Framtidens standarder – mer flexibla med AI

Tina Bohlin är en erfaren expert inom kvalitetsledning och standardisering. Efter elva år på SIS och arbete med standarder återvände hon 2022 till det praktiska kvalitetsarbetet i rollen som HSEQ-specialist på ISS Facility Services. Idag är hon KAMS-chef på GK Sverige.

– Jag är nog inte rätt person att recensera dagens standarder eftersom jag varit med och tagit fram dem, säger hon. Men steget till Annex SL där en gemensam struktur och liknande terminologi infördes för alla ledningssystemstandarder 2012 underlättar om man har flera certifieringar.

En sak kan hon dock recensera. Hon var med när Iso 9001 översattes till svenska 2015 och den svenska versionen blev inte så lättläst som hon hade hoppats.

– Jag blev besviken. Jag tyckte att den svenska versionen inte blev lika lättläst som den engelska. Engelskan har fler synonymer och gör det lättare att uttrycka sig kortfattat. Vi fick skriva längre meningar på svenska för att vara tydliga, säger hon.

Mer att säga

Om vi flyttar ned ett steg i kvalitetsinfrastrukturen – från standarder till verksamheternas ledningssystem så har Tina Bohlin desto mer att säga.

 Ett vanligt problem i organisationer med Iso 9001-certifiering sedan lång tid tillbaka är att dokumentationen sväller över alla gränser. Det skapar en administrativ börda som gör att ledningssystemet blir något man har – men inte använder.

– Det står faktiskt indirekt i Iso 9001 att du inte behöver ha ett dokument för varje krav. Men ändå ser jag företag med tusentals dokument. Man laddar upp nya, men kastar aldrig de gamla. Det blir svårt att hitta det viktiga, och framför allt svårt att hålla allt uppdaterat, säger Bohlin.

Hon ser dock en gryende positiv trend där fler företag rensar i dokumentdjungeln och fokuserar på det som faktiskt behövs.

– Vi har precis bytt till ett nytt system här på GK Sverige där vi bara lyft över det vi anser är viktigt att ha. Resultatet? Medarbetarna hittar informationen mycket snabbare än tidigare.

Mer ett sänke än stöd

Det är ett viktigt skifte. Ett överbelastat ledningssystem fungerar i praktiken som ett sänke snarare än ett stöd.

Om vi kikar framåt – mot framtidens standardisering av kvalitetsarbete – så har Tina Bohlin en idé:

– Tänk om standarder skulle kunna sammanställas utifrån verksamhetens behov. Om du har ett företag som vill ha certifiering enligt kvalitet, miljö, arbetsmiljö och informationssäkerhet, och vill få ut allt från standarderna i ett och samma dokument, säger hon.

Med dagens gemensamma struktur för ledningssystemstandarder enligt Annex SL är det inte en orimlig framtidsvision. AI skulle kunna skapa en sådan lösning och dessutom kan den kanske också uppdatera standarden automatiskt när nya versioner släpps. 

– Det vore fantastiskt att få alla krav kring en viss bransch och utifrån vilka ämnesområden man önskar certifiering samlat på ett ställe, säger hon. Men jag ser utmaningar i hur uppdateringar hanteras – det får vi se hur det kan lösas.

 En annan viktig fråga för dagens och framtidens kvalitetsinfrastruktur är certifieringsorganens roll. Tina Bohlin håller med Åsa Lindow om att det är viktigt att revisorer har rätt kompetens och att de hänger med i förändringar. Men hon upplever inte samma utmaning som branschkollegan.

– Förr kunde man stöta på en revisor som inte riktigt hängt med i förändringarna. Någon som sa att ”här behöver ni ett dokument”, trots att standarden faktiskt inte krävde det längre. Men det har jag inte sett de senaste åren – det har skett en bra utveckling, säger hon.

Tina Bohlin lyfter också vikten av att utvärdera hur bra ledningssystemet faktiskt fungerar i praktiken i verksamheten.

– Det finns en punkt i ledningens genomgång som handlar om att utvärdera om systemet fungerar. Men jag tror inte alltid att företag lägger tillräckligt med tid på det. Det blir ofta mycket dokumentation, men frågan är om det leder till verklig förbättring och effektivitet, säger hon. Är det ett stöd för medarbetarna att göra rätt?