Inga produkter i varukorgen.
Mötestrött? Förbättra mötena eller prioritera om
Kultur
Möten är en vedertagen del av mångas arbetsliv. Men har du någonsin känt att du deltar i för många möten på jobbet? Att det hindrar dig från att utföra dina arbetsuppgifter? Då är du inte ensam. Men det finns trick för att mäkta med.
Kanske dags att överväga en ny möteskultur? Antingen det, eller prioritera om i kalendern. Foto: Adobe Stock
År 2020 intervjuade forskare från University of North Carolina 182 chefer från olika industrier, och 65 procent svarade att möten hindrar dem från att utföra arbete. 71 procent svarade också att de upplever möten som ineffektiva.
Någonting är fel
Du är inloggad som prenumerant hos förlaget Pauser Media, men nånting är fel. På din profilsida ser du vilka av våra produkter som du har tillgång till. Skulle uppgifterna inte stämma på din profilsida – vänligen kontakta vår kundtjänst.
Kvalitetsmagasinet premium
Läs vidare – starta din prenumeration
Redan prenumerant? Logga in och läs vidare.
Men det finns också de som hävdar att möten spelar en helt avgörande roll för företagskulturen i stort. Enligt Erika Andersson Cederholm, forskare vid Lund universitet och en av skribenterna bakom boken ”Why meetings matter”, realiseras organisationer genom möten.
– Möten konsoliderar och legitimerar både aktiviteter och samarbeten samt skapar kontinuitet, sade hon i ett pressmeddelande i samband med att boken släpptes.
Så gör storföretagen
Men hur förhindrar man möten från att kännas som slöseri med tid? Det finns flera exempel på företag som har anpassat sin möteskultur efter mål och kärnvärden, för att göra möten mer produktiva och effektiva.
- På Google ska varje möte ha en utpekad ledare, ett konkret syfte och en tydlig struktur. Möten hålls bara när det anses nödvändigt, antalet mötesdeltagare begränsas och efter varje möte ska deltagare försäkras om att alla involverade har förstått vad de ska göra, alternativt vad som har bestämts.
- På Netflix råder en möteskultur som uppmuntrar till direkt och rak kommunikation, feedback och diskussion. Möten ses snarare som ett tillfälle för lärdom än ett tillfälle för beslut.
- Amazon är också känt för sin möteskultur. Förutom att mötesstorleken begränsas till antalet personer som kan mättas av två pizzor, har företaget också förbjudit Powerpoint-presentationer. I stället används ett sex sidor långt memo som mötesdeltagare får 30 minuter på sig att läsa.
Struktörens tips: Klassisk prioritering
Långt ifrån alla organisationer har tid och resurser att etablera en ny möteskultur på samma sätt som Google, Netflix och Amazon har gjort – även om fler kanske skulle behöva tänka över sina mötesformat. För de som känner att de inte mäktar med fler möten så finns det andra tips. Enligt strukturexperten David Stiernholm handlar allt om klassisk prioritering.
– Du prioriterar i första hand de uppgifter som är viktiga – det vill säga de som bidrar till mål du ansvarar för och som samtidigt är bråttom, säger han i ett klipp på sin Linkedin.
Stiernholm uppmanar alla möteströtta att ta en titt i kalendern och fråga sig ”i vilken mån bidrar dessa möten till mål jag ansvarar för?” och ”finns det något jag kan avstå ifrån?”.
– Och nästa gång du får en mötesförfrågan, ställ dig själv frågan om mötet bidrar till dina mål. Bidrar det inte till dina mål så får du såklart ändå tacka ja till mötet, i vetskap om att den arbetstiden är spilld i relation till de arbetsuppgifter som framför allt är viktigast just nu, säger David Stiernholm.
Vad säger du till alla de som är rädda för att framstå som otrevliga när de helt plötsligt börjar tacka nej till möten?
– Det beror ju på hur man gör det. Man kan tacka nej på ett trevligt sätt och ange sina skäl. Det är jättebra om diskussionen kommer upp, för det i sig kan leda till någonting bra. Det är bra för verksamheten om folk nyttjar sin arbetstid på bästa möjliga vis.
