer dokumentation än det som faktiskt krävs. Mycket av det här arbetet verkar vara rädslostyrt, säger Anders Ivarsson Westerberg.
Problemformulering finns – men ingen bred satsning
Problematiken uppmärksammas ibland för att sedan falla i glömska i några år, menar Ivarsson Westerberg och Castillo.
– Just nu är det högkonjunktur för frågor som rör överdriven administration. Man kan nästan säga att det har blivit ett politiskt uppvaknade kring det här. Det finns en tydlig ambition från politiskt håll att förenkla för verksamheterna, säger Anders Ivarsson Westerberg.
En sådan ambition är förhållningssättet tillitsbaserad styrning, där professionen ska tillåtas att fokusera på kärnverksamheten och målgruppen för denna verksamhet.
Satsningen på en tillitsreform har dock inte lett till några större faktiska förändringar menar författarkollegerna.
– Jag upplever inte att den idén har slagit igenom i praktiken tyvärr. I vår nya bok har vi lanserat begreppet kravhanteringskapacitet. Det handlar om hur organisationer svarar mot krav, säger Daniel Castillo.
För att kunna hantera alla de nya regelverk och krav som tillkommer varje år behöver organisationerna tillsätta nya resurser i form av tillexempel HR-personal, ekonomer, strateger, eller olika typer av expertkompetenser.
– Det skapar nya byråkrater som i sin tur driver fram nya former av interna krav som skickas ner i professionerna. Om man lyckas begränsa deras handlingsutrymme och systematiskt undersöker alla nya krav som tillkommer och hur mycket resurser dessa tillåts ta – då kan man bromsa den här utvecklingen, säger Daniel Castillo.
Håll koll på adminstrations-notan
På frågan om vad chefer bör tänka på för att undvika en orimlig organisatorisk administrationsbörda svarar Anders Ivarsson Westerberg utan att tveka:
– Man behöver uppmärksamma det här problemet och hela tiden tänka på vad varje förändring kostar verksamheten i form av administrativ resursåtgång.
Daniel Castillo instämmer:
– Det kan kännas som att varje nytt enskilt litet krav kanske inte tar särskilt mycket tid och kraft. Men det gäller att se helhetsbilden och förstå att strömmen av nya och gamla krav hela tiden byggs på – när den snarare behöver begränsas.
