Han skapar balans mellan kultur och struktur – utgår bara från faktiska problem

– Jag tror att nyfikenhet och driftighet är två förutsättningar för att lyckas med verksamhetsutveckling, säger han.

Vad är kvalitetsområdets viktigaste uppgift enligt dig?

– Att arbeta med yttre och inre effektivitet, och upptäcka rotorsaker till olika typer av problem. Om man tittar på hur samhällsutvecklingen ser ut tror jag också att reducerandet av kvalitetsbrister kommer att få större utrymme – för att vi ska kunna åtgärda allt slöseri.

Kan du lyfta ett framgångsexempel från din egen verksamhet?

– Vi gjorde en digitaliseringssatsning där vi gick från att ha anställningssamtal på ett analogt sätt till att göra det digitalt. Som en följd av det sparade vi papper och reducerade transporterna som låg i det här segmentet med hundra procent, vilket gav stora hållbarhetsvinster – och ekonomiska vinster. Det var inte ursprungsplanen utan blev en extra vinst.

– En arbetsgrupp gjorde en digitaliseringssatsning där vi gick från att ha anställningsavtal på ett analogt sätt till att göra det digitalt i form av e-tjänst. För att testa och lära sig metoden DMAIC återskapades satsningen vilket gav flera extra vinster. Som en följd fick vi syn på att vi sparade papper och reducerade transporterna som låg i det här segmentet med hundra procent, vilket gav stora hållbarhetsvinster, ekonomiska vinster och tidsvinster. Utifrån det har flera arbeten tillämpats med DMAIC.

Vad har du tagit med dig från dina tidigare uppdrag till din nya tjänst?

– Jag tar självklart med mig lärdomar från min tid som skolledare, men när jag tänker tillbaka på min personliga kvalitetsresa började den ju redan i ungdomen. Dels som reklamutdelare då jag effektiviserade rutterna – dels när jag arbetade som servitör och tillsammans med restaurangkollegerna förfinade servicen för att öka kundnöjdheten. Servicetänket har jag med mig än idag så även alla erfarenheter som tidigare lärare inom restaurang.

Vilka är de största utmaningarna på din arbetsplats just nu, och hur hanterar ni dem?

– En av våra större utmaningar som vi arbetar mycket med är att hantera det enorma informationsflödet vi står inför, och hur vi sållar i bruset.

– Vi har x antal kanaler att förhålla oss till och det uppstår lätt förvirring kring vilken information som ska kommuniceras var. Utöver det utmanas vi i att öka medarbetarnas delaktighet utan att det kostar alltför mycket i tid.

Vad är nyckeln till en framgångsrik förbättringsresa?

– En kultur som präglas av en tydlig kommunikation och en struktur och systematik som utgår från de faktiska problemen, ingenting annat än det. Jag tror också att ett brett nätverk är en framgångsnyckel – för det är väldigt viktigt att inte bli förblindad av sin egen verksamhet utan istället få perspektiv och input från andra.

Vilka metoder och verktyg använder du i ditt arbete?

– Vi använder bland annat Six sigma och Lean. Och bland annat Kotters åttastegsmodell när det kommer till förändringsledning. De här verktygen kan vi anpassa utifrån vår egen verksamhet. Sedan använder vi olika typer av digitala verktyg för att på ett smart sätt visualisera presentationer och mätningar.

Hur ser du på balansen mellan struktur och kultur?

– Inom vissa förbättringsprojekt behöver man börja med att titta på kulturen och i andra fall är det strukturen som är utgångsläget. Det är lite från fall till fall, men det bästa är såklart en balans mellan de två. Sedan behöver ledningens engagemang alltid genomsyra kulturen för att den överhuvudtaget ska bli levande.

Har kvalitetsområdet förändrats sedan du började arbeta med kvalitet?

– Jag upplever att funktionerna inom kvalitetsarbetet har fått en större betydelse och en större tyngd. Det är viktigare än någonsin att arbeta med ständiga förbättringar – och att kunna utröna vad som är det bakomliggande problemet till att något brister, och vad som är lösningen.

Fredrik Gottby

Utbildning: Lärarutbildning, rektorsutbildning, kvalitetschefsutbildning, gastronomiutbildning och flera kvalitetskurser.

Erfarenhet: Lärare, skolledare, kvalitetsansvarig, jobbat utomlands, många år inom serviceyrke.

Bor: Valbo, mellan Gävle och Sandviken

Familj: Fru och två idrottande barn

Fritidsintressen: Löpning, barnens fritidsintressen (tävlingsdans, hockey och friidrott), mat och ledare i hockey.