Inga produkter i varukorgen.
Bryt brandsläckningen – en kvart i taget
Metod Det förebyggande arbetet skjuts lätt upp när akuta frågor styr dagen. Instruktören David Stiernholms råd är att avsätta 15 minuter för en viktig uppgift som ännu inte brådskar. Men det kräver att du ibland går emot känslan av vad som borde göras först.
Återkommande avvikelser behöver analyseras. En uppföljning ska förberedas. Samtidigt kommer nya frågor som kräver omedelbara svar. Det långsiktiga förbättringsarbetet blir kvar på att göra-listan.
Någonting är fel
Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.
Kvalitetsmagasinet premium
Läs vidare – starta din prenumeration
Redan prenumerant? Logga in och läs vidare.
Att arbeta snabbare är ingen hållbar väg till framförhållning, enligt struktören och föreläsaren David Stiernholm. Under Vd-dagen i Lund beskriver han hur en kort daglig insats kan hjälpa till att bryta mönstret.
Rådet är att välja en viktig uppgift som ligger längre fram i planeringen och arbeta med den i en kvart. Även när andra uppgifter har närmare deadline.
– Inte för alla uppgifter hela tiden, men åtminstone någon uppgift per dag, säger David Stiernholm.
Han liknar försöket att hinna undan genom att öka tempot vid att springa uppför en nedåtgående rulltrappa. Nya uppgifter fortsätter att komma. Den som försöker springa ifrån dem riskerar att bli helt slut.
– Istället så tycker jag att du ska ta hissen.
Hissen är hans bild för att tillfälligt lämna arbetet med de närmaste tidsgränserna. Genom att regelbundet ta sig an något längre fram ska mängden arbete som återstår när en deadline närmar sig successivt minska.
Sätt timern på en kvart
Metoden bygger på en avgränsad insats. Lägg in en återkommande uppgift i att göra-listan och sätt en timer på 15 minuter. När tiden är slut ska du avbryta och återgå till övrigt arbete. Om uppgiften inte är färdig behöver nästa steg finnas kvar i planeringen.
En kvart kan exempelvis räcka för att börja samla underlag till en orsaksanalys eller formulera frågor inför en kommande uppföljning. Arbetet är då påbörjat innan det blir brådskande.
Att välja en senare deadline framför en närmare kan kännas fel. David Stiernholm berättar om en tisdag då han behövde ta fram nytt material till ett uppdrag på torsdagen.
– Det tar väldigt mycket tid för mig att skriva nytt material.
Trots tidspressen började han med ett manus till en video som skulle spelas in först på måndagen. Han beskriver det som att medvetet acceptera en sämre känsla under en kvart för att få en lättare arbetssituation senare. Han hann sen också med förberedelserna till torsdagen.
Välj rätt uppgift
Vilken uppgift som helst förtjänar däremot inte den avsatta tiden. Framförhållningen behöver kopplas till det verksamheten ska åstadkomma.
David Stiernholms råd är att konkretisera målen så att det går att identifiera vilka arbetsuppgifter som bidrar till dem. Märk sedan ut dessa i din att göra-lista. Då blir det lättare att välja det viktiga framför sådant som bara råkar dyka upp.
Om målet är att minska återkommande fel kan nästa steg vara att undersöka ett avvikelsemönster. Om en förändring ska följas upp kan det vara att bestämma vilket underlag som behövs.
Att bli färdig före deadline kan också ge möjlighet att lägga undan ett resultat och återkomma till det med nya ögon. David Stiernholm lyfter att en sådan andra genomgång kan ge utrymme att finslipa före leverans.
