Forskare: Organisationer skapar komplexitet i byråkratiska slukhål

Ledning och styrning Tycker vi att utmaningarna vi möter i dagens samhälle är mer komplexa än förut – eller är det på grund av den tilltagande byråkratin som vi känner så? Forskaren Henrik Eriksson tror på det sistnämnda, och vill att fler organisationer vågar tänka nytt.

Forskare: Organisationer skapar komplexitet i byråkratiska slukhål
Henrik Eriksson är forskare vid Högskolan Väst. Foto: Adobe Stock/ Högskolan Väst

Tiden går, byråkratin består – och växer. Enligt chefsorganisationen Ledarna ökade antalet chefer i landet med 15 procent mellan 2014 och 2022, till cirka 395 000. Antalet chefer ökar inom i stort sett alla branscher – inte minst inom vården. Statistik från Sveriges Kommuner och Regioner visar att antalet administratörer inom svensk hälso- och sjukvård växer betydligt snabbare än personalstyrkan generellt, för mellan 2016 och 2023 ökade administratörerna med 17 procent, samtidigt som den totala arbetsstyrkan ökade med tio procent.

Någonting är fel

Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.

Utvecklingen av antalet chefer och administratörer är starkt kopplad till att Sveriges ekonomi och arbetsmarknad har vuxit, men den är också ett symtom på den tilltagande byråkratin, menar Henrik Eriksson som är professor i industriell ekonomi vid Högskolan Väst.

– Och ju längre bort man kommer från kärnverksamheten, desto mindre förstår man hur man uppnår kvalitet. Vi bygger system som gör organisationer komplexa, säger han.

Världskänd ledningsinnovatör ville förbättra hemtjänst

Fenomenet är inte unikt för Sverige. I Nederländerna har Jos de Blok, vd och grundaren bakom vårdföretaget Buurtzorg, påpekat den ökade byråkratiseringen av nederländsk hemtjänst.

– På 90-talet professionaliserades omsorgsuppdraget. Antalet chefer ökade och konsekvensen blev att kostnader fördubblades på tio år, medan kvaliteten minskade, sade Jos de Blok i ett Tedx Talk från 2015.

Henrik Eriksson, som förutom forskandet även är känd för att ha skrivit boken ”Sveriges bästa verksamheter”, lyfter ofta Buurtzorg som ett av flera exempel på ledningsinnovation. Detta gör han eftersom Buurtzorg, till skillnad från många av dagens byråkrati-tyngda organisationer, har förenklats till att alltid kretsa kring kärnuppdraget. 2006 bestämde vd:n Jos de Blok sig för att visa hur nederländsk omsorg kunde förbättras genom principerna tillit och självorganisering, och därmed genom en platt organisationsform. Företaget har inga chefer och inget HR-team, utan sköterskor delas in i små team som formar omsorgsarbetet efter sina brukares behov.

Inte sällan har Jos de Blok kallat Buurtzorg-modellen för ”humanitet över byråkrati och enkelhet över komplexitet”. Något Henrik Eriksson gläds åt.

– System behöver inte vara så komplexa som många hävdar att de är idag. Det finns de som visar att man kan skapa bra förutsättningar för folk att göra sitt jobb. Om rollerna är tydliga så kan teamen ta ansvar för sådant som chefer vanligtvis gör, säger han.

Tydliga ramar utan byråkrati

Eriksson nämner fler exempel på ledningsinnovatörer, såsom Centiro och Svenskt retursystem.

– De har gått mot självorganisering och ett distribuerat ledarskap.

Dock får minskad byråkrati inte förväxlas med total anarki. Det är Henrik Eriksson tydlig med. Ledningsinnovatörer verkar fortfarande utifrån tydliga regler och en struktur, men en som är anpassad efter verksamhetens syfte och kundernas behov. Henrik Eriksson önskar att fler organisationer och företag skulle våga avvika från traditionella, byråkratiska strukturer för att se vad som är bäst lämpat för både medarbetare och kund.

– Dagens problem med kompetensförsörjning, kompetensbrist och lågt engagemang tyder på att nuvarande system inte fungerar, tycker jag.

Han syftar till Gallups årliga arbetsplatsundersökning som sedan en tid visar hur globala arbetstagares engagemang brister, vilket beräknas kosta den globala ekonomin 8,9 biljoner dollar. Henrik Eriksson tror att detta är en följd av byråkratin, och han är inte ensam om att vilja ifrågasätta traditionella organisatoriska system. Även den kände företagsledaren Ricardo Semler har ofta hörts förespråka ledning utan särskilt mycket regler eller chefer. Samma sak med management-ikonen Gary Hamel, som dödförklarat byråkratin till människokratins förtjänst, påpekar Henrik Eriksson.

Ser du alltså inget syfte med byråkratin?

– Syftet var att göra lika för de tjänsten eller produkten är till för, men lika betyder inte nödvändigtvis bra.

Så vad föreslår du? Det kan ju låta läskigt och svårt för organisationer med djupt rotade system att helt plötsligt tänka om.

– Vi måste testa oss fram – alla chefer ska inte tas bort bara för sakens skull. Men överväg att sluta omorganisera, och i stället att se vilka resultat alternativa sätt att leda på genererar! Om vi ska ha andra resultat imorgon så måste vi ha annat management idag!

Förbättringar kräver engagerade och kompetenta människor, vidhåller Henrik Eriksson. Så länge folk inte trivs på jobbet så kommer inte Gallup att se något trendbrott i sina årliga arbetsplatsundersökningar.

– Kommande generationer vill ha utveckling och frihet. Ledare måste prata med dem om hur de vill jobba för att engageras. Ledningen behöver reflektera om det finns anda sätt att få jobbet gjort än genom de byråkratiska slukhål som nu omger dem och medarbetarna, avslutar han.

Kvalitetsprofilen

Kunskapsmaterial

Utbildnings-tv

Hämtar fler artiklar
Till startsidan
Kvalitetsmagasinet

Kvalitetsmagasinet Premium

Full tillgång till strategiska artiklar och smarta verktyg för bland annat verksamhetsutveckling, kvalitetssystem och ledarskap.

Det senaste